Administration af erhvervsudlejningsområdet i Københavns Ejendomme og Indkøb

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at resultatet af taskforcens analysearbejde tages til efterretning,
2. at det tages til efterretning, at Københavns Ejendomme og Indkøb arbejder videre mod en større ensretning af udlejningsområdet inden for kommunalfuldmagtens rammer og med fuld markedskonformitet,
3. at det tages til efterretning, at Københavns Ejendomme og Indkøb fortsætter med at etablere en forbedret dokumentation og kontrolpraksis inden for erhvervsudlejningsområdet.

Problemstilling

Københavns Kommune råder over en række ejendomme, som udlejes efter reglerne om overskudskapacitet i kommunalfuldmagten, dvs. at lokalerne på sigt skal anvendes kommunalt og derfor indtil den kommunale anvendelse kan udlejes til private erhvervslejere. Københavns Kommune er forpligtet til at sikre, at udlejningen sker på markedsvilkår, herunder til markedsleje, jf. kommunalfuldmagtens princip om økonomisk forsvarlig forvaltning, herunder forbuddet mod begunstigelse af enkeltpersoner og forbuddet mod konkurrenceforvridning.

I efteråret 2018 bortforpagtede Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) vandrehjemmet på Vejlands Allé 200 (Danhostel Copenhagen Amager), der indtil dette tidspunkt var drevet i kommunalt regi. Efter henvendelse fra ØKF iværksatte Intern Revision en gennemgang af sagen og forelagde den 5. marts 2020 et notat, hvori Intern Revision fremkom med en række kritiske bemærkninger til den indgåede forpagtningsaftale. Intern revision fremhævede bl.a., at den fastsatte forpagtningsafgift ikke har været økonomisk forsvarlig, og at aftalen har medført en risiko for ulovlig begunstigelse af enkeltpersoner.

Intern Revisions notat blev forelagt Økonomiudvalget (ØU) på møde den 21. april 2020. ØU tog Intern Revisions notat til efterretning og besluttede samtidig, at der skulle igangsættes en ekstern advokatundersøgelse af sagsforløbet i Danhostel-sagen. Ligeledes besluttede ØU på samme møde, at der skulle nedsættes en taskforce til gennemgang af den generelle administration af udlejningsområdet i KEID.

Resultatet af advokatundersøgelsen vedrørende Danhostel Copenhagen Amager blev forelagt ØU på møde den 8. september 2020.

Løsning

Resultatet og anbefalinger fra Taskforcen
Formålet med taskforcen var at skabe et overblik over de mange forskellige typer af erhvervsudlejningssager i KEID og sikre, at der er beskrevet og forankret forretnings- og arbejdsgange for de forskellige typer af udlejningssager, herunder at der føres tilsyn i tilstrækkeligt omfang. Analysen skulle også indeholde en vurdering af de nødvendige kompetencer på området samt sikre, at allerede indgåede lejekontrakter gennemgås. Formålet er at sikre, at udlejning sker på markedsvilkår, og at der ikke gives indirekte støtte i strid med statsstøttereglerne.

Taskforcens arbejde har udmøntet sig i følgende leverancer, vedlagt som bilag 1-4:

1. Redegørelse for KEID’s generelle håndtering af udlejningsområdet (Delleverance 1),
2. Gennemgang af bestående udlejningsforhold med henblik på kategorisering af forskellige typer af lejekontrakter og kontraktvilkår (Delleverance 2),
3. Analyse af forretningspraksis udarbejdet af KPMG, inklusiv en sammenligning af, hvorledes KEID’s håndtering af udlejningsområdet adskiller sig fra private udlejeres, samt identificering af mulige optimeringspotentialer (Delleverance 3),
4. Forslag til fremadrettet administration af udlejningsområdet (Delleverance 4).

Som led i analysearbejdet har KMPG for Økonomiforvaltningen foretaget en sammenligning af forskelle og ligheder mellem forretningspraksis i KEID og på det private udlejningsmarked og identificeret fem primære indsatsområder, hvor det vurderes, at KEID’s nuværende administration kan optimeres og i sidste ende lette den generelle ejendomsadministration.

