Revisionsprotokollat Nr. 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftale-forhold på decentralt niveau

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 9. maj 2006

 

 

J.nr. ØU 143/2006

 

12. Revisionsprotokollat Nr. 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftale-forhold på decentralt niveau

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller,

         at Økonomiudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau til efterretning.

                      at Økonomiudvalget tager Økonomiforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet til efterretning.

at Økonomiudvalget tager de øvrige udvalgs høringssvar til efterretning.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. maj 2006

Mikkel Warming (Ø) stillede ændringsforslag om,

"at udvalget ikke tilslutter sig anbefalingen om at anvende statens udbudscirkulære

at de selvejende institutioners benyttelse af de fælles indkøbsaftaler skal være frivillig, og at der skal indarbejdes en "kan"-bestemmelse, i stedet for en "skal"-bestemmelse."

 

Udvalget stemte først om ændringsforslagets 1. at.

For stemte 2 medlemmer: C og Ø

Imod stemte 11 medlemmer: A, B, F, O og V

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Ændringsforslagets 1. at blev dermed forkastet.

 

Udvalget stemte herefter om ændringsforslagets 2. at.

For stemte 2 medlemmer: C og Ø

Imod stemte 11 medlemmer: A, B, F, O og V

Ingen medlemmer undlod at stemme.

Ændringsforslagets 2. at blev dermed forkastet.

 

 

Udvalget tog herefter indstillingen til efterretning.

 

 

 

Behandling: Økonomiforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet sendes til Revisionsdirektoratet.

 

 

RESUME

Revisionsprotokollatet indeholder resultatet af en undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.

 

Protokollatet indeholder en række generelle anbefalinger:

Det nævnes, at der er områder, hvor der klart kan ske en opstramning i arbejdet med indgåelsen af kontrakter og aftaler, da der er konstateret manglende indsigt i de gældende regler, ligesom kontrakterne ikke har været fyldestgørende, og at der efter direktoratets opfattelse ingen tvivl er om, at der er behov for mere direkte central styring, da der kræves specialkompetence for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplicerede områder.

Den centrale styring vil efter direktoratets opfattelse tilgodese såvel kommunens økonomi som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.

Det nævnes endvidere, at der er behov for at arbejde intensivt med at udbygge området for indkøbsaftaler og særligt i relation til relevante tjenesteydelser. Der tilskyndes til anvendelsen af rammeaftaler.

Det anbefales, at selvejende institutioner overholder gældende lovgivning og de fælles indkøbsaftaler, hvorfor forvaltningerne skal søge at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner.

 

For så vidt angår den fremtidige organisering anbefaler Direktoratet generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der indpasses i et legal risk management-system. 

 

Direktoratet anbefaler også, at den nuværende vidensdeling på tværs i kommunen udbygges gennem etablering af fx forum for best practice inden for hver kontrakttype, ERFA-gruppe eller kontaktkreds inden for de enkelte kontrakttyper, ERFA-gruppe eller kontaktkreds generelt om juridiske problemstillinger vedrørende kontraktudformning og udarbejdelse af udbud, fælles kompetenceudvikling for en bredere kreds af kommunens ansatte.

 

Vidensdelingen anbefales forestået af Økonomiforvaltningens Center for Koncernservice. Samtidig er der behov for at udbygge området på indkøbsaftaler. Dette kan ske ved etablering af konsulentfunktioner i forvaltningen. 

 

Revisionsprotokollatet er fremsendt fra Revisionsdirektoratet via Økonomiforvaltningen til de stående udvalg, så disses besvarelser kan indgå i Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget.