Redegørelse om indkøb

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. marts 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 71/2004

 

 

9.                   Redegørelse om indkøb

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

 

at nærværende redegørelse tages til efterretning,

 

at styrkelsen af indkøbsområdet, herunder Den Fælles Indkøbsenhed, videreføres i 2004 – 2006,

 

at der i budget 2005 og 2006 gives en rammekorrektion på henholdsvis 0,65 mill. kr. og 0,65 mill. kr. til dækning af udgifterne til medarbejdere udlånt fra forvaltningerne til Den Fælles Indkøbsenhed i Økonomiforvaltningen, samt

 

at forslaget til indkøbsstrategi 2004 – 2007 videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse

 

 

RESUME

I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning om at modtage løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003), indeholder redegørelsen en status for etablering og brug af fælles indkøbsaftaler, og brug af kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR) samt en opgørelse af andelen af selvejende institutioner, der er forpligtet til at benytte de fælles indkøbsaftaler.

 

Der er pr. 31. december 2003 etableret 19 nye fælles indkøbsaftaler, der dækker en omsætning på ca. 340 mill. kr. Den samlede besparelse ved forvaltningernes brug af aftalerne, der i gennemsnit har løbet i ca. 10 måneder er opgjort til ca. 23 mill. kr.

 

Alle forvaltninger på nær Sundhedsforvaltningen har planlagt eller er i gang med at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Sundhedsforvaltningens forventer først at implementere systemet når organisationsændringerne i forvaltningen er afsluttet.

 

Ved udløbet af 2003 var 21 af kommunens i alt 457 selvejende institutioner via deres driftsoverenskomst forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler. Forvaltningerne fortsætter arbejdet med at søge driftsoverenskomsterne revideret i 2004.

 

Resultaterne på indkøbsområdet er bl.a. opnået ved den midlertidige styrkelse af Den Fælles Indkøbsenhed med i alt 6 medarbejdere, hvoraf 2 blev rekrutteret internt i forvaltningerne (udlånt med orlov). Forvaltningerne er økonomisk blevet kompenseret for de udlånte medarbejdere.

 

På baggrund af de opnåede resultater på indkøbsområdet samt de forestående opgaver med indgåelse af yderligere indkøbsaftaler for i alt 650 mill. kr. i perioden 2004 – 2007, implementeringen af indkøbssystemet og den nye indkøbsstrategi, foreslås det at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet videreføres med i alt 5 medarbejdere i 2004, 2005 og 2006.

 

Videreførelsen, der ved det foreslåede niveau koster ca. 2,2 mill. kr. pr. år, finansieres for 2004 inden for Økonomiudvalgets eksisterende rammer.

 

For 2005 og 2006 foreslås den samlede udgift på 4,4 mill. kr. finansieret ved at Økonomiudvalget gives en rammekorrektion på i alt 1,3 mill. kr. (0,65 mill. kr. pr. år) til fortsat at kompensere forvaltningerne for udlån af to medarbejdere. Ca. 3,1 mill. kr. finansieres af Økonomiforvaltningen.

 

Redegørelsen indeholder endelig en status for gennemførelsen af kommunens nuværende indkøbsstrategi, der udløb ved årsskiftet samt forslag til en ny strategi for perioden 2004 – 2007.

 

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Københavns Kommune er en af landets største indkøbere med et årligt indkøbsvolumen på ca. 3 mia. kr. Analyser af kommunens indkøbsmønster foretaget i 1999 og 2001 viste, at kommunens indkøb i vid udstrækning blev fortaget ved ad hoc indkøb, og at der kunne realiseres betydelige besparelser ved en større koordinering og effektivisering af indkøbene. Dette førte bl.a. til, at der i 2002 blev afsat 5 mill. kr. til, i en 2-årig periode, at styrke indkøbsområdet ved oprettelse af Den Fælles Indkøbsenhed i Økonomiforvaltningen. Denne har som hovedopgaver at indgå fælles indkøbsaftaler, følge op på anvendelsen af indkøbsaftalerne og understøtte implementeringen af det elektroniske indkøbssystem.

 

2. Den Fælles Indkøbsenhed

Kommunens indkøb blev før oprettelse af Den Fælles Indkøbsenhed koordineret af Økonomiforvaltningen. Dette arbejde blev varetaget af 5,75 årsværk (inkl. leder) placeret i Økonomiforvaltningens 11. kontor.

 

Medio 2002 var der alene gennemført fælles EU-udbud vedr. kopipapir, kopimaskiner, taxikørsel, kontorartikler og diverse IT-projekter. Herudover var der på en række områder indgået samhandelsaftaler ved nationalt udbud. En indkøbsanalyse gennemført af Økonomiforvaltningen i 2000 viste, at de fælles indkøbsaftaler kun blev brugt ved 19% af kommunens indkøb.

 

Økonomiudvalget vedtog i forbindelse med tiltrædelse af aftalen om de økonomiske rammer for 2003, at der skulle afsættes en pulje på 5 mill. kr. til styrkelse af kommunens fælles indkøbsenhed. Midlerne skulle benyttes til, i en midlertidig 2-årig periode, at ansætte 6 indkøbere, der dels skulle indgå en række nye, attraktive indkøbsaftaler og dels medvirke til at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. 2 af de nye projektledere blev rekrutteret (udlånt med orlov) fra forvaltningerne, der blev økonomisk kompenseret herfor. Den midlertidige styrkelse ophører medio 2004.

