Personaletryghed i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 10. maj 2005

 

 

 

J.nr.             ØU 180/2005

 

 

2.                   Personaletryghed i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

at de neden for beskrevne rammer/principper på det personalemæssige område i forbindelse med den forestående strukturreform i Københavns Kommune godkendes.

 

 

RESUME

Personalets positive medvirken er en af forudsætningerne for succes i gennemførelsen af ændringer i strukturen i Københavns Kommune. For at sikre trygheden blandt de ansatte besluttes det derfor,

·        at det i forbindelse med ændringen af kommunens struktur sikres, at alle medarbejdere med varig ansættelse fortsætter på det tidspunkt, strukturreformen træder i kraft.

·        at der i forbindelse med ændringen af kommunens struktur gives personalet tilsvarende løn-garanti som den, der ved indgåelse af aftale med Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte er givet personale i kommuner og amter i forbindelse med kommunalreformen.

·        at de procedurer for overførsel af personale, der fremgår af sagsbeskrivelsen, finder anvendelse i forbindelse med ændringen af kommunens struktur.

·        at der i forbindelse med ændringen af kommunens struktur etableres et midlertidigt samarbejdssystem, der inddrages i beslutninger om den fremtidige organisering af forvaltningerne. De nærmere bestemmelser for de midlertidige udvalg aftales mellem Økonomiforvaltningen og personaleorganisationerne.

·        at der i forbindelse med ændringen af kommunens struktur med afsæt i de gældende overordnede politikker – herunder kommunens værdigrundlag – arbejdes på at sikre et fremtidigt bredt ejerskab til en ny/ændret forvaltnings fælles politikgrundlag.

·        at personalet orienteres om rammerne/principperne i forbindelse med kommunens strukturreform ved et fælles brev fra overborgmesteren og forman den for Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF).

·        at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger – og med inddragelse af organisationerne – arbejder videre med følgende overskrifter:

o       Gennemførelse af processen i forhold til personalet – herunder oprettelse af ad hoc SU-system – i overensstemmelse med de nævnte foreslåede principper.

o       Udarbejdelse af informationsstrategi med henblik på at sikre dialog, åbenhed og gennemsigtighed i processen, og den hurtige og rigtige information af personalet.

o       Udarbejdelse af forslag til håndtering af forskellige problemstillinger, herunder besættelse af ledige stillinger, "sammenskrivning" af personalepolitikker, forhåndsaftaler mv.

o       Afklaring af behov for tiltag mhp. fastholdelse og/eller tryghedsforanstaltninger f.eks. i relation til seniorpolitik, kompetenceudvikling el.lign.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Personalets positive medvirken i strukturreformen er en af forudsætningerne for succes. Det er derfor vigtigt, at der så tidligt som muligt i processen tages højde for personalets tryghed og tages hånd om de problemstillinger, der måtte opstå i forbindelse med, at nogle medarbejdere skal flytte forvaltning, skifte arbejdsopgaver mv.

Økonomiforvaltningen har på denne baggrund - med inddragelse af de øvrige forvaltninger og høring af personaleorganisationerne - udarbejdet forslag til overordnede rammer/principper på det personalemæssige område med henblik på en hurtig udmelding til personalet og iværksættelse af det videre arbejde.

 

"Ansættelsesgaranti".

Udgangspunktet for strukturreformen er, at medarbejderne følger med opgaverne. Da ansættelsesområdet for såvel tjenestemænd som overenskomstansatte omfatter hele Københavns Kommune, kan medarbejdere uden problemer overflyttes til andre forvaltninger.

 

Selv om ingen medarbejder i Københavns Kommune – heller ikke i dag – har en jobgaranti, bør det i forbindelse med ændring af kommunens struktur sikres, at alle medarbejdere med varig ansættelse forsætter på det tidspunkt, strukturreformen træder i kraft. Det er vigtigt, at personaleflugt undgås, så der også fremover rådes over personale med de fornødne kvalifikationer.

 

Selv om langt de fleste medarbejdere ikke vil mærke nogen ændring i dagligdagen, kan det i forbindelse med strukturreformen blive nødvendigt at tilbyde især administrative medarbejdere et job med et andet stillingsindhold end det hidtidige.

 

Løn- og ansættelsesvilkår.

Medarbejdere, der berøres af ændringer i strukturen i Københavns Kommune, er (naturligvis) fortsat omfattet af såvel kommunens overenskomster og aftaler som kommunens overordnede lønpolitik.

