Igangsættelse af en fælles digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at igangsættelsen af en ny fælles 4-årig digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune, godkendes,
2. at fremtidige temaer for digitaliseringsstrategien drøftes.

Problemstilling

I Københavns Kommune er der siden 2019 udarbejdet en digitaliseringsredegørelse hvert 2. år. Formålet med de to første redegørelser var at se på tværs og udforme fælles rammer, indsatser og ambitioner for arbejdet med digitalisering og øge den samlede digitale modenhed, udnytte stordriftsfordele mv.

Den første redegørelse fra 2019 gjorde status inden for fem temaer: 1) KK’s digitale services, 2) Anvendelse af ny teknologi, 3) Beskyttelse af borgernes data, 4) KK’s digitale økonomi og potentialer for flere fælles administrative løsninger samt 5) Forudsætninger for øget digital udvikling. For hvert tema var der anbefalinger til, hvordan modenheden på tværs af forvaltningerne kunne styrkes.

Redegørelsen fra 2021 havde også en statusdel, men for hvert tema blev der besluttet strategiske indsatser, som skulle styrke modenheden og sætte fælles ambitioner. Temaerne var: 1) Borger- og virksomhedsrettede services, 2) Digital innovation og 3) Én samlet digital kommune.

Flere forhold peger imidlertid på, at digitalisering får større politisk og strategisk betydning. Derfor foreslås det at udarbejde en fælles 4-årig digitaliseringsstrategi som erstatter de 2-årige redegørelser.

Løsning

I 2022 er der lanceret en række nye fællesoffentlige og fælleskommunale strategier og politikker, som har formet et nyt strategilandskab på digitaliseringsområdet. Det gælder bl.a. Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2022-2025 og KL’s digitaliseringspolitik ”Gentænk velfærden”.

Strategierne fokuserer på digitalisering, som en del af løsningen på en række samfundsmæssige udfordringer. Det gælder særligt rekrutteringsudfordringen og behovet for at frigøre arbejdskraft, og det gælder klimaområdet og behovet for at finde de løsninger, der giver mest klima for pengene. Strategierne har også fokus på en effektiv og brugervenlig service over for borgere og virksomheder, herunder behovet for at tage hånd om borgere, der har svært ved at bruge digitale løsninger.

Derudover sætter strategierne fokus på:

• Digitalisering rykker tættere på kerneopgaven i det offentlige
• Der skal være styr på sikkerheden og det it-tekniske fundament
• Digitalisering og brug af data kan styrke sammenhæng på tværs
• Digitalisering kræver fælles løsninger og samarbejde
• Digitalisering kræver fokus fra topledelse og politisk niveau.

Alt i alt tegner det nye strategilandskab et billede af, at digitalisering i stigende grad er et tema med politisk og strategisk betydning. På den baggrund lægges der op til, at Københavns Kommune udarbejder en 4-årig fælles digitaliseringsstrategi som erstatning for og videreudvikling af de nuværende 2-årige digitaliseringsredegørelser.

En fælles strategi vil kunne bidrage til, at kommunen kan forholde sig til og oversætte det nye strategilandskab til en københavnsk kontekst. Samtidig kan en strategi sætte mere fokus på det, der udfordrer og forudsætningerne for at lykkes på digitaliseringsområdet og dermed løfte arbejdet med digitalisering i kommunen yderligere.

Forslaget om en fælles digitaliseringsstrategi og det mulige indhold heri har været drøftet med forvaltningerne og med kredsen af administrerende direktører, der bakker op om, at der udarbejdes en fælles digitaliseringsstrategi.

Opbygning af og mulige temaer i strategien:

Strategien foreslås opbygget med en overordnet målsætning, som tegner et billede af, hvad kommunen overordnet vil med digitalisering og hvad, der skal kendetegne kommunen på området. Derudover opstilles en række temaer, som udfoldes ved at beskrive status og udfordringsbillede samt fastlægge ambitioner og opstille målbilleder for den retning, kommunen gerne vil i. I Bilag 1 fremgår en skitsering af denne opbygning.