 

Med styrkelsen af Økonomiforvaltningens indkøbsfunktion har det været muligt pr. 31. december 2003 at gennemføre 19 EU-udbud, de dækker en samlet omsætning på ca. 340 mill. kr. og realisere besparelser for mindst 23 mill. kr. Der er tale om ganske store udbudsforretninger der er meget ressourcekrævende at gennemføre, idet såvel behovsafklaring som udarbejdelse af udbudsmateriale samt valg af leverandører sker i et samarbejde med forvaltningerne og i overensstemmelse med EU's regelsæt for udbud.

 

Besparelsesmulighederne for de 18 af de gennemførte udbud er opgjort til mindst 43 mill. kr.[1]

 

Ved årets udgang kan de realiserede besparelser (eksklusive buskørsler) opgøres til ca. 23 mill. kr. for de første aftaler, der i gennemsnit har løbet i ca. 10 måneder. På dette svarer til en samlet årlig besparelse på ca. 28 mill. kr.

 

Samtidig har det været muligt at iværksætte og understøtte implementeringen af indkøbssystemet. Aktiviteterne omfatter bl.a. udarbejdelsen af en fælles implementeringsplan for hele kommunen (vedlagt som bilag 2), hjælp til forvaltningernes oprettelse af brugere i systemet, udarbejdelse af undervisningsmateriale, uddannelse af forvaltningernes undervisere, etablering af erfa-gruppe for forvaltningernes implementeringsansvarlige, støtte til forvaltningerne i implementeringsprocessen og opfølgning på fremdriften i forhold til den samlede plan. Indkøbssystemet forventes at være fuldt implementeret i de fleste forvaltninger med udgangen af 2004. Sundhedsforvaltningen forventer først at implementere indkøbssystemet n år organisationsændringerne i forvaltningen er afsluttet.

 

Med styrkelsen af Den Fælles Indkøbsenhed, har det endvidere været muligt at forbedre forretningsgangene på indkøbsområdet (blandt andet ved at etablere indkøbsportaler på både intra- og internettet) samt at sikre gennemførelsen af de politisk fastsatte målsætninger og indfrielse af kommunens ambitionsniveau på såvel indkøbsområdet som på miljø- og arbejdsmiljøområdet.

 

2.1 Opnåede resultater

De opnåede resultater ved etableringen af Den Fælles Indkøbsenhed er bl.a.:

·        En samlet aftaledækning pr. 31. december 2003 på ca. 340 mill. kr.

·        En realiseret besparelse på ca. 23 mill. kr. for de nye aftaler, der i gennemsnit har løbet knap 10 måneder[2]. Besparelsen forventes på årsbasis at udgøre mindst 28 mill. kr.

·        Et årligt besparelsespotentiale for de nye aftaler på mindst 43 mill. kr. (når alle bruger aftalerne)

·        Mere end 25 EU-udbud med en samlet omsætning på over 300 mill. kr., der er i gang eller under overvejelse

·        Systematisk opfølgning og styring af kommunens leverandører

·        Implementering af indkøbssystemet i forvaltningerne i gang

·        Overholdelse af politiske målsætninger vedr. miljø- og arbejdsmiljø, herunder anskaffelse af miljøvenlige varer og ydelser, montering af partikelfiltre på bl.a. busser og flyttebiler, leverandørers overholdelse af miljø- og arbejdsmiljølovgivningen, etiske krav etc.

·        Besparelser på andre områder som følge af forbedrede forretningsgange (f.eks. nedlæggelse af KTK's tankanlæg på Enghavevej, der bl.a. blev benyttet af kommunens køretøjer så man nu kan tanke på enhver Statoil-tankstation)

·        Stærk profil som foregangskommune vedr. indkøbsstyring, elektronisk indkøb og grønne indkøb

·        Opdaterede indkøbsinformationer på portaler på intra- og internet

·        Høj kvalitet i de indgåede aftaler via ISO-certificeret proces

·        Overholdelse af EU's udbudsregler samt nationale og lokale krav til indkøbsaftaler

 

Brugen af de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet er væsentlig for at kommunen realiserer de maksimale fordele ved en effektiv indkøbsforvaltning.

 

I forbindelse med nærværende redegørelse er der udarbejdet en evaluering af indkøbsområdet, hvori de oftest fremsatte indvendinger mod brug af aftaler og indkøbssystem er angivet sammen med Økonomiforvaltningens bemærkninger hertil.

 

Af de væsentligste indvendinger er bl.a., at man ikke ønsker sin selvbestemmelse indskrænket, at man betragter indkøbssystemet som besværligt, at man kan købe varer billigere andre steder, at man ikke kan benytte sine hidtidige leverandører, at man ikke får lov til at beholde besparelserne ved at bruge de fælles aftaler og at aftalerne ikke tilgodeser lokale forhold.

 

Der må i forbindelse med så store ændringsprojekter, som implementeringen af et nyt indkøbssystem og indførelsen af fælles indkøbsaftaler hver især repræsenterer, forventes en vis modstand mod de ændringer projekterne medfører i vaner, forretningsgange og selvbestemmelse.

 

Det er en forudsætning for at optimere kommunens indkøb, at indkøbene koordineres centralt via fælles aftaler. Det må samtidig forventes, at det ikke vil være muligt at opfylde alle ønsker ved etablering af indkøbsaftaler, og at der fortsat vil være tilfælde hvor man vil være tvunget til at anvende en ny leverandør eller et nyt produkt.  Det er ligeledes uundgåeligt at det på enkelte områder og ved slagtilbud kan være muligt at købe varer billigere end på de fælles aftaler. Det er i den forbindelse væsentligt at holde fokus på kommunens samlede indkøbsvolumen, da det er ved at opnå samlede indkøbsfordele at det er muligt at realisere de største besparelser på området. Besparelser der kan komme andre dele af kommunen til gode.

