Bydelenes regnskaber for 2001

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. oktober 2001

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tager de i indstillingen foreslåede tidsfrister og retningslinier for udarbejdelsen af bydelsregnskaberne for 2001 til efterretning.

Som følge af bydelsforsøgets ophør pr. 31. december 2001 er der behov for en række ændringer i forhold til regnskab 2001.

Nærværende indstilling beskriver model, retningslinier, tidsfrister m.v. for afslutning af bydelenes 2001-regnskaber.

Borgerrepræsentationen besluttede den 16. november 2000, at bydelsforsøget afsluttes pr. 31. december 2001 (BR 469/2000).

Bydelsrådene skal i lighed med udvalgene i BR-kommunen aflægge regnskab for de bevillinger, de er tildelt af Borgerrepræsentationen.

I henhold til bydelsregulativernes § 26 aflægges bydelsregnskabet af bydelens økonomiudvalg til bydelsrådet. Bydelsrådets årsregnskab indsendes til Borgerrepræsentationen med henblik på at kunne indgå i det samlede regnskab for Københavns Kommune.

Endvidere afgiver revisionen i henhold til § 26 inden den 15. august beretning om revision af årsregnskabet til bydelsrådet. Bydelsrådet sender inden udgangen af september måned revisionsberetningen og de afgørelser, som bydelsrådet har truffet i forbindelse hermed til Borgerrepræsentationen.

Da bydelenenes medarbejdere er overført til forvaltningerne og bydelsrådene nedlagt pr. 1. januar 2002, har bydelene ikke mulighed for at udarbejde og formelt afgive bydelsregnskaber for 2001. Der skal derfor fastlægges en alternativ procedure for udarbejdelse af bydelsregnskaberne.

Økonomiforvaltningen nedsatte i foråret 2001 en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de fire forsøgsbydele samt fra de fagforvaltninger, der overtager opgaver fra forsøgsbydelene ved forsøgets ophør.

Arbejdsgruppen har bl.a. drøftet organisering og retningslinier for aflæggelse af bydelenes 2001-regnskaber, bydelsinstitutionernes overførselsadgang m.v.

På baggrund af arbejdsgruppens drøftelser foreslår Økonomiforvaltningen nedenstående model samt retningslinier og tidsfrister for regnskabsaflæggelsen m.v. for 2001.

Principperne i nærværende indstilling har endvidere været vendt med Revisionsdirektoratet.

Som følge af nedlæggelse af bydelsforsøget foreslår Økonomiforvaltningen ændringer i procedurerne for regnskabsaflæggelse bl.a. vedrørende det formelle ansvar, organiseringen, tidsfristerne samt bydelsinstitutionernes overførselsadgang.

Det formelle ansvar for at aflægge bydelsrådenes regnskaber for 2001 skal fastlægges, da bydelsrådene og bydelsadministrationerne ikke eksisterer efter 31. december 2001.

Økonomiforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget overtager det formelle ansvar for at afslutte og fremlægge bydelenes samlede regnskab for 2001 i forhold til Borgerrepræsentation, revision og Indenrigsministeriet.

Det foreslås herunder, at Revisionsdirektoratets protokollater/beretninger vedrørende bydelenes regnskaber for 2001 afgives til og besvares af Økonomiudvalget.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det forhold, at BR-kommunen får til ansvar at sikre afslutningen af regnskab 2001 for bydelene, ikke fritager bydelsrådsmedlemmerne for deres ansvar for bydelens virksomhed - herunder for regnskabet for 2001 – i styrelsesmæssig forstand.

De nuværende centrale bydelsadministrationer har et grundigt kendskab til bydelenes økonomi og aktiviteter i 2001. Desuden har bydelsadministrationerne en værdifuld kontaktflade til bydelenes budgetansvarlige enheder (skoler, daginstitutioner, socialcentre m.v.). Herudover er i hver bydel udarbejdet regler og procedurer for afslutning af regnskabet, som både bydelsadministrationerne og de budgetansvarlige enheder er fortrolige med.

Arbejdet med afslutning af bydelenes 2001-regnskaber vil derfor foregå efter følgende model:

Der udpeges i hver bydel 6-12 navngivne medarbejdere, som - uanset ansættelsessted pr. 1. januar 2002 - har som primær opgave at afslutte bydelens regnskab for 2001. Der vil typisk være tale om medarbejdere, som normalt varetager denne opgave.

Blandt de 6-12 medarbejdere udpeges fra hver bydel to koordinatorer, som har ansvaret for at koordinere arbejdet med afslutningen af bydelenes regnskaber for 2001.

I forhold til opgaven med at afslutte regnskab 2001 refererer bydelsmedarbejderne i perioden 1. januar 2002 til 1. april 2002 til Økonomiforvaltningen uanset ansættelsessted pr. 1. januar 2002.

Desuden nedsættes i perioden fra bydelsforsøgets ophør til regnskabsarbejdet er afsluttet en tværgående projektgruppe bestående af bydelskoordinatorerne og medarbejdere fra Økonomiforvaltningen med henblik på at sikre tværgående koordinering og erfaringsudveksling.

Der reserveres lokaler til de medarbejdere fra bydelene, som har til opgave at afslutte regnskabet for 2001. Af praktiske hensyn forventes de nuværende bydelsadministrationslokaler anvendt. Lokalerne reserveres for perioden 1. januar 2002 til 1. marts 2002.

