Undersøgelse af forventet merforbrug i 2003 i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og mulighederne for bedre styring og prognoser (Økonomiudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. december 2003

J.nr. ØU 410/2003

13. Undersøgelse af forventet merforbrug i 2003 i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og mulighederne for bedre styring og prognoser (Økonomiudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

INDSTILLING

Det indstilles:

· At vedlagte undersøgelse af økonomistyringen m.v. i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen tages til efterretning,

· At de foreslåede initiativer til forbedring af økonomistyringen på de undersøgte områder sættes i værk og

At der følges op på implementeringen af initiativerne og rapporteres herom til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget i regnskabsprognoserne i 2004 med henblik på løbende at vurdere om initiativerne har den ønskede effekt, , jf. nedenfor og bilag 1.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning i mødet den 10. december 2003

RESUME

Ved regnskabsprognosen for 2003 pr. juli 2003 indrapporterede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget et forventet merforbrug på 127,7 mill. kr. Merforbruget vedrører primært forældrebetalingen på daginstitutionsområdet, anbringelsesområdet, køb og salg af handicappladser i andre amter samt børnehandicapområdet.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget besluttede som følge heraf at gennemføre en undersøgelse af økonomistyringen på de områder, hvor ubalancen i budgettet var opstået. Undersøgelsen er gennemført af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen med assistance fra Revisionsdirektoratet. Undersøgelsen viser, at merforbruget er opstået på områder, hvor serviceniveauet er regelbestemt (forældrebetaling) eller hvor der har været et behovspres (anbringelses- og handicapområdet). Udgiftsudviklingen i Københavns Kommune har dog ikke på anbringelsesområdet været større end i sammenlignelige amter og kommuner.

Den udarbejdede regnskabsprognose for 2003 i april var ikke tilstrækkelig præcis, og en del af det forventede merforbrug på 127,7 mill. kr. fremgik først af regnskabsprognosen for juli 2003. Formålet med den foreliggende undersøgelse har været, at komme med forslag til hvorledes en forbedret økonomistyring kan afværge ,at budgetoverskridelser sker og/eller kan forudses i tide. Økonomistyring i sig selv er ikke i stand til at forhindre et eksternt behovspres, men økonomistyringen bør sikre, at forventninger om manglende budgetoverholdelse bliver opdaget så tidligt, at der er mulighed for at lade områderne indgå i en samlet prioritering.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i de seneste år arbejdet på at udvikle og forbedre økonomistyringen. Det er bl.a. sket gennem:

· Decentralisering og selvforvaltning

· Udvikling af kvalitetsmål på alle områder

· Beskrivelse af kvalitets- og økonomistyringen, forretningsgange og ansvarsfordeling

· Indførelse af en kontrolenhed

· En tættere og tættere dialog og opfølgning, herunder udviklingen af ledelsesinformation

Dette har indebåret en betydelig kvalificering af økonomiarbejdet. Budgetarbejdet, budgetfordelingsmodeller, arbejdet med nøgletal og integrering af økonomiske hensyn i det faglige arbejde er nået et godt stykke vej.

Men undersøgelsen af områderne, hvor der forventes budgetoverskridelser viser, at der stadig er et potentiale for forbedringer. Dette gælder i særlig grad budgetmetoder/budgetmodeller, en forbedring af datadisciplin og opbygning af databaser på bl.a. køb/salg området. Desuden kan forretningsgange, procedurer og ansvarsfordelingen beskrives mere detaljeret og præcist.

Dermed kan økonomistyringen forbedres således, at forventede budgetoverskridelser (eller det modsatte) kan opdages i tide. Det er vanskeligere at pege på muligheder for at bremse væksten i udgifterne, hvor der er et eksternt behovspres. Dette forudsætter en strammere udgiftsstyring end det der allerede finder sted. Men nogle af forslagene til øget fokus på økonomistyringen og anvendelse af aktiviteter korreleret med enhedsomkostninger giver bedre værktøjer hertil. Endvidere arbejdes der til stadighed på at omprioritere midler inden for området samt at effektivisere udnyttelsen af ressourcerne. Forslagenes mulighed for at bremse udgiftsudviklingen forudsætter politisk opbakning, idet der er et eksternt behovspres for det modsatte.