 

Ud over at løse eventuelle problemer vedrørende de enkelte aftaler, kan der stadig gøres meget for at gøre kommunens indkøbsorganisering endnu bedre. Dels er der en række tekniske forhold vedrørende indkøbssystemet, der skal forbedres for at øge brugervenligheden og dels er der en stor udfordring i at forbedre kommunikationen på indkøbsområdet så alle indkøbere får den rette information når de har behov for det.

 

Forslaget til kommunens indkøbsstrategi i perioden 2004 – 2007 sigter netop på at videreudvikle indkøbssystemet samt at styrke kommunikationen på området markant for derigennem at øge brugen af såvel system som aftaler.

 

I forbindelse med indkøbsstrategiens gennemførelse foretages der endvidere løbende evalueringer af de enkelte indkøbsaftaler for at sikre at evt. problemer bliver løst i samarbejde med forvaltninger og leverandører, ligesom der bliver foretaget årlige generelle brugertilfredshedsundersøgelser vedrørende indkøbsområdet. I overensstemmelse med tids- og aktivitetsplanen i strategien, gennemføres brugertilfredshedsundersøgelsen i efteråret for at resultatet kan indgå i den årlige redegørelse til Økonomiudvalget.

 

2.2 Styrkelse af Den Fælles Indkøbsenhed

Den 2-årige periode udløber for de først ansatte medarbejdere medio 2004.

På baggrund af de hidtil opnåede resultater og mulighederne for at realisere yderligere væsentlige besparelser på indkøbsområdet foreslås styrkelsen af den fælles indkøbsenhed videreført med 5 medarbejdere i 2004, 2005 og 2006.

 

Alle medarbejdere i Den Fælles Indkøbsenhed deltager i implementeringen af det elektroniske indkøbssystem, og medvirker derved til at kommunen kan indføre mere effektive arbejdsgange på indkøbsområdet. Aktiviteterne omfatter bl.a. undervisning i systemet, support af brugere, fastlæggelse af forretningsgange og kontakt til indholdsleverandører således at kvaliteten af det elektroniske indkøbssystem udvikles og forbedres.

 

Af de 5 årsværk, der indgår i styrkelsen, vil 3 årsværk blive anvendt på etablering og implementering af nye aftaler. 1,5 årsværk vil blive brugt til vejledning af institutionerne i brug af de fælles aftaler samt generel kommunikation, herunder gennemførelse af "roadshows" i forvaltninger og institutioner for at skabe bedre dialog på indkøbsområdet. 0,5 årsværk vil blive anvendt til opfølgning på brug af aftalerne for derigennem at sikre anvendelse og videreudvikling af aftalerne.

 

Aktiviteterne omfatter bl.a. forundersøgelse af potentielle aftaleområder, udarbejdelse af kravspecifikation i samarbejde med forvaltningerne, Miljøkontrollen og Bedriftssundhedstjenesten, gennemførelse af EU-udbuds­forret­ninger (herunder afklaring af ev t. spørgsmål fra leverandører), udarbejdelse af indstilling om valg af leverandører i samarbejde med forvaltningerne, indgåelse af aftaler med de valgte leverandører, kommunikation om aftalerne til forvaltningerne via informationsbreve, dialogmøder mv., implementering af elektroniske varekataloger i indkøbssystemet samt opfølgning vedr. brugen af aftalerne og leverandørernes overholdelse af deres forpligtelser.

 

Måltallene for besparelser på indkøbsområdet er i nedenstående tabel opgjort for perioden 2003 – 2007. De tilknyttede aktiviteter er uddybende beskrevet nedenfor under punkt 3 og i forslaget til ny indkøbsstrategi for Københavns Kommune, der er vedlagt redegørelsen som bilag 4.

 

Tabel 1: Den Fælles Indkøbsenhed - Økonomioversigt 2003 - 2007 (måltal)

År	Akkumuleret aftaledækning (mill. kr.)	Årligt besparelsespotentiale (mill. kr.)	Anvendelsesgrad for fælles indkøbsaftaler	Forventet besparelse (mill. kr.)
2003	340	43	* ca. 50%	23
2004	600	60	60%	42
2005	800	80	70%	56
2006	1.000	100	80%	80
2007	1.000	100	85%	85

* Information om den hidtidige omsætning på aftaleområderne er p.t. utilstrækkelig til at anvendelsesgraden kan beregnes. Der er derfor angivet en skønnet anvendelsesgrad på ca. 50%. Ved at opsamle statistik vedr. omsætningen på aftalerne vil det fremover være muligt at beregne anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler.

 

Måltallet for etablering af nye indkøbsaftaler er, at der i 2004 etableres aftaler, der øger dækningen med mindst 250 mill. kr. I de efterfølgende år forventes tilvæksten i aftaledækningen at falde til ca. 200 mill. kr. i 2005 og 2006. I 2007 forventes aftaledækningen at bibeholdes på ca. 1 mia. kr. idet flere af de tidligere indgåede aftaler skal genudbydes, der skal bruges flere ressourcer på opfølgning i forhold til den samlede aftaleportefølje mv. Det forventes at de realiserede besparelser øges i perioden i takt med at anvendelsesgraden for aftalerne øges. Måltallene er betinget af de selvejende institutioners brug af aftalerne, og vil i modsat fald være ca. 14% lavere.

 

Det forventes, at det ved en fortsat målrettet kommunikations- og opfølgningsindsats vil være muligt også fremover at sikre en høj anvendelse af de fælles indkøbsaftaler i løbet af de kommende år således at de forventede besparelser realiseres.

 

Hertil kommer de endnu uopgjorte besparelser ved fortsat anvendelse af elektronisk indkøb i kommunen og den deraf følgende effektivisering af indkøbsprocessen, herunder ibrugtagningen af elektronisk fakturering og forbedringen af ledelsesinformationen på indkøbsområdet. Det er målet, at 80% af de mulige bestillinger sker via elektroniske varekataloger i indkøbssystemet med udgangen af 2007.

