Københavns Ejendommes arbejdsprogram 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Københavns Ejendommes arbejdsprogram for 2024, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Københavns Ejendomme (KEJD) har ansvar for Københavns Kommunes ejendomme og løser i denne forbindelse alle typer opgaver omkring ejendommene. KEJDs forretningsområder omfatter ejendomsservice, herunder rengøring, administration og forvaltning af ejendomme samt vedligehold af kommunens bygninger.

KEJD beskæftiger ca. 1900 medarbejdere, hvor ca. 85 procent løser opgaver på kommunens ejendomme efter aftale med de øvrige forvaltninger. KEJD har således en meget blandet medarbejdergruppe, der fordeler sig på mange overenskomstområder og fagforbund.

KEJDs hovedområder omfatter:

• Ejendomsservice, herunder bl.a. rengøring, vagtordninger, receptioner, drift af rådhuset og Kødbyen samt drift af kommunens svømmehaller. Forretningsområdet beskæftiger ca. 1.600 medarbejdere, herunder ca. 1350 rengøringsmedarbejdere.
• Administration og forvaltning af ejendomme, herunder bl.a. køb, salg og leje, effektiv udnyttelse af ejendommene, styring af ejendomsporteføljen og understøttende funktioner. Forretningsområdet beskæftiger ca. 200 medarbejdere.
• Vedligehold af kommunens bygninger, herunder både akutte og planlagte vedligeholdelsesopgaver samt rådgivning og udvikling fx i forbindelse med energirigtig drift og brandsikring. Forretningsområdet beskæftiger i dag ca. 120 medarbejdere.

KEJDs arbejdsprogram 2024 (bilag 2) sammenfatter fokus og udviklingsopgaver for det kommende år og har til hensigt at forbedre driftsorganisationen. Endvidere har arbejdsprogrammet til formål at skabe transparens over for forvaltningerne ift. brug af ressourcer og imødekomme forvaltningernes behov for udvikling.

KEJD arbejder løbende på en bedre forståelse for kundernes behov og hverdag. Det er en forudsætning for at levere relevante services. Derfor gennemføres der årligt en undersøgelse blandt et udsnit af ledere i kommunen, hvor tilfredsheden med forskellige services måles. Denne undersøgelse dækker bl.a. ejendomsservice, jf. bilag 4.

Løsning

Københavns Ejendommes arbejdsprogram

KEJDs strategi sigter mod at gøre det 1) nemt for kunderne, 2) effektivt i forhold til økonomien og 3) bæredygtigt i forhold til omverdenen.

KEJDs arbejdsprogram 2024 omfatter i alt 13 projekter, som skal understøtte strategien:

• gøre det nemt for kunderne ved bl.a. at skabe færre og mere entydige indgange til KEJD samt forbedre dialogen om status på sager.
• øge effektiviteten ved bl.a. at evaluere og eventuelt foreslå en justering af styringsmodellen for vedligehold, fortsætte arbejdet med at implementere et nyt system til bygningsvedligehold og realisere effektiviseringer i rengøringsprogrammet.
• fremme bæredygtighed ved bl.a. at installere flere solceller på kommunale ejendomme, opsætte ladestandere på kommunalt ejede områder og give brugerne bedre indsigt i energiforbruget i deres bygninger.

Resultater for lederundersøgelsen for ejendomsdrift

Den overordnede tilfredshed med ejendomsdriftsområdet ligger i 2023 på 3,1, hvilket er det samme som i 2022, jf. bilag 4. Forskellene mellem forvaltningerne spænder fra Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) og Børne - og Ungdomsforvaltningen (BUF) med et gennemsnit på hhv. 2,6 og 2,7 til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) med hhv. 3,6 og 3,4, hvilket ligeledes svarer til niveauet i 2022.

I undersøgelsen for 2023 måles den højeste tilfredshed blandt lederne på følgende to spørgsmål: 

• Samarbejde med din rengøringsleverandør (3,5).
• Tilfredshed med de lokale driftsmedarbejdere/ejendomsservicemedarbejdere (3,4).

Den laveste tilfredshed for ledelsen findes på følgende to spørgsmål: 

• Er det nemt af få fat i den rette medarbejder i KEID? (2,9).
• Er det nemt at finde huslejerelaterede udgifter? (2,7).

For at øge kundetilfredsheden har KEJD i 2024 særligt fokus på at skabe færre og mere entydige indgange til KEJD. Derfor implementeres en ny digital kundeindgang, som skal gøre det nemmere at kommunikere med KEJD og melde sager ind. KEJD vil også lancere ”Dit KEJD-overblik”, som bliver en samlet udstilling af KEJDs kunderelevante data.

Det særlige fokus på at forbedre kundeoplevelsen kommer også til udtryk ved, at alle enheder i KEJD skal styrke den løbende kommunikation med kunden om status på sager.

Det bemærkes, at lederundersøgelsen (bilag 4) måler ledernes tilfredshed med ejendomsdrift, hvor leverandørerne både kan være Økonomiforvaltningen (ØKF), forvaltningerne selv og private aktører. Undersøgelsens resultater er således ikke alene udtryk for tilfredsheden med KEJD.

På nogle områder kan der dog skelnes mellem leverandørerne. Fx ses på rengøringsområdet en overordnet stigning i tilfredsheden, og at tilfredsheden med KEJD er tilsvarende eller højere, når der sammenlignes med adresser, der modtager rengøring fra andre leverandører eller egne medarbejdere.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med denne indstilling.

Videre proces

KEJD arbejder videre med arbejdsprogrammets fokusområder og indsatser.