Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for samling af visse af kommunens opgaver i et koncernservicefællesskab

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. maj 2006

J.nr. ØU 141/2006

2. Udarbejdelse af beslutningsgrundlag for samling af visse af kommunens opgaver i et koncernservicefællesskab

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget:

At Økonomiudvalget godkender nedenstående kommissorium for arbejdet med at analysere potentialet for et kommunalt koncer nservicefællesskab i Københavns Kommune

At Økonomiudvalget anmoder kredsen af administrerende direktører om at igangsætte arbejdet og forelægge analysens resultater for udvalget ultimo september 2006

RESUME

I Københavns Kommune forestår de enkelte forvaltninger driften af hver deres administrative støttefunktioner inden for IT-administration (fx opsætning af en standard IT-arbejdsplads og support), bogføring og regnskab. Der er tale om mere eller mindre ensartede opgaver, som løses parallelt i alle forvaltninger.

Der er i kredsen af administrerende direktører enighed om det hensigtsmæssige i at kortlægge potentialet ved at samle løsningen af disse opgaver i et koncernservicefællesskab i regi af Økonomiforvaltningen.

Det indstilles derfor, at Økonomiudvalget godkender nedenstående kommissorium for arbejdet med at analysere potentialet for et kommunalt koncernservicefællesskab i Københavns Kommune, samt anmoder kredsen af administrerende direktører om at igangsætte arbejdet og forelægge analysens resultater for udvalget ultimo september 2006

SAGSBESKRIVELSE

I Københavns Kommune forestår de enkelte forvaltninger driften af hver deres administrative støttefunktioner inden for IT-administration, bogføring og regnskab. Der er tale om mere eller mindre ensartede opgaver, som løses parallelt i alle forvaltninger og ikke om opgaver, der berører strategiske ledelsesmæssige funktioner.

Koncernservicefællesskab:

Rationalerne bag etableringen af et koncernservicefællesskab i kommunen er følgende:

· Et kvalitativt løft af administrative opgaver via samling af kompetencer på områderne

· Etablering af ensartede metoder, værdier og redskaber på tværs af forvaltningerne

· Større medarbejdertrivsel og udvikling ved at skabe større og bedre faglige miljøer

· Realisering af mulige stordriftsfordele

· Generel styrkelse af det tværgående forvaltningssamarbejde i kommunen

· Øget fokus på udvikling og implementering af en progressiv administrationspolitik i Københavns Kommune

De opgaver, der skal placeres i centret, skal derfor kunne matche disse rationaler, dvs.:

· Der skal være tale om opgaver, som er rettet mod udviklingen og driften af "koncernen Københavns Kommune"

· Der skal være tale om opgaver, som har relevans for alle forvaltninger

· Der skal være tale om opgaver, hvor det samlet giver større værdi for kommunen at drive og udvikle fælles løsninger end at udvikle separate løsninger i hver forvaltning

Det er de administrerende direktørers opfattelse, at områderne IT-administration, bogføring og regnskab opfylder disse kriterier. På den baggrund er der udarbejdet følgende kommissorium:

Kommissorium for analyse af potentialerne ved et kommunalt koncernservicefællesskab

"Foranlediget af et ønske om at skabe kvalitativt bedre løsninger på de administrative støttefunktioner samt realisere mulige stordriftsfordele, analyseres potentialet ved at samle de syv forvaltningers opgaver indenfor IT-administration, bogføring og regnskab i et koncernservicefællesskab. Det skal som et led i analysen nærmere afklares, hvilke områder indenfor fx IT-administration, der med fordel kan indgå i koncernservicefællesskabet.

Analysen skal endvidere fremkomme med svar på følgende spørgsmål vedrørende et koncernservicefællesskab:

· Hvilken rolle kan kredsen af de administrerende direktører have i relation til et koncernservicefællesskab?

· Hvilke styringsmodeller kan anvendes – herunder hvorledes bestilles opgaver, og hvordan foregår betalingen fra de enkelte forvaltninger?

Analysen gennemføres fra medio maj 2006 og afsluttes september 2006 med afgivelse af en indstilling til Økonomiudvalget med anbefalinger til en fremtidig organisering af et koncernservicefællesskab. Indstillingen vil indeholde resultatet af analysen samt en tids- og handlingsplan for implementeringen af de tiltag, der foreslås.

Analysearbejdet foretages i samarbejde med medarbejdere i de syv forvaltninger med kredsen af de administrerende direktører som projektråd."

ØKONOMI

I det omfang, der inddrages ekstern bistand til analysen afholdes udgifterne hertil indenfor Økonomiudvalgets eksisterende budgetramme for 2006.

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Bjarne Winge

/ Claus Juhl

Til top