 

Videreførelsen der ved det foreslåede niveau på 5 årsværk koster 2,2 mill. kr. pr. år finansieres for 2004 inden for Økonomiudvalgets eksisterende rammer.

 

For 2005 og 2006 foreslås den samlede udgift på 4,4 mill. kr. finansieret ved at Økonomiudvalget gives en rammekorrektion for hvert af årene 2005 og 2006 på 0,65 mill. kr. til fortsat at kompensere forvaltningerne for udlån af to medarbejdere. Ca. 3,1 mill. kr. finansieres af Økonomiforvaltningen.

 

3. Forvaltningernes aktiviteter vedr. indkøb

Alle forvaltninger (inkl. Økonomiforvaltningen) bidrager til at øge anvendelsen af såvel indkøbsaftaler som indkøbssystem. Herudover indgår de fleste forvaltninger indkøbsaftaler på områder, hvor forvaltningen er største eller eneste bruger af den pågældende ydelse.

 

Nedenfor er aktiviteterne i de enkelte forval tninger kort beskrevet. En uddybende beskrivelse findes i bilag 3.

 

3.1 Bygge- og Teknikforvaltningen

Kommune Teknik København

Indkøbskoordineringen (IK) er en stabsfunktion oprettet i starten af 2002 som erstatning for Magasinet, der frem til afviklingen i maj 2002 var KTK's centrale indkøbs- og lagerfunktion med en omsætning på 14 mio. kr. Funktionen er bemandet med en medarbejder (indkøbskoordinator).

 

IK har til formål, at sikre KTK de bedste betingelser med hensyn til virksomhedens indkøb af forbrugsvarer, materialer, tjenesteydelser, m.m. Dette gælder såkaldte standardvarer, og indbefatter ikke fagspecifikke områder som malervarer, tømrervarer, kontraktasfalt m.m., som aftales decentralt.

 

KTK's samlede indkøb af varer og tjenesteydelser beløber sig i 2002 til 240 mio. kr., i 2003 til ca.208 mio. kr., hvor arbejdsrammen for IK skønnes at ligge i størrelsesordenen ca. 100 mio. kr.

 

I perioden 1.5.2002 – 30.4.2003 er der analyseret og forhandlet aftaler på plads for 38 mio. kr. (jfr. bilag: "indkøbsaftaler 2003"). Dette har resulteret i en direkte målbar forbedring på ca. 1,8 mio. kr., samt en skønnet forbedring på de resterende aftaler på ca. 0,5 mio. kr.

 

Med baggrund i de forestående strukturelle ændringer, der udløber af PLS RAMBØLL's rapport, skal der i den nærmeste fremtid ske en styrkelse og centralisering af de indkøbsmæssige opgaver.

 

Brandvæsenets Serviceafdeling

Brandvæsenets Serviceafdeling har indgået samarbejdsaftaler om mundering (uniformer og uniformsgenstande m.m.).Endvidere er der aftale om levering af ilt til brand- og ambulancetjenesten.

 

For aftalerne gælder, at det er fastprisaftaler for et år ad gangen uden %-besparelser eller aftalt løbetid. En væsentlig del af aftalen er en aftale om lagerplads hos Brandvæsenet og hos leverandøren for hurtig og nøjagtig leverance.

 

Det bemærkes, at Brandvæsenet er leverandør til institutioner i Københavns kommune og til andre brandvæsener.

 

3.2 Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

For at styrke indkøbsfunktionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er den overordnede styring af indkøbspolitikken og det elektroniske indkøbssystem samlet i Kontoret for regnskab, refusion og forældrebetaling (5. kontor)

 

Der blev i juni 2003 nedsat en implementeringsgruppe med 1 projektleder, en indkøbsansvarlig, en nøgleindkøber alle fra 5. kontor samt 2 medarbejdere fra IT-kontoret, hvor den ene er IT-ansvarlig og den anden sikkerhedsansvarlig i forhold til KØR's indkøbssystem. Denne gruppe skal dels sørge for udbredelse af kendskabet til aftaler dels - hvad der ikke er mindre vigtig - uddanne indkøbere, der kan købe ind elektronisk.

 

For at sikre en effektiv kommunikation/samarbejde med de daglige indkøbere omkring indkøbssystemet og indkøbspolitikken nedsattes 3 decentrale indkøbsgrupper med ca. 20-25 deltagere hver. 1 for centralforvaltningen, 1 for de lokale kontorer - og 1 for rådgivnings- og handicapcentrene samt centrene under Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats. Grupperne har til opgave at opsamle/diskutere de emner/problemstillinger, som fremkommer i forbindelse med anvendelsen af systemet og politikken.

 

Et af de synlige resultater er, at der er udarbejdet en tips- og trickliste for at lette brugen af indkøbssystemet. Denne liste er lagt ind på indkøbswebben.

 

Ved den faseopdelte indføring i KØR indkøb finder Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at kontakten mellem indkøbsenheden i centralforvaltningen og brugerne er blevet vellykket, og at de er blevet fortrolige med systemet og anvender det. At systemet bliver brugt, kan ses ud af statistikken vedr. antallet af elektroniske indkøb.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke indgået indkøbsaftaler på kommunens vegne.

 

3.3 Kultur- og Fritidsforvaltningen

Indkøb i Kultur- og Fritidsforvaltningen er kendetegnet ved at være decentraliseret til de enkelte søjler og institutioner.

