Standardisering af kommunens e-post- og kalendersystemer
Standardisering af kommunens e-post- og kalendersystemer
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 10. juni 2003
J.nr. ØU 211/2003
1. Standardisering af kommunens e-post- og kalendersystemer
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen at tiltræde,
· at de forvaltninger der i dag anvender Lotus Notes overgår til at anvende Microsoft Exchange/Outlook e-post-og -kalender-system senest ultimo 2004
· at omlægningen delvis finansieres med 4 mio. kroner fra provenuet ved outsourcingen af IT-driften mv. (DMdata-aftalen)
RESUME
IT-arkitekturen og standarderne for kommunens IT-anvendelse skal løbende tilpasses behovene for at levere service til borgere og erhvervsliv og for at have en effektiv forvaltning. Samtidig skal de markedsmæssige muligheder udnyttes så kommunen får den bedste og billigste IT-understøttelse af kommunens virksomhed.
Af Københavns Kommunes IT-strategi 2000-2004 fremgår at kommunen skal søge at standardisere sin IT-anvendelse så den får en mere fleksibel, effektiv og økonomisk IT-anvendelse. Samtidig skal der etableres ensartede IT-arbejdspladser for alle kommunens medarbejdere.
Kommunen anvender i dag tre forskellige e-mail systemer. Økonomiforvaltningen (inkl. Borgerrepræsentationen, men ekskl. Skatte- og Registerforvaltningen) Kultur- og Fritidsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen samt Revisionsdirektoratet anvender Lotus Notes. Familie- og Arbejdsforvaltningen, Skatte- og Registerforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen anvender Microsoft Exchange/Outlook, mens bibliotekerne anvender I-mail.
Løn- og Pensionsanvisningen foreslås indtil videre undtaget fra omlægningen som følge af den igangværende udbudsforretning. Københavns Energi der i dag anvender ca. 600 Notes applikationer foreslås ligeledes undtaget fra omlægningen.
En større ensartethed i den IT-arkitektur der anvendes giver en række fordele. Ensartethed i anvendelsen af mail- og kalendersystemer giver lavere omkostninger og billigere og mindre risikabel integration af fremtidige IT-systemer som eksempelvis kommunens fælles intranet, KKnet2, og et nyt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, ESDH-system.
Samarbejde på tværs og behovet for uproblematisk kommunikation og kalenderbookning blandt kommunens medarbejdere er også et væsentligt argument for et fælles e-mail og kalender system baseret på samme tekniske platform. Samtidig reduceres omkostningerne til uddannelse mv. når en medarbejder skifter fra en arbejdsplads til en anden.
Det foreslås på den baggrund at de forvaltninger der i dag anvender Lotus Notes overgår til at anvende Microsoft Outlook/Exchange e-post og kalendersystem
Udgifterne i forbindelse med omlægningen, der beløber sig til godt 7 mio. kr., foreslås delvist finansieret med 4 mio. kroner fra provenuet fra outsourcingen af IT-driften mv.(jf. indstilling om indgåelse af kontrakt om ESDH-system vedtaget i BR den 10. april 2003).
Ved beregning af omkostningerne ved omlægningen er der ikke medregnet fremtidige omkostninger til almindelig opgradering af software til arbejdspladserne.
Det foreslås, at omlægningen til nyt mail- og kalendersystem sættes i værk med henblik på anvendelse senest ultimo 2004.
SAGSBESKRIVELSE
1. Fælles e-post- og kalender-system baseret på MS Outlook/Exchange
I overensstemmelse med IT-strategien 2000-2004 ønsker kommunen at etablere fælles IT-standarder og standarder for IT-arbejdspladser for alle kommunens medarbejdere.
Det foreslås, at kommunen standardiserer og anvender én e-mail og kalender platform baseret på Microsoft software. Begrundelsen herfor er at:
- Én platform hindrer funktionelle tab ved kommunikation mellem de enkelte forvaltninger f.eks. mails der ikke kommer frem, kalendere der ikke kan bookes på tværs af forvaltninger mv.
- Anskaffelse og udvikling af IT-programmer kun skal ske til én platform spares penge. Eksempelvis spares der 2,7 mio. kr. i ESDH-projektet ved at undlade en udvikling af en særlig integration til Lotus Notes.
- Omlægning til Exchange giver lavere omlægnings- og driftsomkostninger end hvis der omlægges til Lotus Notes.
- Microsoft standarden har stor udbredelse og er kendt af nye medarbejdere, der ansættes i kommunen
Rådgivningsvirksomheden Devoteam, Fischer & Lorenz har bistået kommunen med en undersøgelse af kommunens e-mail og kalender anvendelse. Devoteam har udarbejdet en rapport der anbefaler Københavns Kommune at skifte til én e-post/kalender platform baseret på Microsoft Outlook/Exchange, jf. bilag 1.
2.
Anvendelsesmæssige konsekvenser
Etableringen af en fælles Exchange-platform vil skabe en bedre integration, dels mellem forvaltningerne, dels mellem mail-platformen og øvrige systemer.
Med en fælles mail-platform bliver det eksempelvis muligt at booke møder på tværs af alle forvaltningerne. Det vil samtidig være muligt kun at skulle vedligeholde én adressebog for hele kommunen.