Der foreslås således gennemført en række initiativer, der har til hensigt at forbedre økonomistyringen og regnskabsprognoserne. Forslagene fremgår i deres helhed af bilag 1. Forslagene vedrører bl.a.:

· overgang fra marginalbudgettering til budgettering v.h.a. aktivitetstal og enhedspriser, hvor det er relevant,

· forbedring af datakvaliteten bl.a. på området vedr. køb/salg af handicappladser i andre amter,

· styrkelse af overblikket over det enkelte lokalcenters samlede økonomi på anbringelses- og børnehandicapområderne hos centrets medarbejdere,

· omorganisering af budget- og opfølgningsarbejdet på en række områder, herunder overvejelser om en reorganisiering af køb/salg området i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

· gennemførelse af en række økonomistyringstiltag, der bl.a. har til formål at støtte de lokalcentre, der har de største økonomiske og styringsmæssige problemer, at undervise de involverede medarbejdere og sikre de nødvendige værktøjer i økonomistyringen.

· på anbringelses- og børnehandicapområdet foreslås rammefleksibilitet mellem anvendelsen af budget til støttepædagoger, døgnpleje, forebyggelse og døgninstitutioner (køb). Dermed undgås at man ikke er opmærksom på, at besparelser på en konto kan indebære merudgifter på en anden.

· i forlængelse af punktet ovenfor foreslås indført en økonomistyringsmodel, hvor der fokuseres på enhedsomkostninger frem for foranstaltningstyper på anbringelses- og børnehandicapområdet. Lokalcentrenes bevillingskompetence til køb af opholdssteder, familiepleje og forebyggelse over et vist beløb underlægges en central godkendelsesprocedure.

· på døgninstitutionsområdet foreslås indført en bestiller-udførermodel, således at området styres efter et taxameter princip.

Der vil løbende blive fulgt op på forslagenes gennemførelse med henblik på at vurdere, om forslagene har den ønskede effekt. Der vil ske en afrapportering til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget i forbindelse med regnskabsprognoserne i 2004, jf. nedenfor og bilag 1.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Ved regnskabsprognosen pr. juli 2003 indberettede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget en ubalance i det forventede regnskab for 2003 på 127,7 mill. kr. (FAU 416/2003, ØU 270/2003).

Ubalancen er opstået på en række områder, hvoraf de væsentligste fremgår af tabel 1.

Tabel 1. Indberettede afvigelser til budget 2003. Mill. kr.

Merforbrug i forventet regnskab 2003, juli

127,7

Heraf:

Mindreindtægt fra forældrebetaling og søskenderabat

Døgnpleje og forebyggende foranstaltninger (anbringelsesområdet)

Handicapområdet – køb og salg

Flere børnesager, familiepleje og døgninstitutioner (børnehandicapomr.)

47,9

21,8

21,7

21,6

I forlængelse af budgetaftalen for 2004 vedtog Borgerrepræsentationen den 9. oktober 2003 (BR 466/2003), at give Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tillægsbevillinger på ovennævnte områder, jf. tabel 2. Tilførelsen af midler er videreført i budgettet for 2004 (BR 367/2003).

Tabel 2. Tillægsbevillinger 2003 som følge af budgetforlig 2004. Mill. kr.

Tillægsbevillinger 2003

Tillægsbev. '03

Pct. af korrigeret budget '03

Mindreindtægt fra forældrebetaling og søskenderabat

Døgnpleje og forebyg. foranstaltninger (anbringelsesområdet)

Handicapområdet – køb og salg¹⁾

Flere børnesager, familiepleje og døgninstitutioner²⁾

47,9

22,0

21,7

21,0

7,2 pct.³⁾

2,3 pct.

3,6 pct.

17,5 pct.

1)Det korrigerede budget på køb/salg området til voksne handicappede svarer til det korrigerede budget på fkt. 5.50 Botilbud til længerevarende ophold for udviklingshæmmede, fysisk handicappede mv.

