Revisionsprotokollat Nr. 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftale-forhold på decentralt niveau

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. maj 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 143/2006

 

 

12.                Revisionsprotokollat Nr. 2/2005 Kommunens kontrakt- og aftale-forhold på decentralt niveau

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

         at Økonomiudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau til efterretning.

                      at Økonomiudvalget tager Økonomiforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet til efterretning.

at Økonomiudvalget tager de øvrige udvalgs høringssvar til efterretning.

 

RESUME

Revisionsprotokollatet indeholder resultatet af en undersøgelse om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.

 

Protokollatet indeholder en række generelle anbefalinger:

Det nævnes, at der er områder, hvor der klart kan ske en opstramning i arbejdet med indgåelsen af kontrakter og aftaler, da der er konstateret manglende indsigt i de gældende regler, ligesom kontrakterne ikke har været fyldestgørende, og at der efter direktoratets opfattelse ingen tvivl er om, at der er behov for mere direkte central styring, da der kræves specialkompetence for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplicerede områder.

Den centrale styring vil efter direktoratets opfattelse tilgodese såvel kommunens økonomi som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.

Det nævnes endvidere, at der er behov for at arbejde intensivt med at udbygge området for indkøbsaftaler og særligt i relation til relevante tjenesteydelser. Der tilskyndes til anvendelsen af rammeaftaler.

Det anbefales, at selvejende institutioner overholder gældende lovgivning og de fælles indkøbsaftaler, hvorfor forvaltningerne skal søge at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner.

 

For så vidt angår den fremtidige organisering anbefaler Direktoratet generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der indpasses i et legal risk management-system. 

 

Direktoratet anbefaler også, at den nuværende vidensdeling på tværs i kommunen udbygges gennem etablering af fx forum for best practice inden for hver kontrakttype, ERFA-gruppe eller kontaktkreds inden for de enkelte kontrakttyper, ERFA-gruppe eller kontaktkreds generelt om juridiske problemstillinger vedrørende kontraktudformning og udarbejdelse af udbud, fælles kompetenceudvikling for en bredere kreds af kommunens ansatte.

 

Vidensdelingen anbefales forestået af Økonomiforvaltningens Center for Koncernservice. Samtidig er der behov for at udbygge området på indkøbsaftaler. Dette kan ske ved etablering af konsulentfunktioner i forvaltningen. 

 

Revisionsprotokollatet er fremsendt fra Revisionsdirektoratet via Økonomiforvaltningen til de stående udvalg, så disses besvarelser kan indgå i Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har gennemført undersøgelsen til Økonomiudvalget, om kommunens syv forvaltningers brug af kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.

Undersøgelsens temaer har været at sætte fokus på, om kontrakterne vurderes dels at overholde gældende bestemmelser (legaliteten) dels at have et fyldestgørende indhold. 

 

Derudover skal undersøgelsen fremlægge fremadrettede anbefalinger for at sikre ensartethed og legalitet ved fremtidige EU-udbud og aftaleindgåelser.

Revisionsdirektoratets undersøgelse giver sammenfattende direktoratet den opfattelse, at der på flere områder indgås professionelle og fyldestgørende kontrakter. Men samtidig er der også områder, hvor der klart kan ske en opstramning i arbejdet med indgåelsen af kontrakter og aftaler, idet der i undersøgelsen er konstateret manglende indsigt i de gældende regler, ligesom kontrakterne ikke har været fyldestgørende. 

 

Det fremgår af protokollatet, at undersøgelsen har omfattet 285 kontrakter. Af disse foreligger der 12 kontrakter hvor EU's udbudsregler ikke er overholdt, der er derfor efter direktoratets opfattelse ingen tvivl om, at der er behov for mere direkte central styring, da der kræves specialkompetence for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplicerede områder. 

Direktoratets undersøgelse understøtter behovet for, at der arbejdes intensivt med at udbygge området for indkøbsaftaler og særligt i relation til relevante tjenesteydelser. Direktoratet støtter anvendelsen af rammeaftaler. 

 

For så vidt angår kommunens udbudspolitik foreslås, at det bør overvejes at fastsætte en pligt til at foretage udbud i alle tilfælde, hvor kontraktsummen overstiger en bestemt beløbsgrænse (der er under EU´s tærskelværdier).

Direktoratet anbefaler desuden, at det fremadrettet sikres, at selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Københavns Kommune overholder gældende lovgivning, herunder søger at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner.

 

Med hensyn til den fremtidige organisering anbefaler Revisionsdirektoratet generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der indpasses i et legal risk management-system. Legal risk management betyder styring af juridiske risici og kan helt kort defineres som "Identifikation, vurdering og styring af juridiske risici og muligheder". 

