Cirkulære for budgetopfølgning 2021

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Cirkulære for budgetopfølgning 2021, jf. bilag 1, godkendes.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen reviderer årligt budgetopfølgningscirkulæret med henblik på Økonomiudvalgets godkendelse. Cirkulærets formål er at sikre en standardiseret, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning i hele kommunen, som gør det muligt hurtigt at reagere og foretage korrigerende handlinger i forbindelse med budgetafvigelser. Mere konkret indeholder cirkulæret retningslinjerne for de forskellige elementer i kommunens budgetopfølgning, herunder bl.a. kvartalsprognoserne for årets forventede regnskab, sagerne om bevillingsmæssige ændringer, månedlig opfølgning og anlægsoversigterne.

Løsning

Det opdaterede budgetopfølgningscirkulære for 2021 er vedlagt som bilag 1. Opdateringen af cirkulæret har ikke ført til væsentlige ændringer af de krav, der stilles i forbindelse med budgetopfølgningen i kommunen. Opdateringen af cirkulæret i forhold til 2020 indebærer overordnet følgende justeringer:

• Det er tilføjet, at det forudsættes, at den samlede budgetopfølgning for kommunen beror på den løbende overvågning af forbrugsudviklingen, som i henhold til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ påhviler alle med budgetansvar. Tilføjelsen er sket for at skærpe opmærksomheden på dette eksisterende krav, efter Intern Revision i forbindelse med vurdering af kommunens kontrolmiljø har bemærket, at det i regelsættet for budgetopfølgningen ikke var klart, hvad der ligger i den de budgetansvarliges overvågning af budgettet.
• I forhold til anlæg er det gjort eksplicit i cirkulæret, at forvaltningerne i henhold til styringen af området ikke kun skal forklare afvigelser mellem forventet forbrug og det korrigerede budget, men også afvigelser mellem det forventede forbrug og udvalgets anlægsmåltal. Dette for at forbedre muligheden for at omfordele overskydende anlægsmåltal i løbet af året.
• Der er i 2020 blevet fulgt op på mer- og mindreudgifter relateret til COVID-19. Forvaltningerne har således i forbindelse med de kvartalsvise prognoser særskilt indmeldt faktisk og forventet forbrug vedr. COVID-19. Det er tilføjet i cirkulæret, at opfølgningen vil fortsætte i 2021, så længe det er relevant.
• Slutteligt er det tilføjet, at forvaltningerne i forbindelse med prognoserne vil blive bedt om at forklare væsentlige afvigelserne i forhold til forbrugsandelen for samme periode i det forudgående år. I 2021 vil der dog blive taget udgangspunkt i forbrugsandelene i 2019, da 2020 pga. COVID-19 ikke vurderes at afspejle et normalår. Dette er tilføjet som følge af, at regnskabsresultatet på service i 2019 udviste et markant større mindreforbrug, end forventet. Således var forventningen i oktoberprognosen i 2019 et mindreforbrug på service på 184 mio. kr., mens regnskabsresultatet udviste et mindreforbrug på 561 mio. kr. 

Herudover er tidsplaner for processerne knyttet til budgetopfølgningen blevet opdateret. Det bemærkes i den forbindelse, at cirkulæret indeholder en målsætning om, at der maksimalt må gå 43 dage, fra forbrugsdata til kvartalsprognoserne ligger klar, til prognoserne forelægges Økonomiudvalget. Det har ikke været muligt at indfri målsætningen i forbindelse med august- og oktoberprognosen, hvor der vil gå hhv. 49 og 46 dage. Det skyldes hhv. placeringen af Økonomiudvalgets budgetseminar i august, hvor augustprognosen almindelig behandles, samt at der ikke er Økonomiudvalgsmøder i ugerne op til kommunalvalget i november 2021, hvor oktoberprognosen almindeligvis behandles.

Økonomi

Indstillingen indeholder ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen, udsendes cirkulæret til forvaltningerne, ligesom det vil blive publiceret på Økonomiportalen. Forvaltningerne er herefter ansvarlige for at følge cirkulærets retningslinjer i forbindelse med budgetopfølgningen, ligesom forvaltningerne er ansvarlige for, at ændringer i cirkulæret er kendt og bliver implementeret på de relevante niveauer i forvaltningerne.