2)Det korrigerede budget på børnehandicapområdet består af budgettet på funktionerne 5.20 Plejefamilier og opholdssteder for børn og unge, 5.21 Forebyggende foranstaltninger for børn og unge og 5.23 Døgninstitutioner for børn og unge.

3) Procenten er taget i forhold til brutto indtægtsbudgettet.

På baggrund af det forventede merforbrug i 2003 er der gennemført en undersøgelse af økonomistyringen på de områder, hvor ubalancen er opstået. Undersøgelsen er gennemført af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen. Revisionsdirektoratet har efter aftale ydet assistance specielt vedrørende kap. 3.3 "Undersøgelse af køb/salg praksis" og kap. 5 "Organiseringen af den centrale økonomifunktion". I undersøgelsen er foretaget en gennemgang af økonomistyringen, herunder værktøjer, processer, kompetencer og datagrundlag.

De to udvalg er blevet orienteret to gange, den 15. oktober og 11. november 2003, om de foreløbige resultater af arbejdet. Denne indstilling udgør den samlede afrapportering af arbejdet.

Nedenfor gennemgås hovedelementerne i rapporten, idet der er lagt vægt på de konkrete forslag til forbedring af økonomistyringen på de enkelte områder. Forslagene er opsummeret i vedlagte bilag 1. Gennemførelsen af forslagene vil løbende blive fulgt nøje med henblik på at vurdere, om de har den ønskede effekt. Der vil ske en løbende afrapportering heraf til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Økonomiudvalget i forbindelse med regnskabsprognoserne i 2004, jf. bilag 1.

1. Forældrebetaling

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har i forbindelse med regnskabsprognosen pr. juli 2003 indrapporteret en forventet ubalance på 47,9 mill. kr. vedrørende forældrebetalingen på daginstitutionsområdet.

Ubalancen skyldes dels usikkerhed i datagrundlaget, blandt andet i forbindelse med tilbageførslen af de tidligere forsøgsbydele. Dels en overvurdering af indtægtsgrundlaget hos forældrene, hvilket har betydet flere fripladser end forudsat i budgetlægningen.

Når det forventede merforbrug ikke fremgik af regnskabsprognosen i april 2003 skyldes det, at budgetopfølgningen fandt sted på et for overordnet niveau og på nettoopgørelser. Budgettet for forældrebetalingen beregnes på nuværende tidspunkt på baggrund af de forventede antal daginstitutionspladser og den fastsatte forældrebetaling pr. plads (bruttoforældrebetalingen). Fripladser og søskenderabat budgetteres med udgangspunkt i deres respektive andel af den samlede bruttoforældrebetaling. Denne budgetmodel indeholder en række uhensigtsmæssigheder.

Med henblik på at styrke budgetlægningen og økonomistyringen foreslås følgende gennemført:

· Der sker en opdeling af budgetteringen i eksisterende og nye helårspladser med henblik på at styrke gennemsigtigheden og mindske usikkerheden.

· Fripladser og søskenderabat beregnes med udgangspunkt i enhedsudgiften til hhv. fripladser og søskenderabat i de seneste kendte regnskabstal.

· Budgetteringen af udgifterne til nye pladser beregnes på samme måde.

· Den nye budgetteringsmodel skal gøre det nemmere at følge op på hhv. indtægter og udgifter særskilt.

· Der skal løbende hen over året følges op på de anvendte forudsætninger i budgetteringsmodellen for pladsantal og enhedspriser.

· Der skal udarbejdes skriftlige retningslinier til de medarbejdere, der udfører budgetterings- og opfølgningsarbejde, og sikres en bedre ledelsesmæssig kontrol.

2. Anbringelsesområdet

Ved juliprognosen forventede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget et merforbrug på 21,8 mill. kr. på området Børnefamilier med særlige behov (anbringelsesområdet) Det forventede merforbrug er primært på forebyggende foranstaltninger og døgnpleje.

