Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med afvikling af møder i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget, de stående udvalg og særlige udvalg, hvortil Københavns Kommunes Dagsordenssystem anvendes.

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 10. oktober 2000

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at der i forbindelse med afvikling af møder i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget, de stående udvalg og særlige udvalg kan iværksættes behandling af personoplysninger, som indlægges i kommunens elektroniske dagsordenssystem.

Den behandling af personoplysninger, som finder sted i Københavns Kommunes Dagsordenssystem, er omfattet af Persondatalovens krav om anmeldelse.

Proceduren for anmeldelse er beskrevet i det nye "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene", som blev godkendt i Borgerrepræsentationens møde den 21. september 2000.

Samtidig med godkendelsen af Sikkerhedsregulativet besluttede Borgerrepræsentationen at delegere sin kompetence til at godkende nærmere beskrevne behandlinger af personoplysninger til Økonomiudvalget, de stående udvalg og bydelsrådene. Da behandling af personoplysninger i forbindelse med møderne i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget, de stående udvalg og særlige udvalg kan forekommer i alle forvaltninger henholdsvis bydele, skal beslutning om iværksættelse af sådanne behandlinger træffes af Økonomiudvalget, jfr. § 6 stk. 2 i Sikkerhedsregulativet.

Behandlingen sker ved hjælp af tekstbehandling i Københavns Kommunes Dagsordenssystem, hvori personoplysningerne lægges.

Der vil forinden iværksættelse af behandlingen blive foretaget anmeldelse til og indhentet en udtalelse fra Datatilsynet, jfr. § 10, stk. 3 i Sikkerhedsregulativet. Anmeldelsen erstatter den tidligere gældende registerforskrift for Københavns Kommunes Dagsordenssystem.

Anvendelsen af Københavns Kommunes Dagsordenssystem ved afvikling af møder i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget, de stående udvalg og særlige udvalg kan indebære en behandling af personoplysninger, der er omfattet af Persondatalovens krav om anmeldelse. Der kan eksempelvis ske behandling af personoplysninger i forbindelse med særlige ansættelses- og afskedigelsessager og personsager vedrørende særlige sociale forhold. Behandling af sådanne oplysninger af fortrolig karakter behandles for "lukkede døre" og er ikke tilgængelige for offentligheden.

Behandlingen sker ved hjælp af tekstbehandling i Københavns Kommunes Dagsordenssystem, som Økonomiforvaltningen har systemansvaret for. Formålet med behandlingen i Dagsordenssystemet er at kunne udarbejde sagsbeskrivelse og beslutningsgrundlag, der struktureres ensartet, med henblik på at lette arbejdet i forbindelse med udarbejdelse, koordinering og udgivelse af dagsordener med bilag og beslutningsprotokoller for møder i Borgerrepræsentationen og udvalgene og dermed medvirke til at give politikerne optimale vilkår for det politiske arbejde.

Som anført er nævnte type behandling af personoplysninger omfattet af Persondatalovens krav om anmeldelse. Proceduren herfor er beskrevet i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene", som blev godkendt af Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Samtidig med godkendelsen af Sikkerhedsregulativet besluttede Borgerrepræsentationen at delegere sin kompetence til at godkende nærmere beskrevne behandlinger af personoplysninger til Økonomiudvalget, de stående udvalg og bydelsrådene. Da behandling af den konkrete type af personoplysninger kan forekomme i alle forvaltninger og bydele, skal beslutning om iværksættelse heraf træffes af Økonomiudvalget, jfr. § 6, stk. 2 i Sikkerhedsregulativet

Forinden iværksættelse af behandlingen skal der udover anmeldelse tillige indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. §§ 43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger. Udkast til anmeldelse vedlægges til orientering. Såfremt Datatilsynet ikke har bemærkninger til anmeldelsen, vil behandlingen foregå på det foreliggende grundlag.

-

-

• Udkast til anmeldelse til Datatilsynet.

Bjarne Winge

/Vibeke Iversen