Under hvert tema igangsættes en række indsatser, og der udformes et indsatskatalog, som består af nuværende og nye initiativer og skal ses i sammenhæng med de eksisterende indsatser i forvaltningerne.

Nedenfor beskrives seks mulige temaer i strategien. Temaer tager afsæt i det nye fællesoffentlige og -kommunale strategilandskab og i de udfordringer, der tegner sig bl.a. rekruttering, det fortsatte behov for at udvikle brugervenlig og effektiv service samt klima. Strategien adresserer også de områder, som Økonomiudvalget behandlede i april 2022, hvor Økonomiudvalget afsatte midler til forberedelse af en ny redegørelse jf. bilag 2. 

1. Frigøre arbejdskraft: Digitalisering skal frigøre ressourcer og arbejdskraft til bedre velfærd 
Københavns Kommune skal håndtere et stigende antal ældre og børn samtidig med, at der i fremtiden er færre hænder til at løse de borgernære velfærdsopgaver. Digitale løsninger og teknologi har potentiale til at bidrage til løsningen af de udfordringer. Hvis sagsbehandling, administrative opgaver og velfærdsopgaver gentænkes, fx gennem øget automatisering eller implementering af velfærdsteknologi, der kan støtte og aflaste medarbejdere eller gøre borgerne mere selvhjulpne, så kan der frigives hænder til den borgernære velfærd. Temaet kan sætte fokus på ambitioner, balancer og de næste indsatser på området.

2. Brugervenlig og sammenhængende opgaveløsning: Det skal være nemt og enkelt at bruge digitale løsninger
Digitale løsninger skal være en hjælp og gøre kommunikation og betjening nemt og enkelt. Uanset om man er borger, virksomhed eller medarbejder. Sådan er det ikke altid i dag. Digitale løsninger har potentiale til at skabe bedre brugeroplevelser, bedre sammenhæng i udførelsen af opgaver på tværs og mere effektiv kommunikation. Det skal udnyttes. Samtidig skal der være fokus på det rette mix af analoge og digitale løsninger, så brugerrejsen bliver nem og effektiv, og der skal tages hånd om de borgere, der ikke er digitale eller har svært ved at bruge digitale løsninger og har brug for fysisk kontakt til kommunen. I august 2022 vedtog Økonomiudvalget en service- og kanalstrategi, som sætter fælles ambitioner for, hvordan kommunen bedst og mest effektivt møder københavnerne. Temaet kan bl.a. sætte fokus på de næste skridt på dette område. 

3. Styrket klimaindsats: Digitalisering skal styrke klimaindsatsen og gøre København grønnere  
Klimaplanen 2025 udstikker målsætninger, hovedindsatser og initiativer for arbejdet med at reducere CO2-udledningen i kommunen. I alle forvaltninger arbejdes der derudover med klimaindsatser. Digitalisering rummer potentiale til at levere løsninger til et lav-emissionssamfund. Digitalisering kan blive en løftestang for en bæredygtig og fremtidssikret kommunal drift og udvikling, hvor klimaindsatser giver effekt og bidrager til reel reduktion i CO2-udledning. Arbejdet med digitale løsninger, data og teknologi på klimaområdet er under udvikling, og det kan styrkes ved at sætte en fælles strategisk retning og styrke koordineringen på tværs. Temaet kan fx omhandle, hvad kommunen vil med data og digitale løsninger på klimaområdet fx ift. bygninger, kørsel, grønt it mv. og på miljøområdet ift. byudvikling, affald mv.

4. Kompetencer: Der er brug for digitale kompetencer i hele organisationen
Næsten alle medarbejdere anvender digitale løsninger i deres arbejde. Digitale kompetencer er derfor vigtige i hele organisationen, hos alle medarbejdere og ledere. Alle skal have relevant teknologiforståelse og indsigt i de systemer, de arbejder i, så de er i stand til at anvende de digitale værktøjer og data og omsætte det ind i egen faglig kontekst. Det handler både om øget fokus på organisatorisk implementering af nye it-løsninger og om at kommunen har de rette professionelle kompetencer til drive it-udvikling og it-drift samt om et tæt samspil mellem it og forretning. Temaet kan sætte en fælles retning for, hvordan kommunen løfter digitale kompetencer i hele organisationen.