Budgettet på bevillingsområdet Børnefamilier med særlige behov fastsættes på baggrund af foregående årsbudget med diverse korrektioner, f.eks. demografi, nye bevillinger/besparelser m.v., som det også er tilfældet for de andre udvalg. Tilskrivningen af demografimidlerne sker i forhold til antal børn og omfatter ikke forventet prisudvikling ud over almindelig P/L regulering, adfærdsændringer eller efterslæb. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har i de seneste år tilført området Børnefamilier med særlige behov ressourcer for at dække konstaterede merforbrug på området.

På baggrund af det økonomiske pres, der har været på området, er økonomistyringen blevet styrket de seneste år. Siden starten af 2002 har der været afholdt månedlige møder med de lokalcentre, der har et forventet merforbrug. Derudover afholdes der kvartalsvise møder med de resterende centre, hvilket sikrer, at mulige økonomiske problemer drøftes og afklares, inden de udvikler sig. På møderne er der fokus på udviklingen i økonomi og aktiviteter.

Når det forventede merforbrug ikke fremgik af regnskabsprognosen i april skyldes det dels problemer med konterings- og datadisciplin i udvalgte lokalcentre, hvilket har betydet, at der ikke har været overblik over det reelle forbrug på området, dels en reel stigning i antallet af meget dyre anbringelser i perioden fra april til juli.

I foråret 2002 gennemførte Revisionsdirektoratet en undersøgelse af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens styring af døgnanbringelsesområdet for børn og unge. I Økonomiudvalgets revisionsbetænkning for 2002 (BR 433/03) følges der op på undersøgelsen. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har efter Revisionsdirektoratets undersøgelse i 2002 udarbejdet en sektorplan for døgnanbringelsesområdet, hvor kvalitetsmål og resultatkrav fremgår. Forvaltningen har udviklet et ledelsesinformationssystem som styrker overblikket og giver mulighed for benchmarking. I maj 2003 udarbejdede Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen en redegørelse over området Børnefamilier med særlige behov, som resulterede i ansøgning om tillægsbevilling baseret på en vurdering af det eksisterende behov (ØU 200/2003). Endvidere har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen iværksat et projekt med henblik på en omlægning af døgninstitutionsområdet og øge fleksibiliteten mellem budgetrammerne på området. Tiltagene er i tråd med Revisionsdirektoratets anbefalinger.

Udo ver den allerede styrkede indsats på anbringelsesområdet viser undersøgelsen et behov for ændring af den nuværende budgetmodel og af den indbyggede incitamentsstruktur for de involverede i økonomistyringen, samt et bedre overblik over den økonomiske situation for medarbejderne i lokalcentrene. For at sikre en bedre økonomistyring, herunder en mere realistisk budgettering foreslås derfor følgende:

· Budgettet baseres på forventet udvikling i aktiviteter og enhedspriser i stedet for den nuværende marginalbudgettering.

· Der indføres fuld fleksibilitet mellem samtlige rammer på bevillingsområdet, så lokalcentrene i højere grad kan vælge tiltag ud fra faglige og økonomiske hensyn frem for hvilken ramme, der er ledige midler under.

· Der indføres en bestiller-udfører relation på døgninstitutionsområdet, så lokalcentrene køber pladser hos døgninstitutionerne, hvis indtægter vil komme til at afhænge af, hvor mange pladser lokalcenteret køber hos dem. Der bliver således tale om styring efter et taxameterprincip som medfører en bedre sammenhæng mellem udbud og efterspørgsel af døgninstitutionspladserne.

· I lokalcentrene fastlægges et forventet antal foranstaltninger fordelt på enhedsprisintervaller, hvilket vil vise om et lokalcenter har mange relativt dyre eller relativt billige tilbud. Det vil styrke muligheden for benchmarking mellem lokalcentrene, og for at en eventuel omprioritering vil kunne ske på et tidligere tidspunkt.

· Der iværksættes et centralt koordineret økonomistyringsprojekt, der skal støtte de lokalcentre, der har de største økonomiske og styringsmæssige problemer til en større ensartethed og systematik i økonomistyringen. Fælles værktøjer udvikles, og det skal sikres, at medarbejderne har et overordnet overblik over konsekvenserne af deres handlinger for den totale økonomiske situation i teamet i lokalcentret.