 

Ansvaret for overholdelse af kommunens indkøbspolitik, herunder overholdelse af de fælles indkøbsaftaler og brug af indkøbssystemet, ligger hos hver enkelt budgetansvarlig leder. For at sikre overholdelse af aftalerne i den decentral struktur, sker der i samarbejde mellem forvaltningens repræsentant i indkøbschefgruppen og Den Fælles Indkøbsenhed en løbende opfølgning på brugen af aftalerne.

 

Indgåelse af indkøbsaftaler og gennemførelse af udbud

Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, har på vegne af kommunen i 1999 gennemført EU-udbud af samtaletelefoni. Aftalen med daværende Mobilix, nu Orange, er løbende blevet genforhandlet, hvilket betyder at der som følge af lavere takster er opnået betydelige besparelser på området.

 

Ligeledes har serviceabonnementsdelen for telefoni for nyligt været i udbud. Aftalen er trådt i kraft pr. 1. januar 2004. Aftalen vil udover besparelser sikre at systemet teknisk opgraderes. Aftalerne på samtaletelefoni og serviceabonnement udgør samlet inklusiv H:S's andel et årligt beløb på ca. 30 mio. kr.

 

I forhold til biblioteksmaterialer inden for kategorierne; årbøger, aviser, tidsskrifter, cd'er, dvd'er, video'er, cd-rom'er, konsolspil og lydbøger gennemfører Bibliotekerne løbende EU-udbud. I kontrakterne indgår en option på at kommunens øvrige forvaltninger kan benytte rammeaftalen ved selvstændig ordreafgivelse. De nævnte aftaler på biblioteksmaterialer udgør samlet et beløb på omkring 10 mio. kr. årligt.

 

Derudover bidrager Kultur- og Fritidsforvaltningen med repræsentanter i en række udbudsarbejdsgrupper som gennemføres i et samarbejde mellem de andre forvaltninger og Den Fælles Indkøbsenhed.

 

3.4 Miljø- og Forsyningsforvaltningen

Københavns Energi

Indkøbet i KE er decentralt gennemført, med en central Koncern Indkøbsfunktion som koordinerede led, der forestår politikker, metoder og deltagelse i større indkøb, samt rammeaftaler og relationerne til KK.

 

Københavns Energi har i løbet af 2003 implementeret de indgåede KK aftaler. Senest er der etableret en simpel rapporteringsform der gør det muligt at give en tilbagemelding til koordineringsgruppen i KK.

 

I relation til indkøb der vedrører den egentlige produktion er KE fortsat med at udbyde de arbejder som hidtil har været udført internt gennem KE Partner A/S. Der er lavet en 5 års plan der medfører at 10% af arbejdet udbydes hvert år. De 2 første runder er gennemført og har medført væsentlige besparelser, men også vist at ved at konkurrenceudsætte produktionen er der opnået en betydelig effektivitetsfremgang intern i KE Partner, idet de har vundet mere end 50% af arbejdet.

 

På komponent/vare siden er der i 2003 anvendt e-auktion for første gang med positivt resultat. Der har været gennemført 6 auktioner, bl.a. på el-forbrugsmåler der medførte en væsentlig reduktion af prisen i størrelsesorden 20% i forhold til seneste handlede priser. Endvidere har produkter som batterier, køreplader, værktøjer været på auktion med væsentlige besparelser til følge. Samlet vurderes besparelserne til min. 1 Mio. DKK på disse varer.

 

På Tjenestydelsesiden - især om køb af teknisk rådgivning og ingeniørydelser - har vi opstillet en kvalifikationsliste med de leverandører der fremover kan forestå leverancer. Vi forventer at indkøbsformen kan bidrage med 3-4 mill. DKK i besparelse pr. år. Større udbud over tærskel værdier gennemføres som hidtil efter Forsyninsgvirksomhedsdirektivet.

 

På anlægssiden er gennemført tilsvarende initiativer med ensretning af udbudsform og materiale, samt om anvendelse af udbudsformen "UDBUD EFTER FORHANDLING" der forventes at medfører besparelser i størrelsesorden 4-5 Mio. DKK.

 

Miljøkontrollen

Miljøkontrollen er opstartet med at bruge indkøbssystemet til de fleste indkøb. Det sker primært ved at købene bliver efterregistreret - altså først føres ind i systemet når købet er foretaget. Dette skyldes, at de fleste af de varer vi køber ikke ligger i systemet på forhånd. Vi går i 2004 i gang med at lægge tjenesteydelser ind i systemet også.

 

Miljøkontrollen har ikke indgået andre aftaler om indkøb end de som Økonomiforvaltningens 11. kontor allerede kender (kontorartikler).

 

3.5 Sundhedsforvaltningen

Sundhedsforvaltningen har en lille central enhed, der indgår såvel fælleskommunale som forvaltningsspecifikke aftaler. Der er i løbet af de seneste 2½ år in dgået aftaler til en nettoværdi på ca. 240 mio. kr. Der er opnået besparelser på ca. 28 mio. kr. årligt. Der er tale om aftaler både på nye områder og på områder, som allerede tidligere har været i udbud, d.v.s. har været konkurrenceudsat. Der er oftest tale om EU-udbud, og aftalerne er baseret på minutiøse analyser af forbrugsmønster, logistik og lokale ønsker og behov for at sikre optimale vilkår og priser.

 

Sundhedsforvaltningen har indgået fælleskommunale aftaler bl.a. for vikarer til hele pleje- og omsorgsområdet, voksenbleer og andre inkontinensprodukter samt sygeplejeartikler til såvel institutioner som til levering direkte til hjemmeboende borgere. En del af aftalerne er foranlediget af omlægningen af procedurerne for Hjælpemiddelcentrets forsyning af hjemmepleje og hjemmeboende borgere, hvor Sundhedsforvaltningen har benyttet lejligheden til at foretage en koordinering for hele kommunen. Endvidere er hele fødevareområdet dækket for forvaltningens plejehjem.