Det er sigtet med den juridiske funktion, at den proaktivt skal identificere potentielle juridiske problemer og muligheder og agere herpå, før det er for sent.

 

Direktoratet anbefaler også, at den nuværende vidensdeling på tværs i kommunen udbygges gennem etablering af fx forum for best practice inden for hver kontrakttype, ERFA-gruppe eller kontaktkreds inden for de enkelte kontrakttyper, ERFA-gruppe eller kontaktkreds generelt om juridiske problemstillinger vedrørende kontraktudformning og udformning af udbud, fælles kompetenceudvikling for en bredere kreds af kommunens ansatte.

 

Direktoratet mener, at vidensdelingen naturligt kan forestås af Økonomiforvaltningens Center for Koncernservice. 

 

1.      Økonomiforvaltningens bemærkninger og opfølgning på Revisionsdirektoratets protokollat

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at protokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i fremadrettet perspektiv. Det indeholder en overskuelig gennemgang af de gældende regler på området.

 

Økonomiforvaltningen kan tilslutte sig anbefalingen om at styrke den juridiske indsats i hver enkelt forvaltning gennem etablering af en formel juridisk funktion, der indpasses i et legal risk management system.

 

Økonomiforvaltningen vil etablere et Center for Koncernservice, hvor kompetencerne vedrørende aftaleindgåelse og rådgivning af forvaltningerne herom placeres.

 

Betjeningen af erfagrupper, fora for best practice og kontaktkredse vil ligeledes blive placeret i Center for Koncernservice.

&nb sp;

Økonomiforvaltningen kan ligeledes tilslutte sig, at det fremadrettet sikres, at selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Københavns Kommune overholder gældende lovgivning, herunder søger at indarbejde forpligtelsen til at benytte de fælles indkøbsaftaler i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner

 

2.      Kultur- og Fritidsudvalgets bemærkninger og beslutning

Forvaltningens indstilling blev tiltrådt af Kultur- og Fritidsudvalget den 2. marts 2006.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Revisionsprotokollatet har gennemgået 285 konkrete sager, de 21 sager vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen. Revisionen har oplyst, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i samtlige sager har ageret tilfredsstillende i henhold til de regler og vejledninger der er på området.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i direktoratets generelle anbefalinger om tiltag for overholdelse af gældende bestemmelser (legaliteten), særligt i anbefalingen om at udbygge området for indkøbsaftaler.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen er ligeledes enig i direktoratets anbefalinger vedrørende fyldestgørende kontrakter.

 

Angående den fremtidige organisering anbefaler direktoratet at overveje etableringen af en formel juridisk funktion, der tilpasses i et legal risk management-system. Set i sammenhæng med protokollatets bemærkninger om, at der er behov for en mere direkte central styring på området, er det Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at det vil være naturligt, at de forudsatte kompetencer opbygges som en central funktion i kommunen, som alle forvaltninger kan trække på.

 

3.      Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens bemærkninger og opfølgning på Revisionsprotokollatet

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning den 9. februar 2006:

Indstillingens 1. og 2. at blev taget til efterretning, og 3. og 4. at blev tiltrådt.

 

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2006 af 16. december 2005, om Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau, til efterretning,

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget tager Beskæftigelses- og integrationsforvaltningens bemærkninger og forslag om opfølgning til efterretning.

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar.

at Beskæftigelses- og Integrationsudvalget godkender, at Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager skridt til, at styrke rådgivningsfunktionen i forbindelse med udformningen af kontrakterne samt indgåelse af EU-udbud.

 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens bemærkninger

Det er Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens opfattelse, at Revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadre ttet perspektiv.

Revisionsprotokollatet indeholder en god og overskuelig gennemgang af de gældende regler på området og er egnet til at fungere som et opslagsværk for forvaltningens medarbejdere.

 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen kan tilslutte sig anbefalingen om at styrke den juridiske indsats generelt i forvaltningen.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bemærker, at det fremgår af undersøgelsen, at de kontrakter der burde have været i udbud i den tidligere Familie- og arbejdsmarkedsforvaltning, primært er kontrakter, som selvejende daginstitutioner har indgået. Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen lader det således være op til Børne- og ungeforvaltningen, at forberede eventuelle tiltag for så vidt angår dette konkrete område.