· Udvalgte konti på forebyggelsesområdet undersøges til bunds for at finde baggrunden for de markante udgiftsstigninger, hvilket skal danne grundlag for strategier til nedbringelse af forbruget.

· Der oprettes en koordinerende familieplejeenhed, der skal iværksætte rekrutterings- og fastholdelseskampagner for plejefamilier. Enheden giver mulighed for at gennemføre en gennemgang og ensretning af vilkårene for tildeling af tillægsydelser.

· Lokalcentrenes bevillingskompetence til køb af opholdssteder, familiepleje og forebyggelse over et vist beløb underlægges en central godkendelsesprocedure.

Der er desuden foretaget en gennemgang af, hvordan man ved inspiration fra andre kommuner (Frederiksberg og Århus) kan øge styrbarheden af udgifterne. Generelt har Københavns Kommune iværksat initiativer, som svarer til de initiativer Frederiksberg og Århus har iværksat. Gennemgangen viser desuden, at udgiftsudviklingen på området i København generelt har ligget under gennemsnittet for andre af landets kommuner.

3. Køb og salg af pladser i andre amter på handicapområdet

Juliprognosen udviste et merforbrug på 21,7 mill. kr. i det forventede regnskab på køb/salg området.

På handicapområdet har styringen af køb og salg af pladser i andre amter været præget af utilstrækkelige kontrol- og varslingssystemer. Herudover har området generelt vist sig at være vanskeligere at styre end antaget ved budgetteringen. Der har manglet tilstrækkeligt overblik over området - både hvad angår antal pladser, pladstyper, og udgifter til købte pladser. Budgetopfølgningen har således skulle foretages på baggrund af manuelle opgørelser hver gang.

Problemstillingen og forslag til opstramninger af økonomistyringen og ændret organisering er beskrevet i "Analyse af køb/salg på handicapområdet", der er godkendt af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget (FAU 406/2003).

I rapporten konstateres bl.a. problemer dels med datagrundlaget, med processerne omkring økonomistyringen og i organiseringen af arbejdet. På baggrund af rapportens anbefalinger på området foreslås bl.a.:

· Fremtidig budgettering af køb og slag af pladser skal baseres på antal og gennemsnitspriser.

· Der oprettes nye budgetrammer for de forskellige pladstyper, og hvor konteringen af udgifter til købte pladser og indtægter fra solgte pladser bliver mere gennemskuelige.

· Der etableres et bedre varslings- og kontrolsystem ved hjælp af en database, der giver overblik over området.

· Der sker en mere entydig placering af ansvaret for hhv. budgetansvar og regnskabsopfølning og for visitation og budgetoverholdelse.

· En reorganisering af køb/salg området i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overvejes.

· Der gennemføres en analyse af takstfastsættelsen.

Herudover har Revisionsdirektoratet undersøgt praksis på køb/salg området for handicappede. I forbindelse med en gennemgang af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens praksis i forbindelse med fastsættelse af salgstakster, konkluderer Revisionsdirektoratet, at der ikke er bemærkninger til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens beregning af salgstaksterne.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har i 2003 i Budget- og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner indarbejdet et nyt kapitel 9, der omhandler vejledning om omkostningskalkulationer. Revisionsdirektoratet anbefaler, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overvejer, at rejse spørgsmålet overfor Socialministeriet, om hvorvidt de nye regler fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet bør være gældende på det sociale område.

Revisionsdirektoratet har til brug for analysen bedt fem amter om oplysninger vedrørende amternes takstberegningsgrundlag. Der er kun modtaget materiale fra to amter, hvoraf kun det ene har sendt materiale, der delvist kunne benyttes til en bedømmelse af takstberegningsgrundlaget.