Der foreslås en tidsplan for bydelenes regnskaber for 2001, som fremgår af regnskabscirkulæret i bilag 1.

Forslaget indebærer en fremrykning af fristerne med ca. 14 dage for forsøgsbydelenes regnskabsaflæggelse, herunder bl.a. at supplementsperioden for bydelene afsluttes den 18. januar 2002, og at de afsluttende posteringer skal være på plads senest den 31. januar 2002.

Dette har følgende konsekvenser for fagforvaltningernes arbejde med regnskab 2001:

• Interne regninger til forsøgsbydelene skal være fremsendt til bydelene senest den 15. januar 2002. Regninger fra bydelene til forvaltningerne og til de andre bydele skal ligeledes være fremsendt senest 15. januar 2002.
• Forvaltningernes bogføring på bydelenes konti vedr. forældrebetaling på daginstitutioner m.v. skal være afsluttet den 15. januar 2002.
• Regnskaber for de selvejende institutioner skal være indtastet i KØR senest den 28. januar 2002.

Bydelsadministrationerne forventer senest i december måned at udarbejde et foreløbigt regnskab 2001, som danner udgangspunkt for udarbejdelsen af de endelige regnskabsforklaringer.

Bydelsrådene har ved vedtagelsen af bydelenes årlige budgetter som hovedregel besluttet at opdele de budgetmidler, som bydelsrådet har fået tildelt som tilskud til opgaver til selvstændig varetagelse, i underliggende bevillinger, f.eks. til bydelenes enkelte udvalg. Dette bevillingsniveau er udgangspunktet for den regnskabsaflæggelse, der ifølge Københavns Kommunes bevillingsregler skal ske i forhold til det enkelte bydelsråd.

I forhold til Borgerrepræsentationen skal regnskabsaflæggelsen som minimum ske i forhold til det samlede bydelstilskud.

Økonomiforvaltningen foreslår, at bydelsregnskaberne udarbejdes og indgår i kommunens samlede regnskab efter BR-kommunens minimumskrav. For så vidt angår rapporteringen fra bydelsinstitutionerne m.v. er det vigtigt, at detaljeringsniveauet fortsætter som normalt i forhold til bydelenes løbende økonomistyring og regnskab 2001.

Regnskabsaflæggelsen for de delegerede bevillingerne følger normal praksis.

I Københavns Kommunes årsberetning 2001 vil Økonomiforvaltningen udarbejde et særligt afsnit om bydelsforsøget.

Flere af bydelsrådene har - i lighed med BR-kommunens udvalg - valgt at give institutioner, skoler m.v. overførselsadgang mellem budgetårene efter nærmere fastsatte retningslinier. Reglerne for overførsler er forskellige i de fire bydele, ligesom de ikke svarer til reglerne i BR-kommunen for skoler, plejehjem m.v.

Muligheden for at overføre midler mellem budgetår giver et incitament til en hensigtsmæssig økonomisk adfærd hos de disponerende enheder. Med henblik på at sikre forsøgsbydelenes institutioner, skoler mv. overførselsadgang på ensartede vilkår foreslås følgende model:

1. Alle bydelenes institutioner – daginstitutioner, plejehjem, skoler, biblioteker, medborgerhuse o.lign. – omfattes af den overførselsadgang, som er gældende for de tilsvarende institutioner i BR-kommunen.
2. For hver bydel udarbejdes lister over overførselsbeløb (mer- og mindreforbrug) for alle institutioner, der overføres til BR-kommunens fagudvalg.
3. For hvert udvalgsområde opgør Økonomiforvaltningen det samlede overførselsbeløb for regnskab 2001 fra de fire bydele, og beløbene korrigeres i rammerne for de relevante fagudvalg, der herefter administrerer og finansierer bydelsinstitutionernes overførsler til budget 2002.

BR-kommunens fagforvaltninger, der får tilført institutioner fra bydelene, orienterer efter samråd med bydelsadministrationerne institutionerne om regler og procedurer for overførsler mellem 2001 og 2002 medio oktober 2001.

Samtlige institutioner under bydelsrådene er entydigt henført til et fagudvalg, så der ikke vil forekomme delingsproblemer.

Overførsel af midler for institutionerne i bydelene vil ikke påføre de enkelte fagudvalg merudgifter i 2002.

Finansieringen af overførsel af et samlet mindreforbrug for bydelenes institutioner ventes at ske ved, at bydelene har et tilsvarende mindreforbrug på bydelstilskuddene.

Såfremt der ikke er fuld finansiering af mindreforbruget, vil bydelsrådenes samlede regnskabsresultat for 2001 blive korrigeret herfor, og beløbet skal tilbagebetales til kommunens kasse i de følgende år, jf. principperne for håndtering og afvikling af bydelsrådenes gæld (ØU 202/2001). I bilag 2 er der med udgangspunkt i bydelenes 2000-regnskaber vist et eksempel på konsekvenserne af modellen.

Borgerrepræsentationen forventes at tage stilling til overførsel af midler fra 2001 til budget 2002 i juni 2002.

-

-

-

Indstillingen er sendt til fagforvaltningerne og til høring i bydelene den 1. oktober 2001. Fristen for bydelenes høringssvar er den 8. oktober 2001.

Bilag 1. Regnskabscirkulære 2001 for forsøgsbydelene

Bilag 2. Notat om bydelsinstitutionernes overførselsadgang.