Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 9. marts 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 61/2004

 

 

2.                   Delegation af bevillingsmyndigheden

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler;

at Borgerrepræsentationen for 2004 delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget som anført i denne indstilling.

 

 

RESUME

I tilfælde hvor et udvalg har behov for bevillingsmæssige ændringer til budgettet, kræver det i dag Borgerrepræsentationens godkendelse.

I denne indstilling beskrives Borgerrepræsentationens muligheder for at delegere bevillingsmyndighed for bestemte typer af tillægsbevillingssager til Økonomiudvalget. Det forslås, at Økonomiudvalget får adgang til at meddele tillægsbevillinger til udvalgenes drifts- og anlægsområder i visse typer af sager og hvor der i forvejen er afsat finansiering i budgettet. Endvidere er anført, hvilke vilkår Økonomiforvaltningen anbefaler, der bør gælde for delegation af bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget.

Formålet hermed er at smidiggøre og effektivisere sagsbehandlingen blandt andet ved, at der sker en hurtigere behandling af de mere bevillingstekniske sager. Dette indebærer, at kommune ns forvaltninger hurtigere end i dag får et opdateret budget og dermed i højere grad et aktuelt grundlag for den løbende økonomiske styring. Endvidere vil forslaget indebære en reduktion i Borgerrepræsentationens sagsmængde.

Principperne i indstillingen har været vendt med Revisionsdirektoratet og Indenrigs- og Sundhedsministeriet samt drøftet med forvaltningerne.

 

SAGSBESKRIVELSE

Nuværende bevillingsregler i Københavns Kommune

I dag skal alle bevillingsmæssige ændringer forelægges for Borgerrepræsentationen. Det gælder alle sager om tillægsbevillinger, eksempelvis udmøntning af diverse puljer i budgettet, omplaceringer mellem udvalgene samt sager om overførsel af budgetmidler mellem bevillinger indenfor et udvalg m.v. Det drejer sig årligt om mellem 40 og 60 bevillingstekniske sager, der forelægges Borgerrepræsentationen. For langt de fleste af disse sager gælder det, at de er ukomplicerede, af bevillingsteknisk karakter og at de forelægges Borgerrepræsentationen for at sikre et opdateret budget og dermed forvaltningerne et aktuelt styringsgrundlag. 

 

Formelt skal udvalgene ifølge bevillingsreglerne således søge om tillægsbevilling, hvis der sker væsentlige ændringer i forhold til en tildelt bevilling i budgettet. Bevillingsmæssige ændringer omfatter alle væsentlige ændringer i bevillingsbeløb, aktiviteter, serviceniveau og/eller mål fastsat af Borgerrepræsentationen ved tildelingen af en bevilling i budgettet.

 

Det er en grundlæggende forudsætning for tildeling af tillægsbevillinger, at udvalgene overholder de bevillinger, der årligt fastsættes af Borgerrepræsentationen i forbindelse med budgetvedtagelsen. De brede bevillingsmæssige rammer forudsætter derfor som udgangspunkt, at udvalgenes merudgifter kan kompenseres af tilsvarende mindreudgifter indenfor bevillingsrammen.

 

Nuværende praksis for tillægsbevillinger

I dag bliver der i særlige tilfælde af forskellige uafviselige årsager givet tillægsbevillinger til det vedtagenet budget. Tildelingen af disse kan opsamles på følgende kategorier:

På de lovbundne områder og finansposterne gives der i dag normalt tillægsbevillinger med henvisning til, at udgiftsniveauet typisk er afhængig af forhold som konjunkturudviklingen (ledighed, renteniveau mv.), vedtagelse af nye statslige afgifter med virkning for finansielle poster på forsyningsområderne mv., dvs. forhold der er upåvirkelige for kommunen. For alle udgiftsområder gives der tillægsbevilling, når kommunen opnår ekstraordinære indtægter, dvs. indtægter fra reguleringer af udligning og særlige tilskud fra staten, fra salg af aktier, ejendomme, grunde mv.

På de rammebelagte udgiftsområder kan der foretages følgende underopdeling, hvor der i dag normalt gives tillægsbevilling i forbindelse med:

·        bevillingsmæssige omflytninger, dvs. i tilfælde hvor der sker budgetmæssigt neutrale omflytninger mellem udvalgene.

·        større interne omprioriteringer i et udvalg, f.eks. hvor et udvalg ønsker at gennemføre væsentlige omprioriteringer af aktiviteterne på udvalgets områder, og derfor ønsker at foretage større omflytninger af budgetposter indenfor budgetrammen.

·        udmøntning af formålsbestemte puljer, dvs. budgetlagte puljer, hvor Borgerrepræsentationen har afsat midlerne med den hensigt, at udvalgene kan søge om midler til bestemte formål.

·        DUT-sager, dvs. hvor statslige lovkrav til kommunens aktiviteter og virksomhed i øvrigt reguleres over bloktilskuddet til kommunen, og hvor en tillægsbevilling modsvares af et forhøjet/reduceret bloktilskud til kommunen.

·        udgifter, der er varslet i budgettet, og hvor der anvises dækning på puljen til uforudsete udgifter, dvs. udgifter til aktiviteter, der er varslet i budgettet; men hvor der ved budgetvedtagelsen var usikkerhed om aktiviteternes omfang eller udgifternes størrelse, og som forudsættes dækket af puljen til uforudsete udgifter.

