Standardisering af kommunens e-post- og kalendersystemer

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 10. juni 2003

 

 

J.nr. ØU 211/2003

 

1. Standardisering af kommunens e-post- og kalendersystemer

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen at tiltræde,

·        at de forvaltninger der i dag anvender Lotus Notes overgår til at anvende Microsoft Exchange/Outlook e-post-og -kalender-system senest ultimo 2004

·        at omlægningen delvis finansieres med 4 mio. kroner fra provenuet ved outsourcingen af IT-driften mv. (DMdata-aftalen)

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. juni 2003

Ø stillede ændringsforslag om, at de berørte forvaltninger, der skal skifte e-post- og kalendersystemer, får fuld økonomisk kompensation.

Mikkel Warming (Ø), Per Bregengaard (Ø), Charlotte Wieth-Klitgaard (F) og Abderrahman Ben Haddou (D) tilsluttede sig forslaget.

Forslaget blev forkastet.

Forvaltningens indstilling blev anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen

 

 

RESUME

IT-arkitekturen og standarderne for kommunens IT-anvendelse skal løbende tilpasses behovene for at levere service til borgere og erhvervsliv og for at have en effektiv forvaltning. Samtidig skal de markedsmæssige muligheder udnyttes så kommunen får den bedste og billigste IT-understøttelse af kommunens virksomhed.

 

Af Københavns Kommunes IT-strategi 2000-2004 fremgår at kommunen skal søge at standardisere sin IT-anvendelse så den får en mere fleksibel, effektiv og økonomisk IT-anvendelse. Samtidig skal der etableres ensartede IT-arbejdspladser for alle kommunens medarbejdere.

 

Kommunen anvender i dag tre forskellige e-mail systemer. Økonomiforvaltningen (inkl. Borgerrepræsentationen, men ekskl. Skatte- og Registerforvaltningen) Kultur- og Fritidsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen samt Revisionsdirektoratet anvender Lotus Notes. Familie-  og Arbejdsforvaltningen, Skatte- og Registerforvaltningen  og Bygge- og Teknikforvaltningen anvender Microsoft Exchange/Outlook, mens bibliotekerne anvender I-mail.

 

Løn- og Pensionsanvisningen foreslås indtil videre undtaget fra omlægningen som følge af den igangværende udbudsforretning. Københavns Energi der i dag anvender ca. 600 Notes applikationer foreslås ligeledes undtaget fra omlægningen.

 

En større ensartethed i den IT-arkitektur der anvendes giver en række fordele. Ensartethed i anvendelsen af mail- og kalendersystemer giver lavere omkostninger og billigere og mindre risikabel integration af fremtidige IT-systemer som eksempelvis kommunens fælles intranet, KKnet2, og et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, ESDH-system.

 

Samarbejde på tværs og behovet for uproblematisk kommunikation og kalenderbookning blandt kommunens medarbejdere er også et væsentligt argument for et fælles e-mail og kalender system baseret på samme tekniske platform. Samtidig reduceres omkostningerne til uddannelse mv. når en medarbejder skifter fra en arbejdsplads til en anden.

 

Det foreslås på den baggrund at de forvaltninger der i dag anvender Lotus Notes overgår til at anvende Microsoft Outlook/Exchange e-post og kalendersystem

 

Udgifterne i forbindelse med omlægningen, der beløber sig til godt 7 mio. kr., foreslås delvist finansieret med 4 mio. kroner fra provenuet fra outsourcingen af IT-driften mv.(jf. indstilling om indgåelse af kontrakt om ESDH-system vedtaget i BR den 10. april 2003).

 

Ved beregning af omkostningerne ved omlægningen er der ikke medregnet fremtidige omkostninger til almindelig opgradering af software til arbejdspladserne. 

 

Det foreslås, at omlægningen til nyt mail- og kalendersystem sættes i værk med henblik på anvendelse senest ultimo 2004.