Iværksættelse af et EU udbud med henblik på anskaffelse, implementering og drift af et ESDH-system - elektronisk sags- og dokumenthåndterings system - (Økonomiudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget)

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 9. april 2002

Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller at Økonomiudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget til Borgerrepræsentationen anbefaler,

at det besluttes at iværksætte et EU udbud med henblik på anskaffelse, implementering og drift af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).

Punkt 5 og 6 blev behandlet under et. Indstillingen blev anbefalet.

Punkt 5 vedlægges som bilag til beslutningen.

Indstillingen blev tiltrådt.

Økonomiudvalgets beslutning: Udsat.

Behandling: Ny behandling i Økonomiudvalget.

Som et fælles projekt mellem Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ønskes etableret et fælles Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem. Et ESDH system er et system til elektronisk opbevaring og transport af sager/dokumenter mellem personer, der er involveret i en konkret sagsbehandling. Systemet vil kunne udbredes til hele kommunen i takt med at de øvrige forvaltninger ønsker at benytte systemet. Systemet vil give forvaltningerne mulighed for effektiv og hurtig sagsbehandling, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted hvor brugeren henvender sig. Systemet understøtter realiseringen af kommunens IT-strategi om etablering af en digital forvaltning.

Det er ikke muligt at give et kvalificeret bud på udgifterne til systemet. I den tidligere udbudsforretning blev der indgået en kontrakt på godt 25 mill. kr. Anskaffelsen ønskes finansieret med en betaling pr. tilsluttet bruger og - i det omfang det måtte være nødvendigt – tilbydes en låneordning for de deltagende forvaltninger.

I oktober 2000 blev der, efter gennemførelse af et tilsvarende EU udbud, indgået kontrakt med WM-data om levering, implementering og drift af et ESDH system ( jf. Borgerrepræsentationens møde 21. september 2000 – Nr. 26 BR 386/2000). Kommunen besluttede medio august 2001 at standse implementeringen af systemet, på grund af væsentlige fejl og mangler ved systemet, og bragte dermed samarbejdet med WM-data til ophør. Afvikling af kontrakten med WM-data er p.t. ikke afsluttet; idet parterne ikke er enige om vilkårene for kontraktophør. En afklaring af det endelige økonomiske mellemværende mellem parterne udestår. KK har købt det maskinel der indgik i leverancen fra WM-data, hvilket reducerer kontraktsummen på 25,3 mill. kr. med ca. 7,1 mill. kr. Det købte maskinel forventes at indgå i den fremtidige ESDH-løsning, og vil dermed medvirke til at nedbringe kontraktsum for det nye system. I foråret 2002 vil KK og WM-data søge at indgå forlig. Skulle dette mod forventning ikke lykkedes vil en voldgiftsret skulle afgøre sagen. Udvalgene vil få en særskilt redegørelse herom når resultatet af afklaringen foreligger.

Når nærværende udbudsforretning er gennemført vil udvalgene og Borgerrepræsentationen få forelagt en indstilling om valg af leverandør inden kontrakten underskrives, ligesom den endelige finansiering vil blive forelagt når anskaffelsespriser m.v. ligger fast. Dette forventes at ske i september 2002.