Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. december 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 406/2003

 

 

2.                   Digital formidling af dagsordener og beslutningsprotokoller til møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen samt referater fra møderne i Borgerrepræsentationen fra 1. januar 2004

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler

at dagsordener (med indstillinger og bilag) og beslutningsprotokoller til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget ikke udsendes i papirudgave fra 1. januar 2004,

 

at borgerrepræsentanter, ansatte og abonnenter med virkning fra 1. januar 2004 kan få en e-mail med besked om, at mødematerialet er publiceret på nettet,  

 

at medlemmerne af Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget fortsat kan vælge at få tilsendt mødematerialet i en papirudgave; det trykte dagsordenmateriale til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget leveres i givet fald i almindelig fotokopi (A-4 format),

 

at de skrevne referater fra Borgerrepræsentationens møder bliver erstattet af "video-streaming", der offentliggøres på intra- og internettet,

 

at borgerrepræsentanterne fortsat kan bestille skriftlige referater af forhandlinger i Borgerrepræsentationen

 

 

RESUME

I Økonomiudvalgets budget for 2004 er der indarbejdet en besparelse på ca. 2,5 mio kr. som følge af øget "digital formidling". Det indebærer, at dagsordener og beslutningsprotokoller til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget kun kan udsendes i papirudgave til medlemmerne af Borgerrepræsentationen.

 

Besparelsen skal ses i lyset af, at mødedagsordener med indstillinger og bilag samt beslutningsprotokoller fra møder i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget er tilgængelige for politikere, ansatte og borgere på intra- og internettet. 

 

I forslaget til den fremtidige digitale løsning lægges der op til, at Borgerrepræsentanter, ansatte og abonnenter fremover kan bestille en e-mail med besked om, at mødematerialet er publiceret på intra- og internettet, hvorefter man selv henter materialet på nettet.

 

Økonomiforvaltningen foreslår endvidere, at de skrevne referater af forhandlingerne i Borgerrepræsentationen afløses af videooptagelser (video-streaming) fra møderne. Optagelserne vil pr. 1. januar 2004 være tilgængelige på intra- og internettet umiddelbart efter møder i Borgerrepræsentationen.

 

Det vil fortsat være muligt for borgerrepræsentanterne at bestille skriftlige referater af konkrete forhandlinger i Borgerrepræsentationen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I forbindelse med vedtagelsen af budgettet for 2004 blev Økonomiudvalget i lighed med de øvrige udvalg pålagt at realisere et omstillingsbidrag. En del af dette omstillingsbidrag, ca. 2,5 mio kr., vedrører besparelser som følge af øget digital formidling af mødemateriale til møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

For at kunne realisere omstillingsbidraget foreslår Økonomiforvaltningen en ny procedure for udsendelse af mødemateriale, hvor dagsordener med indstillinger og bilag til møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen samt beslutningsprotokoller fra 1. januar 2004 kun formidles digitalt til borgerrepræsentanter, ansatte og borgere. 

 

Siden ibrugtagningen af Møde- og Dagsordenssystemet i Københavns Kommune har dagsordener med indstillinger og beslutningsprotokoller vedrørende møderne i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg været tilgængelige på intra- og internettet. Forvaltningen har gennem længere tid arbejdet på også at gøre bilagsmaterialet til indstillingerne tilgængeligt på nettet. Det har medført, at der i dag (stort set) er elektronisk adgang til alt mødemateriale (med de begrænsninger der er vedrørende lukkede punkter på dagsordenen).

 

Udvidelsen af den digitale formidling er i øvrigt også en naturlig konsekvens af "e-dagsprojektet", som medfører, at al formidling eller brevveksling mellem offentlige myndigheder fra 1. september 2003 skal kunne ske elektronisk. Fra den dato er det eksempelvis blevet lettere at offentliggøre større ministerielle rapporter på nettet som bilag til indstillingerne.

