Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune

KbhKom01Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. maj 2008

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ekstraordinært møde fredag den 9. maj 2008

 

 

J.nr. ØU 196/2008

 

6. Etablering af fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune

Der skal tages stilling til udmøntning af de i budgettet afsatte anlægsmidler til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem.

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1.                  at der til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune gives en anlægsbevilling på 9.093 t. kr. i 2008 og 2.329 t. kr. i 2009 under forudsætning af, at Borgerrepræsentationen i maj prioriterer projektet i forbindelse med den samlede prioritering af anlægsprojekter, der skal sikre overholdelse af bruttoanlægsudgifterne i vedtaget budget 2008, jf. ØU 107/2008. Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk Forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3, samt 2.                  at Økonomiudvalget til medfinansiering af projektet bidrager med 2.500 t. kr. i 2008 og 1.800 t. kr. i 2009, som afholdes inden for udvalgets egen budgetramme.

 

PROBLEMSTILLING

Borgerrepræsentationen besluttede i forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2008 en række initiativer, der har til formål at styrke økonomistyringen i Københavns Kommune, herunder etablering af et fælles ledelsesinformationssystem (LIS), jf. BR 371/07.

Et fælles ledelsesinformationssystem, som er tilgængeligt for alle forvaltninger vil ensarte og forbedre kvaliteten af data og samtidigt medføre en ressourcebesparelse i forvaltningerne, da det fremover ikke vil være nødvendigt, at hver forvaltning anvender ressourcer på at fremskaffe information på de fælles dataområder.

Denne indstilling udmønter den i budgettet afsatte anlægsbevilling til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem.

 

LØSNING

Københavns Kommune har i dag ikke et samlet velfungerende ledelsesinformationssystem, hvorfra der kan trækkes fælleskommunale data om f.eks. økonomi og personale. Det betyder, at hver forvaltning udarbejder deres egne systemer, begreber og rapporter på en række forskellige områder.

Etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune, der indeholder data på tværgående områder, vil således indeholde en række fordele for kommunen, herunder:

·                    Øget sammenlignelighed og bedre datakvalitet gennem standardiserede data på fælles områder,

·                    Bedre ressourceudnyttelse, da det ikke vil være nødvendigt, at hver forvaltning anvender ressourcer på at fremskaffe information på de områder, der kan defineres som værende fælles.

·                    Bedre målopfølgning i forhold til økonomiske målsætninger, nedbringelse af sygefravær, attraktiv arbejdsplads mv.

Det fælles ledelsesinformationssystem stilles til rådighed for alle forvaltninger i Københavns Kommune. Det vil derfor i høj grad være brugerne i forvaltningerne, der definerer hvilke informationer, der skal kunne trækkes ud af det fælles ledelsesinformationssystem, idet det er vigtigt at sikre et fremtidigt ejerskab og anvendelse af det fælles ledelsesinformationssystem. Projektet er nærmere beskrevet i vedlagte bilag 1.

Økonomiforvaltningen har på baggrund af budgetvedtagelsen igangsat et projekt om etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune, hvor Økonomiforvaltningen varetager en bestillerfunktion, mens Koncernservice (Kontoret for Ledelsesinformation) varetager projektledelsen.

Projektet er organiseret i 4 parallelle delprojekter, der skal kortlægge, hvilke behov der er for ledelsesinformation på de tre hovedområder: Sygefravær, Økonomi og HR, samt opbygge den nødvendige IT-understøttelse af ledelsesinformationssystemet.

Delprojekterne bliver igangsat forskudt fra hinanden, så der er muligt at foretage en løbende evaluering/erfaringsopsamling fra de første projekter, der kan anvendes i de efterfølgende projekter. Delprojekterne vedr. sygefravær og IT-understøttelse færdiggøres i efteråret 2008, mens delprojektet vedr. økonomi færdiggøres i foråret 2009. Delprojektet vedr. ledelsesinformation inden for HR igangsættes først i 2009.

På nuværende tidspunkt er der udarbejdet foranalyser på fraværs- samt økonomiprojektet. I disse har forvaltningern e fremkommet med deres ønsker og krav til den fremtidige ledelsesrapportering på fraværs- og økonomiområdet. Disse ønsker og krav omfatter bl.a. grafisk præsentation af data, kobling af aktivitet og økonomi, daglig opdatering og mulighed for overførsel af data til andre IT-værktøjer.

Der er endvidere blevet udarbejdet en kravspecifikation til den fælles IT-platform, som er blevet sendt i miniudbud under Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Der er indgået aftale med forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse.

Det videre arbejde med etablering af et fælles ledelsesinformationssystem forudsætter, at den i budgettet afsatte rådighedsbevilling udmøntes.

 

ØKONOMI

De samlede etableringsudgifter til det fælles ledelsesinformationssystem er 11,6 mio. kr. i 2008 og 4,1 mio. kr. i 2009. Af det samlede finansieringsbehov på 15,7 mio. kr. finansierer Økonomiforvaltningen inden for egen budgetramme 2,5 mio. kr. i 2008 og 1,8 mio. kr. i 2009, dels via interne projektmidler, dels som en del af aftalen mellem Økonomiforvaltningen og Koncernservice om levering af ydelser inden for forvaltningens bevillingsbinding.

I budgettet er der til dækning af det resterende finansieringsbehov i alt afsat 11,4 mio. kr. i årene 2008 og 2009. Økonomiforvaltningen indstiller, at der til etablering af et fælles ledelsesinformationssystem i Københavns Kommune gives en anlægsbevilling på 9.093 t. kr. i 2008 og 2.329 t. kr. i 2009. Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk Forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3.

De afledte driftsudgifter til vedligeholdelse, udvikling, licenser etc. vil blive afholdt af forvaltningerne som brugere af systemet. Denne udgift forventes modsvaret af en ressourcebesparelse i egen forvaltning på udvikling og drift af lokale ledelsesinformationssystemer.

Der er i forbindelse med de gennemførte foranalyser anvendt ca. 1,1 mio. kr. Koncernservice har endvidere vurderet, at der ved udsættelse af projektet vil være meromkostninger til afvikling af medarbejdere og senere genopstart af projektet på ca. 2 mio. kr.

 

VIDERE PROCES

Finanslovsaftalen for 2008 indebærer sanktioner for kommunerne, såfremt de vedtagne bruttoanlægsbudgetter for 2008 overskrides. Gennemførelsen af nærværende sag kan derfor først igangsættes, når Borgerrepræsentationen har foretaget en prioritering af, hvilke anlægsprojekter, der bør gennemføres inden for den opgjorte anlægsramme i vedtaget budget 2008.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at der ikke er lovgivningsmæssige krav forbundet med at udsætte sagen til 2009. Evt. meromkostninger ved udsættelse af projektet afholdes inden for udvalgets budget.

Indstillingen indgår i Borgerrepræsentationens prioritering af kommunens samlede bruttoanlægsudgifter i vedtaget budget 2008, idet der kun er disponeret over et mindre beløb af rådighedsbevillingen.

 

BILAG

1.                  Budgetnotat vedr. etablering af fælles ledelsesinformationssystem.

 

 

Claus Juhl                                                 Bjarne Winge

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. maj 2008

Indstillingen blev anbefalet, med bemærkning om at anlægsudgifterne skal periodiseres i overensstemmelse med ØU 205/2008 – Prioritering af anlægsudgifterne i budget 2008.