Gennemgangen af materialet viste, at amtet i sin beregning af takstberegningsgrundlaget for tilbuddene har fulgt KL og Amtsrådsforeningens vejledende takstbetalingsaftale. Dog er det ikke muligt på det foreliggende grundlag at se hvilke delelementer, der er indeholdt i bruttodriftsudgifterne. I forhold til amtets forventede og faktiske belægningsprocent, har amtet anført i en følgeskrivelse at der er en vis usikkerhed omkring den forventede og faktiske belægningsprocent i 2002.

Revisionsdirektorat finder, at det amtskommunerne imellem fastlægges, hvordan de faktiske udgifter, der danner grundlag for takstberegningsgrundlaget, skal opgøres.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har mulighed for at indgå aftalesager med andre amter, og derved bliver Københavns Kommune handlekommune i stedet for at være betalingskommune. Gennem aftalesager har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen således mulighed for at få indflydelse på indholdet af det købte tilbud. Dog vil indgåelse af aftalesager uværgeligt også medføre højere administrationsudgifter for Københavns Kommune, såfremt kommunen hjemtager flere/alle beslutninger vedrørende klienten.

Endvidere konkluderer Revisionsdirektoratet, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har mulighed for at indgå aftaler med andre amter om, hvordan de faktiske udgifter skal opgøres og placeres. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil i sådanne aftaler kunne lade indgå retningslinier for, hvordan der skal orienteres om takstændringer eller ved ændringer i det konkrete tilbud. Det vil give mulighed for, at forvaltningen kan henholde sig til et aftaleretligt grundlag i dialogen med de amter, hvor der købes pladser.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan, hvis kommunen ikke er tilfreds med den konkrete ydelse til den pågældende pris, nægte at betale regningen og indbringe sagen for Det Sociale Nævn. Det forudsætter dog, at der fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens side er sørget for klarhed i relation til ydelsens indhold og prisens beregning, som grundlag for købet af pladsen. Det er dog vigtigt også at fastholde dialog og samarbejde i forhold til de sager, hvor der er tale om mellemkommunale refusionsforhold.

Det har ikke været muligt for Revisionsdirektoratet at afdække årsagerne til stigningerne i andre amters takster, som følge af det indsendte materiales omfang og beskaffenhed. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil dog fortsat rykke de amter, der ikke har indsendt materiale vedrørende amtets takstberegningsgrundlag, og vil følge op med henblik på at klarlægge årsagerne til takststigningerne.

4. Børnehandicapområdet

Børnehandicapområdet udviste et forventet merforbrug på 21,6 mill. kr. i juliprognosen fordelt med 7 mill. kr. på døgnpleje, 5,6 mill. kr. til døgninstitutioner og 9 mill. kr. til forebyggende foranstaltninger. Det forventede merforbrug skyldes hovedsageligt en stigning i antallet af nye sager med handicappede børn som følge af overførsel af sager fra lokalcentrene som følge af det udvidede handicapbegreb og tidligere diagnosticering.

Budgettet på området fastlægges med udgangspunkt i foregående års budget korrigeret for demografi, nye bevillinger, besparelser m.v. Den overordnede ramme fordeles til forvaltningens lokalcentre og centrale kontorer.

Indtil 2002 har børnehandicapområdet været delvist placeret på området Børnefamilier med særlig behov og på området for Servicetilbud til børnefamilier. For at styrke økonomistyringen er alle aktiviteter og budgetposter vedrørende handicappede børn blevet overflyttet til handicapområdet med virkning fra 2003.

Budgetopfølgningen sker kvartalsvist, og der afholdes i den forbindelse møder med de fire handicapcentre. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens ledelsesinformationssystem er på børnehandicapområdet under udarbejdelse. Når ledelsesinformationssystemet er implementeret for børnehandicapområdet, ventes det at styrke overblikket over økonomi- og aktivitetstal, samt forbedre datakvaliteten.

Når det forventede merforbrug ikke fremgik af regnskabsprognosen for april skyldes det dels samlingen af området under bevillingsområdet for handicappede, hvilket har betydet usikkerhed angående kontering samt uklarheder i opdeling og overflytning af sager fra lokalcentre til handicapcentre. Dels at skønnet i april blev baseret på forbrugsfremskrivninger på baggrund af forbrugstal fra januar og februar 2003, som ikke udviste merforbrug.