5. Data: Der er brug for bedre datakvalitet og data-governance
Bedre udnyttelse og anvendelse af data er afgørende for at indfri ambitionerne i en digitaliseringsstrategi. Arbejdet med data handler både om at udvikle en organisation, der arbejder databaseret, så det at efterspørge og anvende data er en integreret del af den faglige praksis. Derudover handler et styrket arbejde med data om at videreudvikle rammerne på dataområdet, dvs. standardisering, arkitektur og governance. Det bemærkes, at data spiller en rolle i alle øvrige mulige temaer i strategien fx ift. temaet om at frigøre arbejdskraft og klima-temaet. Data vil ofte være en forudsætning for, at indsatserne på de områder lykkes.

6. Styring: En professionel, effektivt og sikker leverance- og driftsorganisation
Københavns Kommune har en professionel, sikker og effektiv it-driftsorganisation. Den digitale udvikling, stigende eksterne krav til it-området, implementeringen af GDPR og trusselsbilledet på cybersikkerhedsområdet samt arbejdet med digitaliseringsstrategien er imidlertid en anledning til at foretage et tjek af Københavns Kommunes organisering og styring af it-området. Dvs. se på om der er områder, hvor der er behov for justeringer for, at Københavns Kommune kan følge med den digitale udvikling og honorere eksterne krav. Temaet kan omfatte styring og prioritering, organisering, koordinering, governance, finansiering, det it-tekniske fundament som sikkerhedsområdet, arkitekturstyring, it-drift samt kommunens udviklings og leverance-organisation: it-anskaffelser/it-projekter, systemejerområdet mv.

Proces for strategiens tilblivelse

Der vil igennem hele processen være en tæt inddragelse af det politiske niveau og af forvaltningerne. Inddragelsen skal sikre ejerskab og sammenhæng på tværs mellem temaer og nuværende og kommende indsatser. Der vil også være dialog med interessenter fx staten og KL. For hvert tema vurderes, hvilke interessenter, det er relevant at have dialog med fx brugerorganisationer, interessenter på klimaområdet etc. 

Overblik over processen:

• September-december: Samarbejde og dialog med forvaltninger og interessenter om mulige temaer
• Januar: Økonomiudvalget behandler igangsættelse af strategi og mulige temaer
• Januar-maj: Fortsat involvering af forvaltninger og interessenter
• April: Økonomiudvalget forelægges udkast til strategi samt overskrifter på mulige indsatser mhp. høring i fagudvalgene
• Juni-aug: Høring i fagudvalgene. Udvalgene kan foreslå 1-2 indsatser pr. tema
• Oktober/november: Strategien og tilhørende indsatser forelægges til politisk godkendelse.

Evt. finansieringsbehov håndteres løbende i budgetforhandlingerne (fra Budget 24 og frem). Opfølgning på strategien vil ske årligt til Økonomiudvalget.

Midler til forberedelse af en ny digitaliseringsstrategi

Økonomiudvalget afsatte i april 2022 1 mio. kr. i 2023 til arbejdet med næste digitaliseringsredegørelse. I den forbindelse blev nedenstående behandlet:

1. Understøttende tiltag til udmøntning af fælles service- og kanalstrategi
2. Understøtte det videre arbejde med automatiseringsplanerne
3. En fælles indsats ift. data
4. En indsats for at styrke digitale kompetencer og digital ledelse
5. Afklare hvordan digitalisering afhjælper større udfordringer fx rekruttering og den grønne dagsorden

Udover ovenstående fem temaer besluttede Økonomiudvalget (ØU), at it-sikkerheden i relation til implementeringen af nye it-systemer samt opgradering af devices, også skulle adresseres i en ny digitaliseringsredegørelse. Bilag 2 beskriver, hvordan ovenstående tænkes adresseret, foreløbige tanker om analyser, der eventuelt kan gennemføres og hvordan det kobler sig til strategiarbejdet. Det er kommunens kreds af it-ansvarlige direktører, der beslutter, hvilke analyser der konkret igangsættes. Afrapportering på analyserne ventes at ske på ØU-mødet i juni 2023.

Økonomi

Denne sag har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces