Status på implementering af Socialforvaltningens handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1. at tage Deloittes og Intern Revisions vurdering af implementering og effekt af handleplanen, jf. bilag 1, til efterretning.

Socialudvalget tog indstillingen til efterretning på sit møde den 4. december 2013, jf. 'Oversigt over politisk behandling'.

Revisionsfirmaet Deloitte og Intern Revision (herefter revisionerne) har i direktionsnotater og rapporter i 2011 haft en række bemærkninger til økonomistyringen og kvaliteten i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen. Økonomiudvalget godkendte i august 2011, at Socialforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen og revisionerne skulle fremlægge en handleplan for udvalgene.

Udvalgene godkendte i 2011 handleplanen, og status på denne har været fremlagt udvalgene gennem 2012. I november 2012 besluttede udvalgene, at Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen ultimo 2013 skulle fremlægge status på implementeringen og effekterne af handleplanen, herunder revisionernes vurdering af, om handleplanen er forankret i den normale drift.

Revisionerne har redegjort for deres samlede vurdering af implementeringskraften i handleplanen i deres notat, jf. bilag 1. Heraf fremgår blandt andet følgende:

” Vores samlede vurdering af ledelsestilsynet på områder omfattet af handleplanen for 1. halvår 2013 er, at Socialforvaltningens ledelsestilsyn nu fungerer effektivt. Dette bygger vi dels på vores stikprøvevis gennemgang af sager og dels på stikprøvevis gennemgang af forvaltningens eget ledelsestilsyn. Dette indebærer at fejl, der løbende opstår i driften, i langt større grad end tidligere opdages og korrigeres.”

Og

”Vores overordnede vurdering pr. oktober 2013 er, at de initiativer, der blev implementeret i forbindelse med handleplanen, fortsat er i drift, løbende videreudvikles og i det væsentligste fungerer. Det er ligeledes vores vurdering, at der i SOF er stor fokus på budgetopfølgningen og løbende udvikling heraf.”

Revisionens anbefaling:

” Revisionen har tidligere vurderet, at implementeringskraften i Socialforvaltningen under det hidtidige planforløb har været meget varierende. Det er af afgørende betydning, at implementeringskraften er til stede til sikring af, at de implementerede forretningsgange og øvrige leverancer er/har været i brug og fungerer effektivt fra implementeringsdatoen og kontinuerligt i den efterfølgende periode. I forbindelse med vores rapportering af 12. november 2012 konstaterede vi at der var sket en styrkelse af implementeringskraften, bla. som følge af en styrkelse af implementeringsorganisationen. SOF har oplyst at den er videreført til Handleplan II, og den forventes opretholdt så længe det er hensigtsmæssigt, hvilket vi finder tilfredsstillende.
Denne forankring vil for de væsentligste områder blive underlagt den lovpligtige revision, og dermed blive afrapporteret i direktionsnotater og servicebesøgsbreve, såfremt de har en væsentlig karakter. Der vil således efter vores opfattelse ikke være behov for en egentlig yderligere revisionsmæssig vurdering.”

Sikker økonomistyring

Revisionen har foretaget en stikprøvevis gennemgang inden for følgende 4 områder:

1. Organisering af økonomistyringen, herunder centrale krav til økonomistyringen

Revisionen har vurderet, at der er potentiale for større effektivisering ved udvikling af standardiserede værktøjer, der kan anvendes tværgående i forvaltningen. Socialforvaltningen har fortsat fokus på standardisering og øget anvendelse af ensartede værktøjer.

2. Benchmarking

Revisionen vurderer, at den gennemførte benchmarkanalyse i 2012 har medført større indblik for centrerne, dels i hvordan de ligger i forhold til andre centre, dels hvordan styringen er på forskellige parametre. Udbyttet vurderes derfor størst på centerniveau og mindre centralt.

Socialforvaltningen vurderer, at på baggrund af benchmarkanalysen iværksattes der centralt et tiltag vedrørende brugen af RUBIN(ledelsesinformationsværktøj vedr. økonomidelen), som skal medvirke til en struktureret ledelsesinformation og anvendelige værktøjer centralt.

3. Ledelsesafrapportering:

Revisionen har konstateret, at månedsopfølgningen bærer præg af at være handlingsorienteret, således at der er handleplaner for eventuelle budgetafvigelser.

4. Budgetstyring

Revisionen vurderer, at forvaltningen søger at anvende den styring, der er den mest hensigtsmæssige i forhold til behovet på det enkelte område.

Forvaltningen har arbejdet med tydelige budgetforudsætninger og budgetmodeller, hvor centrerne selv er ansvarlige for budgetoverholdelsen.

Øget kvalitet i sagsbehandlingen

Vedrørende øget kvalitet i sagsbehandlingen fremgår bl.a. følgende af revisionernes notat:

”Vores overordnede vurdering er, at Socialforvaltningen er langt med punkterne fra handleplanen omkring optimeringen af kvaliteten i sagsbehandlingen, men også at det kræver tæt opfølgning at komme helt i mål med det udestående, der er på nuværende tidspunkt.”

Det væsentligste udestående, som kræver fortsat stort fokus, er genopretning af sager vedrørende servicelovens §§ 41 og 42 (merudgifter til børn med nedsat funktionsevne og tabt arbejdsfortjeneste), som Socialudvalget i oktober blev orienteret om i forbindelse med orientering om Social-, Børne- og Integrationsministeriets decisionsskrivelse vedrørende regnskab 2011. Forvaltningen arbejder intenst med at få afsluttet genopretningssagerne.

Deloitte har gennemgået en stikprøve blandt de genoprettede sager og har ikke bemærkninger til kvaliteten i sagsbehandlingen. Forvaltningen er dog forsinket med genopretningen af sagerne i forhold til den oprindelige plan. Der udestår (pr. oktober 2013) således 571 sager, der skal gennemgås. For en nærmere redegørelse for genopretningsplanen henvises til sagen ”Status for gennemgang af ældre afgørelser vedr. merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste for børn med handicap” på Socialudvalgets dagsorden.

Forvaltningen arbejder målrettet med revisionernes anbefalinger samt de supplerende aktiviteter, som forvaltningen har igangsat i forvaltningens handleplan fase 2.

Revisionerne vurderer ikke længere et behov for særskilt revisionsmæssig vurdering udover, hvad der løbende afrapporteres i serviceeftersynsrapporter og direktionsnotater. Forvaltningerne planlægger således ikke særskilte afrapporteringer til Økonomiudvalget og Socialudvalget om den videre fremdrift i de tilbageværende punkter i handleplanen.


Anette Laigaard                     / Claus Juhl

Socialforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller over for Socialudvalget og Økonomiudvalget,

1. at tage Deloittes og Intern Revisions vurdering af implementering og effekt af handleplanen, jf. bilag 1, til efterretning.

Socialudvalgets beslutning i mødet 4. december 2013

Indstillingen blev godkendt.

Dagsordenspunkt 2: Status på implementering af Socialforvaltningens handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. december 2013

Administrerende direktør i Socialforvaltningen Anette Laigaard, revisionschef Kurt Wagner fra Intern Revision og revisor Lynge Skovgaard fra Deloitte deltog under punktet med henblik på sagens oplysning.

Indstillingen blev taget til efterretning.