Revisionsrapporter - KMD Aktiv alternative modtagere og administration af midler

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at revisionsrapporterne Anvendelse af alternative modtagere i KMD Aktiv vedrørende Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen jf. bilag 1-2, tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens interne revision har som led i den løbende revision undersøgt forvaltningernes (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen) kontrol med udbetalinger til alternative modtagere i KMD Aktiv. Der gives i begge rapporter en rød (prioritet 1) bemærkning, og bemærkninger forventes at medføre en revisionsbemærkning i revisionen af årsregnskabet i Københavns Kommune. Intern Revision er endvidere ved at revidere anvendelsen af alternative modtagere i KMD Aktiv i Socialforvaltningen, men har ikke kunnet afslutte arbejdet på grund af nedlukningen som følge af COVID-19.

KMD Aktiv er kommunens ydelsessystem og bruges til registrering af data, der blandt andet bruges til beregning af forsørgelsesydelser og refusion. En del udbetalinger fra KMD Aktiv sker til “alternative modtagere”, hvilket vil sige betalinger, som foretages for borgere, direkte til leverandører. Da disse betalinger ikke foregår via NEM konti, og da det er muligt at ændre på betalingsstrømmene, bør betalingerne underlægges en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager.

Revisionen har konstateret, at der i både Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen er designet og implementeret en 100% legalitetskontrol som sikrer kontrol af oprettelse/ændring af betalings- og/eller ydelsesmodtagere (stamdata) som anvendes i forbindelse med anvendelse af alternative modtagere i KMD Aktiv og KMD Udbetaling. Derimod er er ikke i forvaltningerne implementeret kontroller, der sikrer to godkendere og dermed funktionsadskillelse i udbetalingerne.

Revisionen konkluderer, at det etablerede kontrolmiljø ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Bogføring og betalingsformidling med kun en godkender medfører en iboende risiko for fejl forårsaget af besvigelser. Risikoen relaterer sig primært til bevidste fejl som sædvanligvis søges skjult eller sløret. Revisionen har ikke konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser, som følge af ovenstående forhold.

Løsning

Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner i forlængelse af de fundne risici, disse gennemgås herunder.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil justere det allerede etablerede ledelsestilsyn rettet mod løbende udbetalinger til alternativ modtager, således at stikprøven bliver tilfældig, uforudsigelig og ufravigelig og herved rettes mod opdagelse af besvigelser. Udformning og dokumentation af stikprøvekontrollen vil i øvrigt følge det af revisionen anbefalede koncept.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil iværksætte følgende tiltag der skal sikre kontrol rettet mod de løbende udbetalinger som gennemføres med 1. godkender (uden funktionsadskillelse):

• der iværksættes en undersøgelse, som giver et klart billede af antal sager med alternative modtagere for december, januar og februar 2020
• med baggrund i det af revisionen anbefalede koncept og datagrundlaget, besluttes det, hvor stor den månedlige stikprøve skal være, som skal kvalitetskontrolleres (f.eks. 5-10 sager af et gennemsnit på f.eks. 100 sager om måneden)
• hver måned trækkes lister fra Kvantum, som danner grundlaget for udvælgelse af stikprøverne. Tillæg 65+ udfører kvalitetskontrollen. Opstart fra maj 2020.

Revisionen vurderer, at forvaltningernes handleplaner for 2020 vil kunne medvirke til at håndtere de kritiske risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 9. juni 2020. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2019 på mødet den 11. august 2020.