 

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen tager Revisionsprotokollatets bemærkninger om selvejende enheders manglende kendskab til indgåelse af kontrakter til efter retning. Det betyder, at forvaltningen ved en revision af driftsoverenskomster vil være særlig opmærksom på at præcisere det juridiske ansvar.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen bemærker endvidere, at forvaltningen vil tage skridt til, at styrke rådgivningsfunktionen på området for kontraktindgåelse og EU-udbud. Dette tænkes iværksat gennem en indsats, der er forankret centralt i forvaltningen. Indsatsen vil blandt andet bestå af generel og konkret rådgivning baseret på øget brug af vejledninger, standardkontrakter og andet støttemateriale.

 

 

4.      Børne- og Ungdomsudvalgets bemærkninger og beslutning

Børne- og Ungdomsudvalget godkendte følgende indstilling den 8. februar 2006:

 

at udvalget godkender udkast til høringssvar til Økonomiforvaltningen om revisionsprotokollat om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

 

Høringssvar om revisionsprotokollat om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

"På baggrund af det fremlagte revisionsprotokollat foreslår udvalget, at der foretages en nærmere analyse af vilkårene ved en eventuel mere central styring af området i kommunen. Det samme gælder anbefalingen om at etablere en legal risk managementfunktion i kommunen.

 

Udvalget støtter arbejdet med at sikre, at selvejende institutioner, som forvaltningen har driftsoverenskomst med, forpligtes til at benytte de fælles indkøbsaftaler i kommunen, og at forpligtelsen hertil indarbejdes i driftsoverenskomsterne. Den tidligere Uddannelses- og Ungdomsforvaltning har tidligere søgt at indarbejde forpligtelsen til at benytte indkøbsaftalerne i driftsoverenskomsterne, men har fra Økonomiforvaltningen fået tilkendegivelse om, at der var tale om frivillighed fra de selvejende institutioners vedkommende.

 

Udvalget anbefaler ligeledes forslaget om behovet for en gennemgang og modernisering af driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner.

 

Desuden støtter udvalget forslaget om videndeling på tværs i kommunen gennem etablering af et forum for best practice inden for de enkelte kontrakttyper.

 

Udvalget gør opmærksom på Borgerrepræsentationens beslutninger på mødet den 24. november 2005 i sagen om partnerskab om uddannelse (BR 621/05) om uddannelsesforpligtelser for de virksomheder, som kommunen entrerer med, samt at det tidligere Uddannelses- og Ungdomsudvalg, nu Børne- og Ungdomsudvalget, skal udarbejde og vedligeholde informationsmaterialer, der vedlægges al udbudsmateriale til orientering for de bydende."

 

 

5.      Teknik- og Miljøudvalgets bemærkninger og beslutning

Børne- og Ungdomsudvalget godkendte følgende indstilling den 22. februar 2006:

 

at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005.

 

Revisionsdirektoratets anbefalinger og Teknik- og Miljøforvaltningens kommentarer

Med baggrund i den gennemførte undersøgelse kommer Revisionsdirektoratets med en række anbefalinger, der er opdelt i tre områder. Dels de to tidligere nævnte, legalitet og fyldestgørende, dels anbefalinger vedrørende den fremtidige organisering af området. Af de samlede bemærkninger og anbefalinger vil Teknik- og Miljøforvaltningen særligt fremhæve og kommentere følgende (kommentarer i kursiv):

 

A.     Det bør overvejes at indføre tilsvarende regler som i statens udbudscirkulære.

Anbefalingen betyder, at udbudsgrænsen nedsættes til 500 tkr. mod nuværende ca. 1,8 mio.kr. Teknik- og Miljøforvaltningen er enig i at mulighederne for at opnå de bedst mulige priser, kvaliteter og vilkår øges via anvendelse af udbud. Omvendt er gennemførelse af udbud en ikke ubetydelig arbejdsopgave, hvorfor det er Teknik- og Miljøforvaltningen opfattelse af en nedsat grænse kan betyde at indsatsen ikke står i korrekt forhold til potentialet. Teknik- og Miljøforvaltningen opfordrer derfor til at de øvrige forslag om øget brug af rammekontrakter, ajourføring af vejledninger, standardkontrakter og øget vidensdeling forud for en diskussion om ændring af udbudsgrænserne.

 

B.     Direktoratet anbefaler generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil inddrage dette aspekt i den igangværende vurdering af den optimale fremtidige organisering af forvaltningen.

Det er Teknik- og Miljøforvaltningen umiddelbare opfattelse at der bør etableres en formel juridisk indkøbsrådgivning, men for at sikre den fornødne volumen og ekspertise bør der være tale om en fælles kommunal støttefunktion, der ideelt kunne etableres i tilknytning til enheden Strategisk indkøb i Økonomiforvaltningens 11. kontor. Rådgivningen herfra kunne evt. ske efter en betalingsmodel som konsulentfunktionen i Økonomiforvaltningen 3. kontor. I dag har Teknik- og Miljøforvaltningen anvendt ekstern rådgivning når der har skullet gennemføres komplicerede EU-udbud. En intern funktion bør kunne løfte denne opgave billigere.