 

Ansættelsesgrundlaget vil derfor som udgangspunkt være det samme som hidtil. Det betyder, at hidtidige løn- og pensionsvilkår som hovedregel bevares, ligesom anciennitetsbestemte rettigheder optjenes ubrudt, og tilgodehavende ferie og afspadsering overføres.

 

Der vil dog – som nævnt ovenfor – også blive tale om stillingsændringer, dvs. medarbejdere, der ikke længere skal varetage samme funktioner som hidtil, og for hvem en lønnedgang derfor kunne blive aktuel.

 

I forbindelse med kommunalreformen pr. 1. januar 2007 er følgende aftalt med Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte:

o       Alle medarbejdere omfattet af kommunalreformen bevarer deres nettoløn inkl. aftalte lønstigninger i overenskomstperioden (der udløber pr. 31. marts 2008).

o       Såfremt der for en medarbejder gennemføres en væsentlig stillingsændring som følge af kommunalreformen, kan eventuel ændring af lønnen ske med gældende varsel, dog tidligst fra 1. april 2008 og således, at lønnen kan aftrappes forholdsmæssigt til det nye niveau over 3 år fra denne dato.

o       Såfremt en medarbejder i øvrigt ved overenskomstens udløb oppebærer højere løn end lønnen for den pågældende stilling, og lønnen af kommunen/regionen ønskes tilpasset til lønniveauet for medarbejdere indenfor den pågældendes stillingskategori, kan lønnen med gældende varsel fastfryses, indtil medarbejderens løn svarer til lønnen for den pågældende stilling.

o       Aftalen er ikke til hinder for, at der lokalt kan aftales bedre betingelser, herunder forlængelse af aftrapningsperioden i 2. afsnit.

 

Det vil være naturligt, at der gives personalet tilsvarende garanti i forbindelse med den interne strukturreform i Københavns Kommune.

 

Følgende gælder dog i alle tilfælde:

o       Ændres beskæftigelsesgraden ændres lønnen forholdsmæssigt.

o       Ændringer af arbejdstidsbestemte tillæg kan overfor medarbejderne som hidtil finde sted i overensstemmelse med de gældende regler.

 

Det bemærkes særligt om tjenestemænd: En tjenestemand, der inden for tjenestemandsvedtægtens rammer pålægges at overtage en anden passende stilling, vil – hvis lønnen i den nye stilling er lavere – være berettiget til et personligt tillæg til udligning af lønforskellen (jf. tjenestemandsvedtægtens bestemmelser).

 

Procedurer i forbindelse med personaleoverførsel.

Der er behov for, at der formuleres nogle principper for overførsel af personale. Principperne har til formål at fungere som rettesnor for de områder, der berøres af reformen. Principperne skal samtidig skabe klarhed for de berørte medarbejdere om, hvad de kan forvente.

 

Der vil være tre forskellige situationer, hvor der skal overføres personale:

 

A.     En arbejdsplads/institution overføres som helhed – en bloc – f.eks. en daginstitution.

B.     Hele arbejdspladsen/institutionen overføres ikke, men bestemte dele af den. De medarbejdere, der varetager opgaver, der overføres, kan identificeres, f.eks. medarbejdere beskæftiget med visitation.

C.     Hele arbejdspladsen/institutionen overføres ikke, og det er ikke muligt at identificere de medarbejdere, der varetager opgaver, der overføres, f.eks. medarbejdere i tværgående stabsfunktioner (overhead-personale).

 

I situation A og B følger medarbejderne opgaverne, og der vil ikke være tvivl.

 

I situation C kan der være tvivl, og der er derfor brug for principper for fordeling af medarbejderne.

Udgangspunktet for fordelingen bør her være de berørte medarbejderes tilkendegivelser af deres ønsker. Det er på dette grundlag ledelsens ansvar at træffe beslutninger, der sikrer at

1.      både de forblivende og "bortgående" arbejdspladser har medarbejdere, der besidder de nødvendige kvalifikationer til at sikre, at opgaverne kan udføres på kvalificeret måde fremover.

2.      der ikke vil være arbejdspladser, der har en aldersfordeling, der skaber problemer eller vil skabe problemer i en overskuelig fremtid.

3.      medarbejdere, der i deres opgaveløsning overvejende er orienteret mod opgaver, der forbliver i forvaltningen, fortsætter i forvaltningen – og omvendt.

4.      der tages hensyn til anciennitet/alder, forestående pensionering og geografisk afstand til ny arbejdsplads.

 

Den afgivende forvaltning forestår fordelingen af sine medarbejdere, og der tages i videst muligt omfang hensyn til den enkeltes ønsker.