Som det fremgår, er der konstateret problemer med datagrundlag og kompetencer på området, og i organiseringen af arbejdet. For at forbedre økonomistyringen på området foreslås derfor iværksat en række tiltag, herunder:

· En samling af budgetansvaret for alle tilbud i handicapcentrene.

· Forbedring af datakvalitet og datavaliditet bl.a. gennem undervisning og central opfølgning på registreringsfejl.

Da udviklingen på børnehandicapområdet ligner udfordringerne på anbringelsesområdet, jf. afsnit 2 ovenfor, foreslås følgende initiativer for anbringelsesområdet også at omfatte børnehandicapområdet:

· Der iværksættes et centralt koordineret økonomistyringsprojekt, der skal støtte de lokalcentre, der har de største økonomiske og styringsmæssige problemer til en større ensartethed og systematik i økonomistyringen. Fælles værktøjer udvikles, og det skal sikres, at medarbejderne i lokalcentrene har overblik over konsekvenserne af deres handlinger for den totale økonomiske situation i teamet i lokalcentret.

· Udvalgte konti på forebyggelsesområdet undersøges til bunds for at finde baggrunden for de markante udgiftsstigninger, hvilket skal danne grundlag for strategier til nedbringelse af forbruget.

· Der oprettes en koordinerende familieplejeenhed, der skal iværksætte rekrutterings- og fastholdelseskampagner for plejefamilier og sikre en ensretning af vilkårene for tildeling af tillægsydelser.

· Lokalcentrenes bevillingskompetence til køb af opholdssteder, familiepleje og forebyggelse over et vist beløb underlægges en central godkendelsesprocedure.

· Der indføres en bestiller-udfører relation på døgninstitutionsområdet så handicapcentrene køber pladser hos døgninstitutionerne, hvis indtægter vil komme til at afhænge af, hvor mange pladser handicapcenteret køber hos dem. Der bliver således tale om styring efter et taxameterprincip som medfører en bedre sammenhæng mellem udbud og efterspørgsel af døgninstitutionspladserne.

5. Organiseringen af den centrale økonomifunktion

Revisionsdirektoratet har foretaget en vurdering af den nuværende organisering af den centrale økonomistyring i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Revisionsdirektoratet har valgt at strukturere analysen af organiseringen ud fra de fem faser i økonomistyringscyklussen, dvs. målfastsættelse, budgettering, styring af årets løb, regnskabsaflæggelse og evaluering.

Analysen af organiseringen omhandler ikke det politiske niveau, men alene centralforvaltningen. Undersøgelsen er baseret på fremlagte skriftlige materialer. Der er således ikke foretaget uddybende systematiske interviews.

Centralforvaltningen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen består af 12 kontorer. Overordnet set kan de 12 kontorer opdeles i 3 kategorier: Økonomikontorer, brugerrettede kontorer (fagkontorer) og administrative kontorer.

Revisionsdirektoratet har anbefalinger til dels organiseringen af økonomifunktionen dels indholdet af økonomistyringen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Anbefalingerne bygger på det hovedsynspunkt, at det er direk tionens overordnede ansvar at sikre registreringssystemer og informationssystemer, som kan levere korrekte og fyldestgørende oplysninger (ledelsesinformation) til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget inden for udvalgets tildelte bevillinger (p.t. 7 driftsbevillinger).

I forhold til organiseringen af økonomifunktionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler Revisionsdirektoratet følgende:

· Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens "Håndbog for økonomi" kan med fordel udbygges med en præcisering af direktionens rolle, samt en procesbeskrivelse i diagramform med henblik på at styrke overblikket over, hvem der udfører hvilke opgaver og hvornår.

· Oprettelse af en controllerfunktion, der skal være ansvarlig for operationel controlling (understøtte det administrative system) og strategisk controlling (undersøge den ydre effektivitet, kvalitet og brugernes tilfredshed).

