Ny licensrammeaftale (FORTROLIG)

5. Ny licensrammeaftale (FORTROLIG) (2008-101882) Der skal indgås en licensaftale med KMD INDSTILLING OG BESLUTNING Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 1. at det godkendes at ?Rammeaftale vedrørende brugsret til KMD programmel indgået mellem Københavns kommune og KMD A/S? videreføres. Problemstilling KMD opsagde i brev af 31/1 2008 kommunens licensaftale. Aftalen giver kommunens forvaltninger ret til at anvende en betydelig andel af det KMD programmel, der i dag af forvaltningerne anvendes i sagsbehandlingen af en lang række kommunale opgaver. Herudover giver aftalen kommunen ret til drift af KMD programmerne hos 3. part. Samtidig med opsigelsen af licensaftalen varslede KMD en prisstigning for fortsat anvendelse af programmerne, som for kommunen samlet set ville betyde en merudgift på op til 50 mio. årligt. Økonomiudvalgets medlemmer blev orienteret herom i brev udsendt pr. mail den 22. februar 2008 med kopi til de administrerende direktører. Videreførelse af licensaftalen er forhandlet af Koncernservice på vegne af kommunens forvaltninger, som er bekendt med licensaftalen. Økonomiudvalget fik i august forelagt en status for forhandlingerne, der blandt andet omfattede en reduktion i prisstigningerne, et prisloft og en trappemodel for indfasning af KMDs prisstigninger (2008-101882). I sagen traf Økonomiudvalget beslutning om det videre forhandlingsforløb, proces for håndtering af de økonomiske konsekvenser for 2010 og frem mv. Løsning Økonomiudvalget har besluttet (2008-101882), at Koncernservice skal forhandle en ny licensaftale med KMD på plads, så der kan forelægges Økonomiudvalget en ny licensaftale i foråret 2009. Disse forhandlinger er nu gennemført og resultatet heraf fremgår af vedlagte ?Rammeaftale vedrørende brugsret til KMD programmel indgået mellem Københavns Kommune og KMD A/S?, jf. bilag 1-6. Aftalen omfatter på enkelte punkter en forbedring af de aftalemæssige vilkår og sikrer kommunen en fleksibilitet, der blandt andet gør det muligt at substituere KMDs programmel, hvis f.eks. KMDs monopol på markedet for kommunal IT-programmer brydes og der kommer flere leverandører. Det er Koncernservices vurdering, at der ikke er grundlag for at opnå et bedre resultat ved at fortsætte forhandlingerne KMD. Oprindeligt var det forudsat, at en aftale med KMD først ville foreligge i foråret 2009. Koncernservice har imidlertid vurderet, at det var i kommunens interesse at få fastlagt vilkårene og afsluttet forhandlingerne hurtigst muligt blandt andet for at reducere kommunens usikkerhed om aftalens konsekvenser, herunder i forhold til indførelsen af nye systemer i 2008 og 2009. Økonomi Som resultatet af forhandlingerne, er det lykkedes af få reduceret stigningen i kommunens licensudgifter med 119 mio. i perioden 2008-13 i forhold til KMDs første tilbud fra marts 2008. På linie med andre kommuner, vil Københavns Kommune dog stadig få betydelige merudgifter til KMD-programmerne i forhold til tidligere, jf. tabel 1 nedenfor. Tabel 1. Økonomiske konsekvenser af KMDs tilbud. Merudgift i 2009 (mio.kr.) Merudgift i 2013 (mio. kr.) Stigning i pct. Tilbud fra KMD om aftale 4 34 80 Videreførelse af licensrammeaftalen med KMD bevirker, at kommunens udgifter stiger gradvist i årene 2009-2013, så merudgifterne i 2013 vil udgøre 34 mio. kr. i forhold til i dag, svarende til en stigning på 80 pct. I 2009 er der merudgifter på 4 mio. kr., som vedrører indførelse af 4 nye sociale systemer (4S), som Socialforvaltningen og Sundhedsforvaltningen skal tage i brug senest medio 2009, hvor KMD udfaser 4 gamle systemer. Det er af Økonomiudvalget forudsat, at de 2 udvalg afholder udgifterne hertil i 2009 inden for budgettet (2008-101882). Der er ikke merudgifter ved aftalen i 2008. Den videre proces Økonomiudvalget har besluttet (2008-101882), at konsekvenserne af en ny licensaftale vurderes endeligt, når der foreligger en afklaring af konsekvenserne af det igangværende driftsudbud (BR12/08), som blandt andet omfatter driftsafvikling af KMD-programmer. Dette ventes at ske i foråret 2009. Socialforvaltningen og Sundhedsforvaltningen er i færd med at afklare de nærmere vilkår for, hvordan de 2 forvaltninger skal implementere 4 nye systemer (4S), således de kan ibrugtages senest medio 2009. Det er forudsat, at de 2 forvaltninger har indgået aftale med KMD herom senest 31. december 2008 (2008-101882). Kommunens forvaltninger er bekendt med vedlagte licensaftale, som Koncernservice har forhandlet med KMD på vegne af forvaltningerne. Claus Juhl Jan Gundersen bilag 1. KMD- Rammeaftale 17. november 2008 1A Masterskabelon licenssalg (Tilgængeligt på nettet) 1B KMD-Rammeaftale 17. november 2008 (Tilgængeligt på nettet) 1C KMD-Rammeaftale 17. november 2008 (Tilgængeligt på nettet) 2. Aftaleskabelon Individuel udvikling (Tilgængeligt på nettet) 3. Generelle forretningsbetingelser med ændringer af 2002 og 2003 (Tilgængeligt på nettet) 4. KMD-Rammeaftale Liste over programmel 17. november 2008 (Tilgængeligt på nettet) 5. priser (Tilgængeligt på nettet) 6. Opgaver i forbindelse med servicebureau kontra licens (Tilgængeligt på nettet) 6. Opgaver i forbindelse med servicebureau kontra licens v7 (1) (Tilgængeligt på nettet) 6. Opgaver i forbindelse med servicebureau kontra licens v7 (2) (Tilgængeligt på nettet) 7. Tilbud fra KMD om ny licensaftale (Fortrolig)