 

Den tværgående proces forestås af Økonomiforvaltningen, men forudsættes gennemført i et samarbejde mellem forvaltningerne. Økonomiforvaltningen vil være behjælpelig med bistand, herunder som samtalepartner til løsning af eventuelle problemer.

 

Inddragelse af SU-systemet.

SU-systemet er den struktur, hvori medarbejderne udøver deres medindflydelse og medbestemmelse. Medarbejderne har aftalemæssigt ret til "medindflydelse i forbindelse med større rationaliseringsforanstaltninger og omlægninger … samt strukturrationaliseringer …" Dette er blevet understreget efter aftaleimplementering af et EU-direktiv om information og høring, hvor manglende efterlevelse af bestemmelserne fra arbejdsgiverside nu kan sanktioneres ved en voldgift.

 

Med henblik på at kommunen kan leve op til sine forpligtelser, skal ledelsen anvende det eksisterende SU-system til at informere, drøfte og forhandle. Men der vil herudover være behov for at etablere midlertidige samarbejdsorganer, idet det forudsættes, at der sker overflytning af opgaver fra en forvaltning til en anden, og at der oprettes ny(e) forvaltning(er). Udvalgene skal inddrages i beslutninger om den fremtidige organisering af forvaltningerne. De nærmere bestemmelser for de midlertidige udvalg aftales mellem Økonomiforvaltningen og personaleorganisationerne.

 

Når ændringerne er gennemført tilpasses SU-systemet til den nye struktur.

 

Politikker og målsætninger inden for personaleområdet

Ved omstruktureringen vil nye forvaltninger umiddelbart stå uden forvaltningsspecifikke politikker, strategier og målsætninger. For at sikre et fremtidigt bredt ejerskab til en ny forvaltnings fælles grundlag, er det vigtigt, at dette skabes på ny i en fælles proces. Det gælder også, hvor en eksisterende uforandret forvaltning får tilført en mindre enhed, om end der bør være en bagatelgrænse.

 

Efter omstruktureringen vil de fælles tværgående politikker og målsætninger stadig gælde for alle forvaltninger. Det drejer sig f.eks. om kommunens fælles værdigrundlag og andre overordnede politikker.

 

Disse politikker forudsættes at være afsættet for de nye forvaltningers fremtidige formulering af egne politikker.

 

På institutionsniveau eksisterer der en række lokale politikker, målsætninger og strategier, hvoraf nogle vil være affødt af de gamle – nu ophævede – forvaltningspolitikker. Politikker m.v. på institutionsniveau kan bevares indtil en eventuel ny forvaltningspolitik på et givet område medfører behov for ændring.

 

Information.

For at undgå utryghed informeres medarbejderne om rammerne/principperne i forbindelse med kommunens strukturreform. Dette vil ske i et fælles brev fra overborgmesteren og formanden for Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF). Der sigtes mod udsendelse til samtlige medarbejdere med den første lønseddel efter Borgerrepræsentationens beslutning. Indholdet i brevet vil desuden blive sendt ud som pressemeddelelse og blive lagt på kommunens hjemmesider for at sikre, at så mange som muligt får kendskab til vilkårene.

 

I perioden mellem Borgerrepræsentationens beslutning og dens udmøntning vil medarbejderne løbende blive informeret om processen via hjemmesider, SU-systemet mv. En informationsstrategi vil blive udarbejdet umiddelbart efter beslutningen jf. nedenfor.

 

Den videre proces.

En vellykket omstrukturering forudsætter bl.a. en vellykket proces i forhold til personalet. Med henblik på at sikre dette, foreslås det, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger – og med inddragelse af organisationerne – arbejder videre med følgende overskrifter:

o       Gennemførelse af processen i forhold til personalet – herunder oprettelse af ad hoc SU-system – i overensstemmelse med de oven for foreslåede principper.

o       Udarbejdelse af informationsstrategi med henblik på at sikre dialog, åbenhed og gennemsigtighed i processen, og den hurtige og rigtige information af personalet.

o       Udarbejdelse af forslag til håndtering af forskellige problemstillinger, herunder besættelse af ledige stillinger, "sammenskrivning" af personalepolitikker, forhåndsaftaler mv.

o       Afklaring af behov for tiltag mhp. fastholdelse og/eller tryghedsforanstaltninger f.eks. i relation til seniorpolitik, kompetenceudvikling el.lign.

ØKONOMI

Udgifter i forbindelse med informationsmateriale afholdes af Økonomiforvaltningens budgetramme.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

Kommunens forvaltninger v/Personalechefkredsen og Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF) har givet tilslutning til indstillingen.

 

BILAG

-

 

Erik Jacobsen                                            /

                                      Hans Simmelkjær