Revisionsrapporter - Risikobaseret ledelsestilsyn 2019

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport om revision af ledelsestilsynet i Københavns Kommune for 2019, samt forvaltningernes tiltag, tages til efterretning.

Problemstilling

På baggrund af Intern Revisions kritik af ledelsestilsyn fra 2015 besluttede Økonomiudvalget på deres møde den 12. april 2016, at revisionen i forbindelse med årsregnskabet skulle rapportere til udvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

På baggrund af dette har Intern Revision udarbejdet en samlet rapport for hele kommunen, der sammenfatter revisionen af ledelsestilsynet i de enkelte forvaltninger (bilag 1), samt en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 2-8). Der er givet i alt 3 gule bemærkninger. De enkelte bemærkninger og handleplanerne hertil fremgår af bilag 1.

Målet med undersøgelserne er dels at foretage en overordnet vurdering af kommunens design af styringsregler, som varetages af Økonomiforvaltningen, og dels at vurdere forvaltningernes implementering af ledelsestilsynets regler og retningslinjer. 

Løsning

Økonomiforvaltningen har med afsæt i de fælles administrative forretningsgange oplistet de risici, som det påhviler forvaltningerne at vurdere og håndtere som en del af ledelsestilsynet. Endvidere er der igangsat implementering af en ny procesportal. Intern Revision vurderer, at disse tværgående tiltag med at beskrive forventninger til og styringsinformation om forvaltningernes ansvar på administrative områder, samt den tilhørende systemunderstøttelse, vil styrke kontrolmiljøet i kommunen. Dog bemærkes det, at der fortsat udestår beskrivelse af væsentlige områder, som kan henføres til debitorprocessen samt dele af finansprocessen.

Samtidig vurderes det, at forvaltningerne generelt har en positiv tilgang til arbejdet med implementering af et risikobaseret ledelsestilsyn. Intern Revision har drøftet rapporternes konklusioner med ledelsen i de enkelte forvaltninger, der er enige i indholdet heraf. På dette grundlag har forvaltningerne formuleret en række tiltag i handleplaner for 2020. I den nedenstående gennemgås de tre gule (prioritet 2) bemærkninger, der gives. Herudover er der alene givet grønne (prioritet 3) bemærkninger.

Gul bemærkning – Børne- og Ungdomsforvaltningen

Børne- og Ungdomsforvaltningens handleplan for 2019 omfatter håndtering af fire risikoområder med henblik på udarbejdelse af forretningsgange i overensstemmelse med kommunens kvalitetsstandard. Forvaltningen har i foråret 2019 udarbejdet en delegationsoversigt over procesansvarlige. Der har dog efterfølgende været en række ændringer som følge af udmeldte besparelser i den centrale administration. Børne- og Ungdomsforvaltningen har i 2019 håndteret tre af de planlagte risikoområder.

Det er revisionen vurdering, at Børne- og Ungdomsforvaltningens arbejde med håndtering af risikoområder er igangsat planmæssigt. Tre af de prioriterede risikoområder for 2019 er i al væsentlighed håndteret i overensstemmelse med planen. Dog udestår fortsat håndtering af risikoområdet Pædagogisk It, som er udskudt siden 2017.

Børne- og Ungdomsforvaltningen er enig i Intern Revisions konklusion og anbefalinger og vil i 2020 sætte fokus på sikkerheden forbundet med Pædagogisk It, som vurderes at være det væsentligste udestående. Arbejdet forventes afsluttet i løbet af 2020.

Gul bemærkning – Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplan for 2019 omfatter håndtering af tre risikoområder med henblik på udarbejdelse af forretningsgange i overensstemmelse med kommunens kvalitetsstandard. Forvaltningen har håndteret et af risikoområderne, et andet er i gang og et område er udskudt til 2020. Desuden har Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejdet med implementering af Forretningscirkulære for indtægter og Forretningscirkulære for ydelse af tilskud.

Det er revisionens vurdering, at Kultur- og Fritidsforvaltningens arbejde med håndtering af risikoområder er igangsat planmæssigt. De prioriterede risikoområder for 2019 er i delvis håndteret i overensstemmelse med planen. Revisionen anbefaler blandt andet, at ledelsestilsynet med fremdriften med handleplanen for genopretning af tilskudsområdet skærpes. Forholdene på tilskudsområdet har givet anledning til en revisionsbemærkning i revisionsberetningen for 2019.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i Intern Revisions konklusion og anbefalinger og vil i 2020 sikre implementeringen af de fælles tværgående tiltag jf. ovenfor samt sikre, at revisionsbemærkninger rettet mod forvaltningen afsluttes. Forvaltningens arbejde med tilskudsområdet forventes at vare indtil 2021-2022.

Gul bemærkning – Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøforvaltningens handleplan for 2019 omfatter håndtering af 13 risikoområder med henblik på udarbejdelse af forretningsgange i overensstemmelse med kommunens kvalitetsstandard. Af de oprindeligt planlagte risikoområder er tre håndteret i 2019, og yderligere fire er i gang. Forvaltningen er forsinket i implementeringen, dog har forvaltningen i 2019 og 2020 igangsat tiltag med henblik på at håndtere en række aktuelle udfordringer i forvaltningen.

Revisionen anbefaler, at Teknik- og Miljøforvaltningen prioriterer de overførte og resterende risikoområder i handleplanen for 2020 og dokumenterer forretningsgange for de kritiske risikoområder, så disse fremadrettet vil kunne håndteres hensigtsmæssigt og betryggende. Der er forstå udestående på væsentlige procesområder, herunder byggesagsprocessen og anlægsprojekter.

Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i Intern Revisions konklusion og anbefalinger. Teknik- og Miljøforvaltningen arbejder på at udvikle tilgangen til det risikobaserede ledelsestilsyn med henblik på at sikre en større fokus på compliance i forvaltningen. I den forbindelse vil forvaltningen i 2020 sikre implementeringen af de fælles tværgående tiltag jf. ovenfor samt sikre, at revisionsbemærkninger rettet mod forvaltningen afsluttes.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med ledelsestilsynet, som vil blive genbesøgt i forbindelse med den løbende revision for 2020.