 

Hvor det er hensigtsmæssigt, indgås der også aftaler med deltagelse af andre kommuner, amter og H:S.

 

Hjælpemiddelcentret gennemfører løbende en lang række udbud, oftest EU-udbud, i relation til deres virksomhed og i samarbejde med brugergrupper. Aftalernes samlede værdi beløber sig til ca. 70 mio. kr.

 

Endvidere gennemfører Sundhedsforvaltningen løbende udbud i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder i relation til Frit Valg.

 

3.6 Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

Organisering

UUF's indkøb er organiseret ved at være decentraliseret til hvert enkelt område og institution, da disse selv er budgetansvarlige på indkøbsområdet.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har én repræsentant i Indkøbschefgruppen.

 

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen (UUF) består af centralforvaltningen (på Rådhuset og Islands Brygge) hvor hvert enkelt område er selvstændig indkøbsenhed samt ca. 85 undervisningsinstitutioner og ca. 180 fritidsinstitutioner med selvstændige indkøbsfunktioner. Desuden er der 85 selvejende institutioner hvoraf 19 på nuværende tidspunkt har driftsoverenskomst med kommunen som forpligter til brug af indkøbssystemet.

 

Ved udbud gældende for hele kommunen deltager UUF som fagforvaltning, på lige fod med de øvrige forvaltninger i Indkøbschefkredsen og arbejdsgrupperne. Arbejdsgruppens deltagere er blandt andet med i udarbejdelsen af kravspecifikation samt udvælgelsen af de leverandører som indgår i indstillingen til Indkøbschefgruppen..

 

Efter gennemførelsen af et udbud, videresendes Den Fælles Indkøbsenheds Infobreve vedrørende nye aftaler via (UUF's) info-web hvor de kan ses fra alle administrative PC'er. En stor del af indkøberne på skoler og institutioner har ikke direkte adgang til indkøbssystemet.

 

Eventuelle, bemærkninger eller andet kommunikeres videre af forvaltningens indkøbschef til Den Fælles Indkøbsenhed og indkøbschefgruppen.

 

Indkøbsaftaler i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har som fagforvaltning selv indgået aftaler fx på IT-området, biblioteks- og undervisningsbøger samt vagt- og sikringsydelser.

 

Desuden benytter forvaltningen de fælleskommunale aftaler, som er indgået af Den Fælles Indkøbsenhed.

 

Brug af indkøbssystemet

Efter en reimplementering i september 2003, er indkøbssystemet er fuldt implementeret på alle uddannelses- og Ungdomsforvaltningens skoler og institutioner med undtagelse af de selvejende institutioner.

 

Systemet anvendes i øjeblikket af centralforvaltningen og en del skoler og institutioner. Når det ikke anvendes på alle skoler og institutioner hænger det samme med, at systemet er uhensigtsmæssigt i en meget decentraliseret organisation hvor skoler og institutioner ikke har en fast indkøber assisteret af et bogholderi. Dette medfører, at en række indkøbere jf. ovenfor ikke har direkte adgang til systemet og dermed er henvist til at foretage indkøb fx pr. telefon.

 

Det skal understreges, at det er indskærpet, at indkøbsaftalerne skal anvendes uanset indkøbsmetode. 

 

Som opfølgning på systemet er der planlagt workshops for b rugerne, ligesom brugerne supporteres af superbrugere.

 

3.7 Økonomiforvaltningen

Økonomiforvaltningen (ØKF) består af Rådhusdelens kontorer, kvarterløftsprojekterne, tre kontraktenheder samt de kommende fire servicecentre, der ligeledes er kontraktenheder. I forbindelse med oprettelse af nye enheder sikres det at de har adgang til og bliver introduceret til indkøbssystemet samt brugen af aftalerne.

 

Økonomiforvaltningens indkøb er organiseret ved at være decentraliseret til hvert enkelt kontor og kontraktenhed, da de selv er budgetansvarlige på indkøbsområdet. KSR, der er en kontraktenhed under ØKF, har på grund dens størrelse sin egen indkøbschef og -organisation.

 

Økonomiforvaltningen indgår som fagforvaltning ikke selv aftaler, da forvaltningen ikke er største eller eneste bruger af et område/produkt. Derimod benytter forvaltningen de fælleskommunale aftaler, som er indgået af Det Fælles Indkøbsenhed.

 

4. Evaluering af indkøbsområdet

Økonomiudvalget har, foranlediget af nogle institutioners indsigelser mod brugen af de fælles indkøbsaftaler, i december 2003 bedt om en evaluering af kommunens indkøbsordning.

 

Økonomiforvaltningen har i den anledning bedt kommunens indkøbschefgruppe om at fremsende de hyppigst fremførte kritikpunkter af såvel kommunens elektroniske indkøbssystem som de fælles indkøbsaftaler.

 

Kritikpunkterne samt bemærkningerne til disse er vedlagt redegørelsen i et særskilt evalueringsnotat.

 

De hyppigste bemærkninger vedrører den begrænsning i institutionernes fulde valgfrihed mht. leverandører og produkter, der er en konsekvens af den centrale koordinering af kommunens indkøb, samt brugen af indkøbssystemet, der opfattes som besværligt og tidskrævende.

 

Såvel ændring af de hidtidige indkøbsvaner som brugen af et IT-baseret indkøbssystem har karakter af væsentlige ændringsprojekter, der erfaringsmæssigt kræver tilvænning og organisatorisk omstillingsparathed.

 

Den generelle tendens er, at de fælles aftaler i stadig stigende grad bliver anvendt i forvaltningerne, men at implementeringen af indkøbssystemet sker i et noget langsommere tempo, hvilket er forventet i forhold til kommunens decentrale organisering.