 

6.      Socialudvalgets bemærkninger og beslutning

Socialudvalgets beslutning den 8. februar 2006:

Thor Buch Grønlykke (A) anmodede om, at der ved fremtidige forelæggelser af revisionsprotokollater i Socialudvalget er deltagelse af Revisionen. Socialudvalget tilsluttede sig dette.

Leslie Arentoft (V) stillede følgende ændringsforslag: "Høringssvaret blev kun delvist tiltrådt af Socialudvalget, idet udvalget bad om, at forvaltningens høringssvar suppleredes med bemærkninger om, Socialudvalget finder, at Revisionens anbefalinger under legaliteten pkt. nr. 6 skal være en "kan"-bestemmelse"

Socialudvalget stemte herefter om ændringsforslaget og ændringsforslaget blev tiltrådt af et enigt Socialudvalg.

Leslie Arentoft (V) stillede følgende ændringsforslag, som supplement til ovenstående ændringsforslag "og at pkt. nr. 4 ikke kan tiltrædes/anbefales af Socialudvalget."

Socialudvalget stemte herefter om ændringsforslaget:

Med ovenstående afstemningsresultat blev ændringsforslaget tiltrådt.

 

Socialforvaltningens indstilling

at Socialudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, om kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau til efterretning,

at Socialudvalget tager Socialforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet til efterretning,

at Socialudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen som udvalgets høringssvar.

at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen tager skridt til at styrke rådgivningsfunktionen i forbindelse med udformningen af kontrakterne samt indgåelse af EU-udbud.

 

 

7.      Sundheds- og Omsorgsudvalgets bemærkning og beslutning

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte følgende indstilling den 20. april 2006:

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes som udvalgets høringssvar til Økonomiforvaltningen i forhold til den del af Revisionsprotokollatet, der vedrører kontrakter og tiltag på det juridiske område indenfor Sundheds- og Omsorgsudvalgets område.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens bemærkninger og opfølgning på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat

 

Det er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens opfattelse, at Revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan tilslutte sig anbefalingen af at styrke den juridiske indsats generelt i forvaltningen. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har således d. 1. januar 2006 etableret et juridisk sekretariat.

 

I den forbindelse skal det bemærkes, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i forbindelse med indsamlingen af kontrakter til brug for undersøgelsen, foretager en gennemgang af alle kontrakter i forvaltningen med en beløbsmæssig grænse fra kr. 20.000. Dette sker som en intern controlling og som led i styrkelse af og fokus på den juridiske funktion på kontraktområdet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen afholdt et møde d. 7. april 2006, hvor ældrechefer, bestyrelsesformænd og forstandere var indbudt. På dette møde informerede forvaltningen om kontraktundersøgelserne, gældende regler og de fælles indkøbsaftaler, med henblik på at følge op på undersøgelsernes konklusioner. Herudover orienterede forvaltningen om fremgangsmåden for to konkrete udbud, herunder hvilke krav, der skal være opfyldt for at sikre lovligheden af fremtidige kontrakter og aftaler.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har konstateret, at én af de 12 kontrakter, der ikke overholder udbudsreglerne er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ansvar. Der er tale om en rengøringsaftale. Enheden er informeret om, at aftalen skal lovliggøres, og udbud er ved at blive forberedt. Aftalen vil blive opsagt, så den ophører, når en ny aftale træder i kraft efter udbud.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan tilslutte sig, at kommunens vejledning fra august 2000 om udbud og udlicitering, herunder sammenhængen med indkøbspolitikken ajourføres. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager gerne i dette arbejde, som funderes i Økonomiforvaltningen.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at forvaltningens juridiske sekretariat gerne vil deltage i videndeling på kontraktområdet i Københavns Kommune. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen benytter på flere områder kontraktskabeloner, som Revisionsdirektoratet tidligere har fremhævet som gode. Desuden vil der i 2006 ske en fortsat udvikling af de juridiske kompetencer vedrørende EU-udbud og kontrakter.

 

ØKONOMI

Evt. økonomiske konsekvenser afholdes af den enkelte forvaltning.

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af positivlisten over sager, der skal miljøvurderes.

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

o       Revisionsprotokollatet 2 / 2005, Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau, Revisionsdirektoratet, 2006. (Publiceret på nettet).

 

 

 

Claus Juhl

                               /

Bjarne Winge