Etablering af intern revision i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 9. oktober 2007

 

 

J.nr. ØU 359/2007

 

2. Etablering af intern revision i Københavns Kommune

Økonomiudvalget skal tage stilling til, om udbudsmaterialet vedr. udbud af revisionsopgaven i Københavns Kommune skal ske med forudsætning om, at der etableres en intern revision i Københavns Kommune. 

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender, 1.                  at udbudsmaterialet vedr. udbud af den lovpligtige revision i Københavns Kommune udarbejdes med forudsætning om, at der etableres en intern revision i kommunen,   2.                  at den interne revision forudsættes placeret under Borgerrepræsentationen, jfr. model 1 i bilag 1.   Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. oktober 2007: Indstillingen blev godkendt.   Carl Christian Ebbesen (O) og Martin Geertsen (V) tog forbehold for finansieringen.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede på mødet den 8. februar 2007, at Københavns Kommune skulle rette henvendelse til Indenrigs- og Sundhedsministeren om ændring af den kommunale styrelseslov, således at der skabes hjemmel til, at Københavns Kommune med virkning fra 1. januar 2009 i lighed med andre kommuner kan vælge sin revision efter afholdt udbud (BR 81/07). Folketinget har efterfølgende den 29. maj 2007 vedtaget ændring af lov om kommunernes styrelse, som bl.a. indebærer ophævelse af den særlige revisionsordning i Københavns Kommune (L168). Økonomiforvaltningen er på baggrund af denne ændring af styrelsesloven i gang med at forberede udbud af revisionsopgaven i Københavns Kommune med virkning fra 1. januar 2009 og ønsker i den forbindelse Økonomiudvalgets stillingtagen til, om udbudsmaterialet vedr. udbud af revisionsopgaven i Københavns Kommune skal ske med forudsætning om, at der etableres en intern revision i Københavns Kommune.

 

Løsning

Behovet for styrket økonomisk kontrol i Københavns Kommune udspringer af, at der inden for de senere år har været en række eksempler på, at økonomistyringen i kommunen har været mangelfuld.  Revisionsdirektoratet har således tidligere vurderet, at der er bl.a. er behov for at modernisere kommunens tilrettelæggelse af intern kontrol samt undersøge initiativer, der kan styrke Økonomiudvalgets varetagelse af udvalgets overordnede løbende tilsyn samt opfølgende og koordinerende funktion, jf. §18 i Lov om kommunernes styrelse. Økonomiforvaltningen vurderer, at etableringen af en intern revision i forbindelse med udbud af revisionsopgaven kan bidrage positivt til at løse dette behov.

 

Der er ikke i lovgivningen krav om, at kommunerne skal have en intern revision. Derfor er der heller ikke nærmere regler om, hvordan en kommunal intern revision skal opbygges og organiseres, og hvilke opgaver den kan tildeles.

 

Økonomiforvaltningen har i forbindelse med forberedelse af udbuddet af revisionsopgaven nedsat en styregruppe med deltagelse af Revisionsdirektoratet. Denne har i et notat beskrevet 3 forskellige modeller for etablering af en intern revision. I to af modellerne etableres den interne revision som en uafhængig enhed under henholdsvis Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget, mens den interne revision i den tredje model placeres decentralt under hvert udvalg, hvorved den funktionsmæssigt vil ligne en controllerenhed. De tre modeller er nærmere beskrevet i bilag 1.

 

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at etablere en intern revision placeret under det enkelte udvalg (model 3), da denne ikke vil have et tilstrækkeligt kompetencemiljø til at sikre faglig bæredygtighed.

 

I forhold til de to modeller, hvor den interne revision etableres som en uafhængig enhed under henholdsvis Borgerrepræsentationen (model 1) og Økonomiudvalget (model 2) bemærker Økonomiforvaltningen, at den lovpligtige revision efter udbuddet fortsat vil være placeret under Borgerrepræsentationen, idet den eksterne revisor refererer til Borgerrepræsentationen via Revisionsudvalget.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at den interne revision placeres direkte under Borgerrepræsentationen. For at sikre organisatorisk adskillelse mellem den eksterne og interne revision oprettes et nyt udvalg for intern revision.

 

Det skal bemærkes, at en placering af den interne revision under Borgerrepræsentationen (model 1) er betinget af, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet meddeler dispensation hertil, jfr. KSL § 65 c, hvilket betyder, at modellen kun kan vedtages for en valgperiode ad gangen, og at der for hver valgperiode skal indhentes dispensation fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

 

S tørrelsen af en intern revision vil afhænge af, hvilke opgaver denne skal løse, herunder hvordan den interne revision skal bistå den eksterne revision. Den eksterne revisor har ansvaret for udførelse af den lovpligtige revision, dvs. finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Revisionsopgaven omfatter også opgørelser, beretninger, delregnskaber mv., som i henhold til lovgivningen skal forsynes med særskilt revisionspåtegning. Den eksterne revision kan også omfatte supplerende revision i form af rådgivning samt igangsættelse og gennemførelse af større undersøgelser.