 

Der vil – som et element i kommunens indkøbsstrategi – årligt blive gennemført egentlige brugerundersøgelser ved hjælp af spørgeskemaer mv. for løbende at evaluere tilfredsheden på indkøbsområdet. Resultaterne vil indgå som en del af de løbende redegørelser til Økonomiudvalget.

 

5. Ny indkøbsstrategi for 2004 – 2007

Udviklingen på indkøbsområdet har været forankret i kommunens indkøbsstrategi 2001 – 2003. Strategien fokuserede på en forbedret organisering af indkøbsområdet, indgåelse af bedre fælles indkøbsaftaler og brug af elektronisk indkøb.

 

Ved strategiens udløb er langt de fleste af de væsentlige målsætninger opfyldt. Som bilag 3 er vedlagt et statusnotat for strategiens gennemførelse, herunder forvaltningernes initiativer med hensyn til organisering, indgåelse af fælles indkøbsaftaler og understøttelse af indkøbssystemet.

 

Som bilag 4 vedlægges forslag til en ny indkøbsstrategi for Københavns Kommune i perioden 2004 – 2007.

 

Kommunen skal i den nye strategi-periode (2004 – 2007) skifte fokus og målsætninger på indkøbsområdet. Fra et fokus på organisering og opbygning af indkøbsorganisationen, vil det væsentligste mål fremover være implementering og organisatorisk forankring af effektiv indkøbsstyring og indkøbsadfærd. Der vil være et større fokus på at udbrede kendskabet til - og anvendelsen af - de fælles indkøbsaftaler og indkøbssystemet. På denne måde kan kommunen realisere det fulde besparelsespotentiale ved at anvende de fælles indkøbsaftaler.

 

Strategiens overordnede målsætninger er, at de fælles indkøbsaftaler dækker en samlet omsætning på mindst 1,4 mia. kr. og at anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler øges til mindst 85% med udgangen af 2007. Samtidig er det målet, at brugen af indkøbssystemet øges markant, således at systemet anvendes ved mindst 80%[3] af de mulige bestillinger via de elektroniske varekataloger med udgangen af 2007.

 

Målsætningerne skal realiseres via en handlingsplan, der tager udgangspunkt i tre indsatsområder: Organisering og teknologianvendelse, kommunikation og opfølgning. Samtidig skal der løbende identificeres nye indkøbsområder, der kan give besparelser ved indgåelse af fælles indkøbsaftaler.

 

Indkøbsstrategien fokuserer især på at gøre kommunikationen og dialogen på indkøbsområdet endnu bedre, ligesom der vil blive gjort en yderligere indsats for at gøre indkøbssystemet så brugervenligt som muligt, bl.a. ved at sikre at de elektroniske varekatalog er er af høj standard med tydelige varebeskrivelser mv.

 

Der er i strategien formuleret en kommunikationsplan for indkøbsområdet. Kommunikationsplanen omfatter bl.a. brug af direct mails til kommunens indkøbere med målrettet information om den enkelte indkøbers interesseområde, afholdelse af leverandørdage hvor kommunens leverandører samles for at præsentere deres produkter for kommunens indkøbere samt "roadshows", hvor Den Fælles Indkøbsenhed og indkøbschefgruppen præsenterer Indkøbspolitikken og de fælles aftaler for forvaltninger og institutioner. Herudover vil der fortsat ske en udbygning af de nuværende indkøbsportaler på både intranettet og kommunens hjemmeside.

 

Opfølgningen på området sikrer, at eventuelle fravigelser af aftalerne systematisk identificeres og følges op så adfærd og aftaler løbende forbedres.

 

De nuværende aktiviteter vedrørende etablering af indkøbsaftaler, videreudvikling af indkøbssystemet, rådgivning og support af forvaltninger, opfølgning på aftaler og leverandører etc. er ikke detaljeret beskrevet i strategien, men vil naturligvis videreføres igennem hele strategiperioden.

 

Strategien er udarbejdet af Den Fælles Indkøbsenhed i samarbejde med kommunens forvaltninger, Indkøbschefgruppen og KØR-funktionen. Forudsætningerne for at realisere indkøbsstrategien er at det nuværende fokus på indkøbsområdet videreføres i strategiperioden.

 

6. Rapportering på indkøbsområdet

Aftaleområder	Igangværende udbud
·      Aftørringspapir ·      Arbejdstøj ·      Brændsel ·      Budkørsel ·      Buskørsel (skole-, institutions- og ad hoc kørsel) ·      Børnebleer ·      Elevatorservice ·      Engangsservice ·      Flytning ·      Håndværkerydelser (mindre) ·      Hårde hvidevarer ·      Kaffe/The ·      Kildevand ·      Kontor- og kantinemøbler ·      Læskedrikke og øl ·      Rengøringskemi ·      Rengøringsrekvisitter ·      Skærmbriller ·      Storkøkkenudstyr ·      Vikarassistance (pædagogiske, kantine/køkken, kontorvikarer) ·      Vinduespolering	·   Beskæftigelsesmidler til skoler mv. ·  Bøger ·  Fødevarer, økologiske (ekskl. plejehjem) ·  IT-software (Business Intelligence) ·  IT-konsulentydelser (Business Intelligence) ·  IT-udstyr (PC'er, servere, printere mv.) ·  Kontorartikler ·  Kopimaskiner mv. ·  Kopipapir ·  Legepladsudstyr ·  Legetøj ·  Lyskilder (pærer, lysstofrør mv.) ·  Naturlegepladser ·  Skolemøbler ·  Taxikørsel
	Potentielle områder
	· Annoncering mv. · Beplantning og pasningsydelser · El-artikler mv. · Elektricitet og el-rådgivning · Håndværktøj og isenkram · IT-software (volumenlicenser) · Kurser og konferenceydelser · Konsulentydelser (management mv.) · Måtteservice mv. · Rengøring (eksterne) · Vaskeri- /renseriydelser · VVS artikler

I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning om løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003), gives nedenfor en status vedr. etablering af fælles indkøbsaftaler, anvendelse af det elektroniske indkøbssystem samt andelen af selvejende institutioner der er forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler. En uddybende gennemgang af rapporteringen er vedlagt som bilag 1.

