Regnskabscirkulære og regler for overførsler

Kommunens regnskabscirkulære og principper for overførsler mellem årene forelægges til Økonomiudvalgets godkendelse. Økonomiforvaltningen har lavet den årlige gennemgang af kommunens regnskabscirkulære og har i forbindelse hermed lavet justeringer af kommunens regler på regnskabsområdet. Der vil med regnskabsaflæggelsen for 2020 være særligt fokus på dokumentation. Desuden forelægges principper for overførsler mellem 2020 og 2021, som danner grundlag for udvalgenes tekniske overførsler i Overførselssagen 2020-2021.

Regnskabscirkulæret beskriver de overordnede retningslinjer for aflæggelsen af kommunens regnskab og hovedprocesserne i forbindelse med registrerings- og rapporteringsfasen. Regnskabscirkulæret er kommunens faste regler for regnskabet (i årets løb og ved lukningen af regnskabet) og opdateres, når der vurderes at være behov herfor (max én gang årligt). Økonomiforvaltningen har gennemgået regnskabscirkulæret forud for årsregnskabet for 2020 og har i den forbindelse foretaget justeringer af kommunens regler. Dette sker blandt andet for at imødekomme en revisionsbemærkning, der er givet vedrørende regnskabsafslutningsprocessen. Cirkulæret har været i høring hos forvaltningerne og forvaltningernes bemærkninger er indarbejdet.

På baggrund af regnskabsresultatet er det i forbindelse med Overførselssagen muligt at anmode om overførsler af bestemte typer af uforbrugte midler. Reglerne for overførsler sikrer udvalgene en fleksibilitet og giver incitament til, at der i forvaltningerne og enkeltinstitutionerne kan træffes hensigtsmæssige økonomiske beslutninger. Økonomiudvalget forelægges årlig kommunens overførselsprincipper til godkendelse. Overførslerne besluttes med Overførselssagen 2020-2021.

Regnskabet for 2020 vil være påvirket af mer- og mindreudgifter forbundet med COVID-19. Økonomiforvaltningen følger løbende op på de økonomiske konsekvenser og der laves en særskilt opgørelse heraf ved regnskabet. COVID-19 medfører også en usikkerhed om størrelsen på overførslerne mellem 2020 og 2021.

Løsning

Der vil med regnskabet for 2020 være et ekstra fokus på, at der foreligger den nødvendige dokumentation for alle poster i regnskabet og de obligatoriske oversigter. Dette sker i forlængelse af revisionens kritik af kommunens regnskabsprocesser, hvor særligt dokumentation har været i fokus. Det er forvaltningernes ansvar at sikre, at dokumentationen har den rette kvalitet.

Der er foretaget en række mindre præciseringer af kommunens regler for at understøtte regnskabsaflæggelsen. Det er ved regnskabet centralt, at forvaltningerne har fokus på korrekt periodisering mellem årene, særligt i forhold til korrekt bogføring af fakturaer, samt at alle poster oplyses korrekt i regnskabet. Økonomiforvaltningen vil følge op på dokumentationen i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. 

Regler for overførsler 

Økonomiforvaltningen har gennemgået og foretaget opdatering af principperne forud for regnskabet 2020.

Principperne tilsiger, at mindreforbrug på service vedr. decentrale institutioners opsparing, eksternt finansierede projekter samt lov- eller kontraktmæssigt bundne midler kan overføres i det omfang, at der er ledigt servicemåltal. På baggrund af dialog med Intern Revision er det præciseret, at det er en forudsætning, at overførslen af decentrale institutioners opsparing skal vedrøre midler, som de decentrale institutioner har haft til rådighed og dermed haft mulighed for at anvende i løbet af året.

På grund af COVID-19 er der i 2020 større usikkerhed om regnskabsresultatet, hvilket kan få betydning for overførslerne fra 2020 til 2021 blandt andet som følge af forsinkelser. Dette kan f.eks. gælde effektiviseringsforslag, der har fået midler fra investeringspuljerne. Forvaltningerne kan i overensstemmelse med principperne anmode om overførsel af mindreforbrug på service, der ligger ud over de ovenfor tre nævnte kategorier, indenfor kategorien øvrige overførsler. Overførsel af disse øvrige mindreforbrug kræver, at der i forbindelse med overførselssagen 2020-2021 foretages en særskilt prioritering heraf.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Regnskabscirkulæret og overførselsprincipperne udsendes til forvaltningerne og lægges på Økonomiportalen, hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen.

Økonomiudvalget forelægges Københavns Kommunes regnskab 2020 på mødet den 13. april 2021.

Forhandlingerne om overførselssagen, herunder godkendelse af overførsel af midler som følge af principperne herfor, er planlagt til at foregå fra 22. marts 2021.

Søren Hartmann Hede / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4: Regnskabscirkulære og regler for overførsler (2020-0810308)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. november 2020

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.