 

Den interne revisions opgaver er typisk bredere end de forhold, som den eksterne revision efter lovgivningen skal kontrollere og sikre. Den interne revision skal således styrke den samlede interne kontrol, herunder bistå den øverste ledelse i forhold til den overordnede økonomistyring og ledelsesinformation, samt at yde supplerende revision, rådgivning og assistance til kommunens enheder. Den interne revision vil samtidig understøtte den eksterne revisor i dennes arbejde.

 

Økonomiforvaltningen har undersøgt erfaringer fra nogle statslige institutioner og andre kommuner, der har etableret en intern revision. Det fremgår, at der er betydelige forskelle i såvel opgaver som i virksomhedernes beløbsmæssige omsætning set i forhold til antallet af medarbejdere i dennes interne revision. Økonomiforvaltningen foreslår på den baggrund, at etableringen af en intern revision sker ud fra en forudsætning om, at der er en bruttoomsætning på ca. 3 mia. kr. pr. medarbejder. Dermed vil opgaverne for en intern revision i Københavns Kommune kunne varetages af medarbejdere svarende til 12 årsværk inklusiv en revisionschef, jf. bilag 2.

 

Til at løfte ovenstående opgaver har den interne revision brug for dels medarbejdere der har kendskab til kommunal revision, og dels medarbejdere der har andre relevante erfaringer og kompetencer.

 

Den kommende revisionschef for den interne revision rekrutteres ved stillingsopslag, og vedkommende vil være ansvarlig for besættelse af de øvrige 11 stillinger i den interne revision. Medarbejderne i den interne revision forventes dels at blive rekrutteret ved overflytning af allerede ansatte tjenestemænd fra Revisionsdirektoratet, og dels ved ekstern stillingsopslag.

 

Det er endnu uafklaret, hvor mange tjenestemandsansatte medarbejdere i Revisionsdirektoratet som kommer til at gøre tjeneste hos den eksterne revisor. Overenskomstansatte medarbejdere vil være omfattet af Lov om virksomhedsoverdragelse og vil i overensstemmelse hermed overgå til den eksterne revisor. For tjenestemændene vil der være tre muligheder for fremtidig ansættelse; ansættelse hos ekstern revisor, ansættelse i intern revision eller ansættelse i en fagforvaltning.

 

Fordelingen af medarbejdere på de tre ansættelsesmuligheder skal ske under hensyntagen til ovenstående forudsætninger vedrørende bemanding og dimensionering af en intern revision, tjenestemændenes ønsker om fremtidig ansættelse samt den eksterne revisions behov for kompetencer og ressourcer. Den endelige fordeling af de enkelte medarbejdere på de respektive ansættelsesmuligheder og vilkårene herfor, vil blive fastlagt i et samarbejde mellem Økonomiforvaltningen, de faglige organisationer, Revisionsdirektoratet og kommunens øvrige forvaltninger.

 

For tjenestemænd som skal gøre tjeneste i forvaltningerne, vil lønudgifterne til disse skulle afholdes inden for udvalgenes budgetrammer. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne udarbejde en model for fordeling af medarbejdere mellem forvaltningerne.

 

Håndteringen af Revisionsdirektoratets medarbejdere i forbindelse med udbud af revisionsopgaven er nærmere beskrevet i bilag 3.

Økonomi

Denne indstilling har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Målsætningen er, at de fremtidige udgifter til ekstern revisor som følge af udbud af revisionsopgaven samt udgifterne til etablering og drift af en intern revision i Københavns Kommune skal være mindre eller lig udgifterne i dag til Revisionsdirektoratet, men de samlede udgifter vil af sagens natur afhænge af de indkomne tilbud på udførelse af revisionsopgaven for Københavns Kommune.

 

Videre proces

Økonomiforvaltningen fremlægger i november en indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om gennemførelse af udbud af revisionsopgaven, herunder godkendelse af udbudsmaterialet.

 

Bilag

1.      Notat om etablering af intern revision i Københavns Kommune.

2.      Notat om dimensionering af en intern revision.

3.      Notat om mulighederne for medarbejderne i RD ved udbud af revisionsopgaven.

 

 

         Claus Juhl                                                                                  /Bjarne Winge