Indsatsområderne er identificeret som følgende hovedtemaer:

1. Optimeret synspraksis både ved ind- og udflytning, samt løbende kontrolsyn under lejeperioden.
2. Bredere annonceringskanaler for at skabe størst mulig eksponering af ledige lejemål, evt. suppleret med eksterne mæglervurderinger.
3. Optimeret afregning af forbrug.
4. En højere grad af ensartethed i kontraktforholdene vil kunne bidrage til en mere ensrettet og effektiv administration.
5. En forbedring af datagrundlaget og systemunderstøttelsen vil kunne bidrage til en mere ensartet administration samt reducere det generelle tidsforbrug.

I forlængelse af taskforcens analysearbejde har KEID udarbejdet en handlingsplan i form af KEID’s forslag til fremadrettet administration af udlejningsområdet, hvorefter KEID aktivt i bådeigangværende og nye lejeforhold vil arbejde for at sikre større transparens, ensartethed og markedskonformitet (Delleverance 4).

KEID vil således fortsat arbejde på implementering af taskforcens anbefalinger, herunder at der kun sker erhvervsudlejning af overskudskapacitet, at alle lejekontrakter indgås på markedskonforme vilkår og som udgangspunkt efter forudgående udbud (forudgående udbud kan dog undtagelsesvist undlades, hvis der konkret vurderes at være en kommunal interesse og markedskonforme vilkår sikres på anden vis) samt et generelt øget fokus på den løbende kontraktstyring, herunder implementering af en forbedret praksis i forbindelse med ind- og udflytningssyn. 

Screening af erhvervslejekontrakter
KEID har i forbindelse med task force-arbejdet screenet og kategoriseret KEID’s ca. 750 erhvervslejemål, der fordeler sig på følgende sagstyper:

• 143 erhvervslejekontrakter i Kødbyen, der allerede er i proces. Arbejdet med markedslejeregulering (ca. 45 sager) er sat i bero grundet COVID-19, og forventes tidligst genoptaget i 2022/2023.
• 130 erhvervslejemål relateret til kultur- og fritidsaktiviteter, hvor proces med indgåelse af kommunale brugsaftaler mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) og de nuværende lejere er igangsat. Der er etableret en tværgående taskforce med deltagelse af KFF, KEID og Intern Revision, der arbejder på en ensretning af aftaleforholdene.
• 191 lejemål, allerede markedskonforme eller midlertidige lejeforhold (omfatter bl.a. 89 areallejekontrakter vedr. koloni- og nyttehaver), som vil blive genforhandlet løbende ved ophør eller på anden vis er under håndtering.
• 221 Øvrige erhvervs- og areallejekontrakter (omfatter 24 § 60-selskaber, 173 P-pladser og garager, 23 lejekontrakter med tidsbegrænsning/genforhandling, 1 vandrehjem), hvor der for nogle kontrakters vedkommende kan blive tale om justeringer ift. at sikre markedskonforme vilkår.
• 80 umiddelbart ikke-markedskonforme erhvervslejemål, der vil blive nærmere afklaret med henblik på salg, genforhandling på markedsvilkår og evt. varsling af markedsleje.

Genforhandling eller evt. varsling af markedsleje indgår i et samlet projekt og forventes at pågå frem til ultimo 2023. For alle lejemål, der er udpeget til salg eller genforhandling, vil der blive gennemført en forvaltningshøring med henblik på at afdække eventuelle kommunale arealbehov.

Intern Revision
Indstillingen har været forelagt Intern Revision, som ikke har nogen bemærkninger til fremgangsmåden. IR har spurgt til prioriteringen af indsatsen og de økonomiske konsekvenser, og har noteret sig, at KEID vil prioritere sagerne efter økonomisk væsentlighed, og at KEID forventer, at indsatsen samlet set vil bidrage til lidt højere lejeindtægter. IR oplyser endvidere, at de vil følge indsatsen tæt og kan ikke udelukke en revisionsbemærkning i 2021.

Øvrige igangværende tiltag
I tillæg til taskforcens anbefalinger vil KEID fortsætte arbejdet med at opsætte forbrugsmålere i alle erhvervslejemål for at sikre en effektiv og korrekt forbrugsafregning. Indsatsen forventes at være færdig i 2022.