For det andet giver Exchange-platformen bedre mulighed for at integrere med kommunens øvrige systemer som ESDH og KKnet2, da de begge bygger på Microsoft teknologi. Samme problemstilling gør sig gældende med integration til Officepakken. Ved en lettere integration med fælles systemer som Kknet2 og ESDH reduceres endvidere risikoen for en problemfyldt implementering. Jo mere inhomogent IT-miljøet er desto større er projektrisikoen.
Dog vil der umiddelbart opstå et funktionalitetstab, ved omlægning fra Notes til Exchange. Notes-platformen indeholder udover mail- og kalenderfunktionalitet også groupware-funktioner, hvor det blandt andet er muligt at organisere informationer i databaser og gøre dem tilgængelige for andre.
Ved omlægningen til en fælles Exchange-mailplatform vil der derfor være et behov for at omlægge eller udfase de eksisterende Notes-databaser. Denne omlægning kan hensigtsmæssigt ske i forbindelse med etablering af KKnet2, hvor relevante databaser kan tilgås fra KKnet2.
3. Økonomiske
konsekvenser
Udgifter
Det vurderes, at de samlede udgifter til omlægningen vil beløbe sig til ca. 7 mio. kr. inkl. de licenser der omkostningsfrit stilles tilrådighed som følge af KKnet2 aftalen, jf. bilag 2. Udgifterne fordeler sig således:
· Imødegåelse af funktiontionalitetstab, ved at omlægge Lotus Notes databaser til Access eller Web-baseret platform, forventes at koste 1,3 mill.kr.
· Forvaltningernes udgifter i forbindelse med omlægning til nye klient- og serversystemer samt uddannelse af brugere vurderes at koste 5,7 mio. kroner.
Under licensaftalen for KKnet2 anskaffer kommunen det resterende antal nødvendige Microsoft licenser samt Software Assurance for et år. Således anskaffes 4420 licenser så kommunen har i alt 12.000 Exchange CAL licenser. Denne yderligere anskaffelse på 4420 er vederlagsfri for kommunen, og repræsenterer en værdi på knap 2,8 mill. kr. Er der behov for yderligere licenser, ud over de 12.000 licenser der anskaffes efter aftale med Microsoft, skal forvaltningerne for egne midler anskaffe disse på almindelige vilkår, ligesom forvaltningerne selv skal afholde udgifter til løbende opgradering af software efter Software Assurance perioden.
Hertil kommer forvaltningsspecifikke omkostninger i form af øget forbrug af interne ressourcer på arbejdet med omlægningen.
Udgifterne til Lotus Notes licenser i samme størrelsesorden bortfalder ved omlægningen.
Besparelser
Ovenstående omkostninger vurderes at blive opvejet af lavere løbende omkostninger samt lavere udviklings- og integreringsomkostninger ved fremtidige IT-system anskaffelser.
Til illustration af dette kan nævnes at kommunen undgår udgifter til Notes integration, i forbindelse med anskaffelse af ESDH system på i alt 2,7 mio.kr. Hertil kommer at projektrisikoen reduceres betydeligt.
4. Forslag til
finansiering
Omlægningen til Exchange-platformen giver både decentrale og centrale fordele og besparelser. Det foreslås, at en del af de samlede udgifter på ca. 7 mill. kr. finansieres med 4 mio. kr. af provenuet fra outsourcingen af IT-driften mv. De 4 mio. kr. fordeles forholdsmæssigt i forhold til de omkostninger de berørte forvaltninger har ved omlægningen, jf. bilag 2.
5. Fælles
projekt mellem forvaltningerne og det centrale IT-kontor
Omlægningen foreslås gennemført som et fællesprojekt mellem forvaltningerne og Økonomiforvaltningens 11. kontor.
Forvaltningerne forestår arbejdet med omlægning til en fælles platform ved at konsolidere de eksisterende miljøer og omlægge de relevante databaser og migrere til ny platform.
Økonomiforvaltningens 11. kontor forestår den tværgående koordinering mellem forvaltningerne, herunder undersøgelse af muligheder for fælles drift, herunder afklaring af kontraktmæssige aspekter mv..
6. Tidsplan
Omlægningen til Exchange-platformen foreslås at have deadline ultimo 2004. Forinden er der behov for, at gennemføre en række aktiviteter som forberedelse for den egentlige migrering (pkt. 1-4). Projektet skal hvis det igangsættes detail planlægges. De væsentligste milepæle er:
Forberedelsen løber i perioden medio 2003 til april 2004:
1. Detail-planlægning og projektdefinition
2. Risikoanalyse og en vurdering af konsekvenserne. Bl.a. analyse af hvilke databaser der skal omlægges, hvordan skal integrationen til eksisterende applikationer foregå og hvordan håndteres overgangssituationen med to platforme
3. Omlægning af databaser.
4. Forberedelse af migreringen
5. Undersøgelse af økonomien i at centralisere og outsource den samlede drift af e-mail og kalender-system
I perioden april 2004 til ultimo 2004 migreres de eksisterende Notes-miljøer
til Exchange-miljøet:
6. Konsolidering af driften i samtlige forvaltninger (Ens Software versioner og opsætning).
7. Centralisering af driften på Outlook/Exchange installationer (hvis besluttes).
8. Outsourcing af driften (hvis besluttes).
9. Skifte af platform i de enkelte forvaltninger
10. Etablering af integration med de andre forvaltninger
Økonomi
Se ovenfor
Miljø
-
Høring
-
Bilag
1. Rapport fra Devoteam Fischer & Lorenz.
2. Oversigt over økonomien i en omlægning af e-post og kalender systemer
Erik Jacobsen / Bjarne Winge