· Turnusgennemgang af udvalgte områder (f.eks. køb/salg, evalueringsprocesser og prognosearbejdet) med hensyn til alle fem faser i økonomistyringen.

· Styrkelse af samarbejdet og informationsudvekslingen mellem budget- og regnskabsmedarbejder. Revisionsdirektoratet overvejer tre modeller:

- En sammenlægning af de tre økonomikontorer til ét kontor. Ulempen er, at størrelsen af de tre kontorer betyder, at der ville være over 100 medarbejdere, hvilket ikke er hensigtsmæssigt set udfra et personalepolitisk synspunkt.

- En mere begrænset sammenlægning, hvor det væsentligste er etableringen af team med budget og regnskabsmedarbejdere tilpasset Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens syv driftsbevillinger.

- Oprettelse af flere tværgående teams med både regnskabs- og budgetmedarbejdere inden for de syv driftsbevillinger.

· En revurdering af budgetansvaret. Revisionsdirektoratet mener, at tilrettelæggelsen bør hvile på to niveauer:

- Direktionen har det overordnede budgetansvar

- Direktionen har delegeret det interne budgetansvar til de enheder, der foretager de drifts- og anlægsmæssige dispositioner, dvs. har fået tillagt anvisningsretten inden for de enkelte bevillinger.

Revisionsdirektoratets anbefalinger til indholdet i økonomistyringen er som følger:

· Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens "Håndbog for økonomi" kan med fordel udbygges med en præcis definition af :

- den centrale økonomistyringscyklus, herunder en mere præcis ansvars- og opgavefordeling.

- hvad det betyder, at centerchef erne har ansvar for at iværksætte og sikre den nødvendige økonomistyring i det enkelte lokalcenter

· Revisionsdirektoratet mener, at budgettet i højere grad bør bygge på aktivitetsoplysninger og behovsvurderinger, og tilslutter sig Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens forslag om, at budgettet fremover udarbejdes som en aktivitetsopgørelse korrigeret for til- og afgange.

· Det skal sikres, at de decentrale budgetenheder kun afgiver relevant og væsentlig information til 1. kt. i forbindelse med budgetopfølgninger mv. Det kan ske ved at opstille klare retningslinier for, hvor store afvigelser der kan accepteres, og hvornår der skal udarbejdes forklaringer på afvigelserne.

6. Opfølgning og afrapportering

Som det fremgår foreslås iværksat en række initiativer til forbedring af økonomistyringen, herunder arbejdsgange og processer, datagrundlag og kompetencer. Den samlede liste over forslag findes som nævnt i bilag 1. Heraf ses desuden, at der vil blive fulgt op på forslagenes gennemførelse for løbende at vurdere, om forslagene har den ønskede effekt. I forbindelse med regnskabsprognoserne i 2004 vil der således blive rapporteret om resultaterne af arbejdet, jf. tabel 3 nedenfor. Den første afrapportering vil ske i forbindelse med regnskabsprognosen for april 2004.

ØKONOMI

Der er ingen direkte økonomiske konsekvenser af nærværende indstilling.

De beskrevne tiltag forventes at medvirke til en mere præcis budgettering og budgetopfølgning.

De ovenfor beskrevne tiltag for at forbedre økonomistyringen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil nødvendiggøre en intern ressourcemæssig styrkelse af økonomistyringsfunktionerne, som vil ske ved en reduktion af det øvrige administrative lønbudget.

MILJØVURDERING

Der er ingen miljømæssige konsekvenser af indstillingen.

ANDRE KONSEKVENSER

Der ingen andre konsekvenser.

HØRING

BILAG

· Bilag 1. Oversigt december 2003: Forslag, gennemførelse og opfølgning.

· Bilag 2. Rapport af 2. december 2003: 'Forventet merforbrug i 2003 i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og muligheder for bedre styring og prognoser'.

Til rapporten hører et omfattende bilagsmateriale, der til Økonomiudvalgets møde den 9. december 2003 og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget den 10. december 2003 vil være at finde på aflæggerbordet.

Grethe Munk / Erik Jacobsen

Til top