 

Fremtidig model for digital formidling

Det indgår som et væsentligt element i en fremtidig løsning med øget digital formidling, at samtlige dagsordener med indstillinger og bilag til møderne i Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget samt beslutningsprotokollerne offentliggøres på KK-net og kommunens hjemmeside. Økonomiforvaltningen foreslår, at denne løsning stilles til rådighed for borgerrepræsentanter, ansatte og abonnenter, således at der pr. 1. januar 2004 ikke længere udsendes papirudgaver af mødematerialet.

De borgerrepræsentanter, som ønsker det, vil dog fortsat kunne få tilsendt mødematerialet i en trykt papirudgave. Denne løsning skal betragtes som et supplement til den mulighed, som borgerrepræsentanterne har for selv at udskrive mødemateriale fra deres PC-hjemmearbejdsplads. En papirudgave vil under alle omstændigheder være nødvendig i forbindelse med møderne i Økonomiudvalget, så længe der ikke er elektronisk adgang til materialet under møderne.

For møderne i Borgerrepræsentationen forholder det sig fremover lidt anderledes, idet en del af løsningen omfatter en ny stationær PC-arbejdsplads, som etableres på de enkelte borgerrepræsentanters pladser i mødesalen i forbindelse med ibrugtagningen af det nye afstemningssystem. Denne PC-arbejdsplads vil – i modsætning til det eksisterende afstemningssystem – kunne anvendes til søgning i både det aktuelle dagsordenmateriale og materiale fra tidligere møder, ligesom borgerrepræsentanterne vil kunne skrive Word-dokumenter, modtage og sende e-mails, eks. i forbindelse med ændringsforslag og formidling af disse til sekretæren under mødet.

 

Det vil som nævnt fortsat være muligt for borgerrepræsentanterne at få tilsendt en papirudgave af mødematerialet til møderne i Borgerrepræsentationen. Økonomiforvaltningen foreslår dog, at den nuværende trykte udgave erstattes af en papirudgave i A-4 format (i lighed med modellen for Økonomiudvalget).

 

"Mail-besked" om publicering på nettet

Økonomiforvaltningen foreslår endvidere, at borgerrepræsentanter, abonnenter og ansatte kan bestille en e-mail med besked om, at materialet er publiceret på nettet. Abonnenterne vil i øvrigt også kunne få elektronisk adgang til mødematerialet på bibliotekerne.

 

Videostreaming af Borgerrepræsentationens forhandlinger som erstatning for de skrevne referater

Et andet element i den digitale løsning er øget tilgængelighed til Borgerrepræsentationens forhandlinger i form af direkte tv-transmissioner og arkivering af videooptagelser (video-streaming) på internettet. Videooptagelserne vil pr. 1. januar 2004 være tilgængelige på intranettet (KK-net) og kommunens hjemmeside umiddelbart efter møderne. Herefter kan borgerrepræsentanter, ansatte og borgere gå ind på nettet og afspille optagelserne (dog ikke fra de lukkede punkter, hvor forhandlingerne fortsat kun er tilgængelige for den personkreds, der er godkendt hertil). Denne løsning indebærer, at der fremover ikke vil blive udarbejdet skriftlige referater af forhandlingerne i Borgerrepræsentationen. Det vil dog fortsat være muligt for borgerrepræsentanterne at bestille et skriftligt referat vedrørende enkelte dagsordenpunkter. Der gælder ikke noget lovkrav om skriftlige referater fra møderne i Borgerrepræsentationen.

 

Økonomi

I budgettet for 2004 er der indarbejdet en nettobesparelse på 2,5 mio. kr. som følge af øget digital formidling. Heri indgår såvel besparelser som følgeudgifter til opgraderingen af kommunens IT-infrastruktur.

Besparelsen som følge af ophør med obligatoriske skriftlige referater og indførelsen af videostreaming udgør netto ca. 300.000 kr. på Økonomiudvalgets budget.

Besparelsen ved ophør med udsendelse af trykte dagsordener og beslutningsprotokoller udgør netto ca. 2.200.000 kr. på Økonomiudvalgets budget.

 

Miljøvurdering

-

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

 

Bilag

-

 

 

Erik Jacobsen

 

                                                                          /Flemming Dubgaard Hansen