 

6.1 Indkøbsaftaler

Den Fælles Indkøbsenhed har i perioden indtil 1. oktober 2003 gennemført i alt 19 udbud, med et samlet indkøb for ca. 340 mill. kr. Endvidere er der p.t. 25- 30 udbud i gang eller under forberedelse med et estimeret indkøb for mere end 300 mill. kr. (se nedenstående oversigt over aftaleområder pr. 31.12.2003).

 

Potentielle områder identifice­res og vurderes af Den Fælles Indkøbsenhed i samarbejde med for­valtningerne. I oversigten er angivet en række potentielle områder, hvor de indledende analyser af området enten er sat i værk, eller forventes iværksat i første halvår af 2004.

 

Det forventes, at det ved implementeringen af analyseværktøjet Discoverer i KØR vil blive muligt systematisk at udvælge områder med det største potentiale.

 

Ved de gennemførte udbud er der tilvejebragt et samlet helårligt besparelsespotentiale på over 43 mill. kr., der realiseres såfremt alle indkøb foretages via de fælles aftaler.

 

De eksisterende aftaler har i gennemsnit løbet ca. 10 måneder. Der er ved forvaltningernes brug af aftalerne pr. 31. december 2003 realiseret ca. 23 mill. kr. i konkrete besparelser.

 

6.2 Elektroniske indkøb

Kommunens indkøbssystem (KØR), giver mulighed for en fuld elektronisk understøttelse af indkøbsprocessen. Ved at fjerne papirgange i forbindelse med bl.a. rekvirering og betaling samt ved reduktion af søgeomkostninger mv. kan ressourcer frigøres til kommunens kerneopgaver.

 

Et væsentligt element i den fulde understøttelse af indkøbsprocessen og frigørelsen af ressourcer er ibrugtagning af elektronisk fakturering, der forventes implementeret ultimo marts 2004.

 

I nedenstående oversigt ses udviklingen i det månedlige antal indkøb via indkøbssystemet. Indtil maj 2003 har anvendelsen været jævn med undtagelse af kursusaktivitet i juni/juli 2002. Fra maj 2003 og året ud kan der igen spores en vækst i anvendelsen, hvilket skyldes at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er i gang med at implementere systemet.

 

 

6.3 Reimplementering af indkøbssystemet

Indkøbssystemet har tidligere været forsøgt implementeret i 2001 men måtte stoppes på grund af tekniske problemer med systemet. Den Fælles Indkøbsenhed har nu det overordnede ansvar for at gennemføre reimplementeringen af indkøbssystemet.

 

Implementeringen forløber som en rullende proces, hvor Den Fælles Indkøbsenhed og KØR-funktionen underviser en række nøglemedarbejdere fra forvaltningerne. Disse medarbejdere underviser efterfølgende de lokale brugere i deres respektive forvaltninger. På denne måde sikres en forankring af erfaringer i brug af systemet i de enkelte forvaltninger. Samtidig udpeges en række superbrugere, der får til opgave at støtte deres kolleger i anvendelsen af systemet.

 

Den nuværende implementeringsplan omfatter ca. 1.250 indkøbere. Der forventes i alt uddannet ca. 1.500 indkøbere i brugen af systemet.

 

Implementeringen forventes med undtagelse af Sundhedsforvaltningen gennemført medio 2004.

 

Den samlede implementeringsplan er vedlagt som bilag 2.

 

6.4 Indkøb i institutioner med kommunal driftsoverenskomst

I medfør af kommunens indkøbspolitik, omfatter forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler alle kommunens enheder, herunder kontraktenheder og selvejende institutioner i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.

 

Forvaltningerne søger - i overensstemmelse med indkøbspolitikken - aktivt at indarbejde forpligtelserne til at benytte de fælles indkøbsaftaler og overholde kommunens indkøbspolitik i driftsoverenskomsterne med institutionerne.

 

I bilag 1 findes en oversigt pr. 31. december 2003 over forvaltningernes selvejende institutioner med driftsoverenskomst. Det er opgjort hvor mange af disse, der i medfør af overenskomsten er forpligtet til at overholde indkøbspolitikken og benytte de fælles indkøbsaftaler samt det resterende antal institutioner.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forventer alle at revidere driftsoverenskomsterne i løbet af 2004 og i denne forbindelse søge at forpligte de selvejende institutioner til at benytte de fælles indkøbsaftaler.

 

 

Økonomi

Som angivet i indstilling og bilag.

 

Miljø

I overensstemmelse med Den Fælles Indkøbsenheds procedurer deltager Miljøkontrollen ved alle EU-udbud for at vurdere de konkrete miljøforhold ved de enkelte aftaler.

 

Høring

Redegørelsen med bilag er drøftet af kredsen af Administrerende Direktører inden forelæggelse for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

Andre konsekvenser

-

 

Bilag

/.     Bilag 1: Rapportering vedr. indkøb – oktober 2003

/.     Bilag 2: Implementeringsplan vedr. indkøbssystemet

/.     Bilag 3: Status vedr. Indkøbsstrategi 2001 - 2003

/.     Bilag 4: Indkøbsstrategi 2004 - 2007

 

 

Erik Jacobsen                                                            

                                                         /                            Bjarne Winge