Godkendelse af tilslutningsaftale vedr. udbud af nyt IT-system til understøttelsen af valg

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Kommunernes afholdelse af valg understøttes i dag primært af IT-systemet "KMD-Valg". Systemet er det sidste monopolsystem, som nu skal konkurrenceudsættes. Ambitionen med udbuddet er at få et tidssvarende og fremtidssikret IT-system til understøttelsen af valghandlingen. 

KOMBIT er kommunernes IT-fællesskab, der hjælper kommunerne med at skabe konkurrence i det kommunale IT-marked.

For at KOMBIT kan påbegynde udbudsprocessen, skal de enkelte kommuner tilslutte sig udbuddet.

KL har opfordret til, at alle kommunerne tilslutter sig (bilag 1).

Den nye IT-løsning vil erstatte de gamle og utidssvarende IT-systemer, KMD-Valg (udskrivning) og KMD-Valg (opgørelse) samt understøtte forberedelsen, afholdelsen og afrapporteringen af kommunalbestyrelsesvalg, regionsrådsvalg, folketingsvalg, Europa-Parlamentsvalg og folkeafstemninger.

Udover IT-systemet vil KOMBIT indgå en aftale om print og distribution af valgkort og valglister på vegne af alle kommuner.

KOMBIT har udarbejdet oplægget til en ny valgløsning i samarbejde med en arbejdsgruppe og en styregruppe, begge med repræsentanter fra bl.a. Københavns Kommune. Valgløsningen har desuden været drøftet med Social- og Indenrigsministeriet, forskere m.fl.

Beskrivelsen af den nye valgløsning og de vilkår, der gælder for kommunernes deltagelse i projektet, fremgår af bilag 2-4. 

IT-systemets endelige indhold og tidsplan fastlægges i kravspecifikationsfasen. Kommunerne vil blive inddraget tæt i udviklingen af den nye løsning.

Løsning

Forventede fordele:

• Hurtigere og mere præcis stemmeoptælling, bl.a. ved hjælp af indbygget kvalitetssikring ud til det enkelte valgsted samt digital understøttelse af registrering af ugyldige stemmer, ugyldighedsårsager, stemmeregnskab og dannelse af afstemningsbøger.
• Tilpassede valgkort, der eksempelvis kan indeholde oversigtskort, vejanvisning eller anden information baseret på valgsted.
• Øget mulighed for indsigt i valgdata og valgresultatet til eksempelvis partier, forskere, medier og andre interessenter.
• Online vælgerregister, der understøtter kontrollen af, hvem der har brevstemt inden valgdagen.

Forudsætninger:

• Digitale valglister i alle kommuner. København har indført digitale valglister.
• Alle 98 kommuner skal tilslutte sig aftalen.

Mulighed for fremtidige ændringer

Tidsplan

IT-systemet forventes klar til brug i forbindelse med Europa-Parlamentsvalget i 2019, hvor det eksisterende KMD-Valg - efter planen - anvendes for sidste gang.

Den nye valgløsning testes i "baggrunden", og Social- og Indenrigsministeriet skal godkende valgresultaterne både i KMD-Valg og den nye valgløsning.

Pris og afskrivningsperiode

I de første 6 år - svarende til afskrivningsperioden - forventes der ikke en nettobesparelse ved det nye system.  Det skyldes, at den forventede systembesparelse på 15-20% i de første år vil blive modsvaret af merudgifter til indkøb af hardware mv.

Herefter forventes udgiften at falde.

En endelig beregning af mer- og mindreudgifter er først mulig, når udbuddet er gennemført. Når udbuddet er afsluttet, vil forvaltningen vende tilbage med en endelig afklaring af de økonomiske konsekvenser.

Kommunen forventes at skulle betale første gang i 2019, når den nye valgløsning sættes i drift og KMD-Valg er udfaset.

Forudsætningen for besparelsen er, at der gennemføres 1,5 valg pr. år i gennemsnit, og at KOMBIT afsætter en pulje på i alt 12 mio. kr. til videreudvikling i afskrivningsperioden.

Det forudsættes - som det fremgår af tilslutningsmaterialet - at KOMBITs såkaldte ”knækmodel” gælder for KMD-Valg på tilsvarende måde som med de øvrige monopolsystemer. Knækmodellen indebærer en rabat på 50 % på hver borger efter de første 150.000.

Konklusion

På sigt forventes der med det nye valgsystem en besparelse i forhold til den nuværende udgift til KMD’s valgunderstøttelse og et bedre og mere fleksibelt system, der tager højde for kommunernes behov i højere grad end det nuværende system.

Valgbestyrelsen anbefaler, at Københavns Kommune tilslutter sig aftalen.

På den baggrund anbefales det, at Københavns Kommune tiltræder tilslutningsaftalen mellem KOMBIT og samtlige danske kommuner vedrørende udbud af et nyt IT-system til understøttelsen af valg.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, skal kommunen returnere aftalen med underskrift til KOMBIT senest den 20. januar 2017.

Mette Touborg

                                                     /Merete Evers Dewilde

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommune tiltræder tilslutningsaftalen mellem KOMBIT og samtlige danske kommuner vedrørende udbud af et nyt IT-system til understøttelsen af valg.
   
   

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 14. december 2016

Punktet blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).

Indstillingen blev godkendt.

Dagsordenspunkt 11: Godkendelse af tilslutningsaftale vedr. udbud af nyt IT-system til understøttelsen af valg (2016-0219265)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 10. januar 2017

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.