Undersøgelse af forventet merforbrug i 2003 i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og mulighederne for bedre styring og prognoser (Økonomiudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 9. december 2003

 

 

J.nr. ØU 410/2003

 

13. Undersøgelse af forventet merforbrug i 2003 i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og mulighederne for bedre styring og prognoser (Økonomiudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Det indstilles: 

·        At vedlagte undersøgelse af økonomistyringen m.v. i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen tages til efterretning,

·        At de foreslåede initiativer til forbedring af økonomistyringen på de undersøgte områder sættes i værk og

At der følges op på implementeringen af initiativerne og rapporteres herom til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget i regnskabsprognoserne i 2004 med henblik på løbende at vurdere om initiativerne har den ønskede effekt, , jf. nedenfor og bilag 1.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning i mødet den 10. december 2003

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. december 2003

Udsat til sagen har været behandlet i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

 

 

Behandling: Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

 

 

RESUME

Ved regnskabsprognosen for 2003 pr. juli 2003 indrapporterede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget et forventet merforbrug på 127,7 mill. kr. Merforbruget vedrører primært forældrebetalingen på daginstitutionsområdet, anbringelsesområdet, køb og salg af handicappladser i andre amter samt børnehandicapområdet.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget besluttede  som følge heraf at gennemføre en undersøgelse af økonomistyringen på de områder, hvor ubalancen i budgettet var opstået. Undersøgelsen er gennemført af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen med assistance fra Revisionsdirektoratet. Undersøgelsen viser, at merforbruget  er opstået på områder, hvor serviceniveauet er regelbestemt (forældrebetaling) eller  hvor der har været et behovspres (anbringelses- og handicapområdet). Udgiftsudviklingen i Københavns Kommune har dog ikke på anbringelsesområdet været større end i sammenlignelige amter og kommuner.

Den udarbejdede regnskabsprognose for 2003 i april var ikke tilstrækkelig præcis, og en del af det forventede merforbrug på 127,7 mill. kr. fremgik først af regnskabsprognosen for juli 2003. Formålet med den foreliggende undersøgelse har været, at komme med forslag til hvorledes en forbedret økonomistyring kan afværge ,at budgetoverskridelser sker og/eller kan forudses i tide. Økonomistyring i sig selv er ikke i stand til at forhindre et eksternt behovspres, men økonomistyringen bør sikre, at forventninger om manglende budgetoverholdelse bliver opdaget så tidligt, at der er mulighed for at lade områderne indgå i en samlet prioritering.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i de seneste år arbejdet på at udvikle og forbedre økonomistyringen. Det er bl.a. sket gennem:

·        Decentralisering og selvforvaltning

·        Udvikling af kvalitetsmål på alle områder

·        Beskrivelse af kvalitets- og økonomistyringen, forretningsgange og ansvarsfordeling

·        Indførelse af en kontrolenhed

·        En tættere og tættere dialog og opfølgning, herunder udviklingen af ledelsesinformation

Dette har indebåret en betydelig kvalificering af økonomiarbejdet. Budgetarbejdet, budgetfordelingsmodeller, arbejdet med nøgletal og integrering af økonomiske hensyn i det faglige arbejde er nået et godt stykke vej.

Men undersøgelsen af områderne, hvor der forventes budgetoverskridelser viser, at der stadig er et potentiale for forbedringer. Dette gælder i særlig grad budgetmetoder/budgetmodeller, en forbedring af datadisciplin og opbygning af databaser på bl.a. køb/salg området. Desuden kan forretningsgange, procedurer og ansvarsfordelingen beskrives mere detaljeret og præcist.

Dermed kan økonomistyringen forbedres således, at forventede budgetoverskridelser (eller det modsatte) kan opdages i tide. Det er vanskeligere at pege på muligheder for at bremse væksten i udgifterne, hvor der er et eksternt behovspres. Dette forudsætter en strammere udgiftsstyring end det der allerede finder sted. Men nogle af forslagene til øget fokus på økonomistyringen og anvendelse af aktiviteter korreleret med enhedsomkostninger giver bedre værktøjer hertil. Endvidere arbejdes der til stadighed på at omprioritere midler inden for området samt at effektivisere udnyttelsen af ressourcerne. Forslagenes mulighed for at bremse udgiftsudviklingen forudsætter politisk opbakning, idet der er et eksternt behovspres for det modsatte. 

Der foreslås således gennemført en række initiativer, der har til hensigt at forbedre økonomistyringen og regnskabsprognoserne. Forslagene fremgår i deres helhed af bilag 1. Forslagene vedrører  bl.a.:

·        overgang fra marginalbudgettering til budgettering v.h.a. aktivitetstal og enhedspriser, hvor det er relevant,

·        forbedring af datakvaliteten bl.a. på området vedr. køb/salg af handicappladser i andre amter,

·        styrkelse af overblikket over det enkelte lokalcenters samlede økonomi på anbringelses- og børnehandicapområderne hos centrets medarbejdere,

·        omorganisering af budget- og opfølgningsarbejdet på en række områder, herunder overvejelser om en reorganisiering af køb/salg området i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

·        gennemførelse af en række økonomistyringstiltag, der bl.a. har til formål at støtte de lokalcentre, der har de største økonomiske og styringsmæssige problemer, at undervise de involverede medarbejdere og sikre de nødvendige værktøjer i økonomistyringen.

·        på anbringelses- og børnehandicapområdet foreslås rammefleksibilitet mellem anvendelsen af budget til støttepædagoger, døgnpleje, forebyggelse og døgninstitutioner (køb). Dermed undgås at man ikke er opmærksom på, at besparelser på en konto kan indebære merudgifter på en anden.

·        i forlængelse af punktet ovenfor foreslås indført en økonomistyringsmodel, hvor der fokuseres på enhedsomkostninger frem for foranstaltningstyper på anbringelses- og børnehandicapområdet. Lokalcentrenes bevillingskompetence til køb af opholdssteder, familiepleje og forebyggelse over et vist beløb underlægges en central godkendelsesprocedure.

·        på  døgninstitutionsområdet foreslås indført en bestiller-udførermodel, således at området styres efter et taxameter princip.

Der vil løbende blive fulgt op på forslagenes gennemførelse med henblik på at vurdere, om forslagene har den ønskede effekt. Der vil ske en afrapportering til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget i forbindelse med regnskabsprognoserne i 2004, jf. nedenfor og bilag 1.