·        overførsel af midler mellem budgetår, dvs. f. eks. hvor et mindreforbrug i et regnskabsår kan søges overført til det følgende år.

·        optagelse af et internt lån, f.eks. optagelse af et internt lån til en større investering og hvor lånet afdrages i de følgende budgetår.

·        omkostninger forbundet med salg af aktiver, dvs. tilfælde hvor der er udgifter til konsulentbistand eller juridisk bistand ved af salg aktier, udskillelse af virksomheder o.lign.

·        udgifter til aktiviteter, der hænger tæt sammen med salg af en ejendom, f.eks. udgifter forbundet med fraflytning af en ejendom, som herefter kan sælges/bruges til andet formål og hvor salgsprovenuet finansierer udgiften.

·        øvrige forhold, hvor der i særlige tilfælde efter en konkret, faglig økonomisk afvejning gives en tillægsbevilling.

 

Ovenstående eksempler på tillægsbevillinger kendes fra alle udvalg.

I henhold til bevillingsreglerne gives der i dag ikke tillægsbevillinger til dækning af evt. indtægtstab på de respektive udvalgsområder, idet det forudsættes, at udvalgene kompenserer evt. indtægtstab ved reduktion af udvalgenes udgifter eller ved nye indtægter, således at den fastsatte budgetramme fortsat holdes.

Tilsvarende gives der ikke tillægsbevilling til dækning af evt. merudgifter på de respektive udvalgsområder, idet det forudsættes, at udvalgene kompenserer evt. merudgifter ved reduktion af udvalgenes øvrige udgifter eller ved øgede indtægter, således at de af Borgerrepræsentationen vedtagne bevillinger fortsat overholdes.

I forbindelse med politiske beslutninger om iværksættelse af anlægsprojekter og lignende med efterfølgende afledte driftsudgifter, skal Borgerrepræsentationen forholde sig til finansieringen af både anlægsinvesteringer og de afledte driftsudgifter.

 

Effektivisering af sagsgang

I dag er sagsgangen for den formelle behandling af tillægsbevillinger relativt tids- og ressourcekrævende. Fagforvaltningerne forelægger indstillinger vedrørende tillægsbevillinger for deres udvalg, hvorefter sagen forelægges Økonomiforvaltningen, som dernæst fremsender sagen til Økonomiudvalget med en § 12 erklæring m.v., hvorefter den endeligt sendes til godkendelse i Borgerrepræsentationen. Der er ofte tale om en relativ lang og tidskrævende sagsgang for helt enkle tillægsbevillingssager, der primært er møntet på at etablere et præcist og opdateret grundlag for den økonomiske styring.

For ovennævnte sager gælder det, at ændringer ofte sker af formelle årsager for at sikre en overholdelse af udvalgets enkelte bevillinger på de lovbundne og rammebelagte områder, foruden at sikre et så korrekt og opdateret styringsgrundlag som muligt.

Da disse sager både skal forlægges fagudvalget, behandles af Økonomiforvaltningen og forlægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen er sagstiden sjældent under 6-8 uger, hvilket er med til at gøre bevillingsprocessen relativt langsom og ufleksibel over for fagforvaltningernes løbende økonomistyring. Det foreslås derfor for visse typer af bevillingssager, at Borgerrepræsentation delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget efter de regler, der er beskrevet nedenfor i indstillingen. Den forslåede procedurer kan også anvendes i forhold til ukomplicerede § 12 sager, som i dag ikke behandles i Økonomiudvalget. For disse sager udgør sagstiden minimum 4- 6 uger.

 

Muligheder for delegation af bevillingsmyndigheden

Siden maj 1993 har det via lov om Kommunernes styrelse § 40, stk. 2 været muligt for Borgerrepræsentationen, at bemyndige Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor et beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til henholdsvis en anden drifts- eller anlægsbevilling.

I styrelsesloven § 40 gives der mulighed for, at Økonomiudvalget i visse tilfælde kan bemyndiges til at meddele tillægsbevillinger. Bestemmelsens ordlyd er: "Endvidere kan kommunalbestyrelsen bemyndige Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling".

Bestemmelsen skal forstås sådan, at bemyndigelsesadgangen omfatter tilfælde, hvor der overføres beløb fra en driftsbevilling til en anden driftsbevilling eller fra en anlægsbevilling til en anden anlægsbevilling, men ikke fra en driftsbevilling til en anlægsbevilling eller omvendt. Bemyndigelsen omfatter således alene omdisponeringer mellem meddelte drifts- eller anlægsbevillinger og ikke tillægsbevillinger vedrørende nye aktiviteter, der ikke er forudsat i budgettet, eller andre former for tillægsbevillinger, der påvirker udvalgenes samlede budget. Herudover er der ingen begrænsninger i overførsler mellem bestemte udgiftsområder eller mellem forskellige udvalgsområder, så længe kommunes samlede budget overholdes.

Det skal i forlængelse heraf bemærkes, at KL vurderer, at bestemmelsen er tænkt som en formssag, der er til for at lette sagsgangen og arbejdet for kommunalbestyrelserne og deres forvaltninger.

 

Regler for delegation af bevillingskompetence

For at Borgerrepræsentationen kan gøre brug af bestemmelsen i lov om Kommunernes styrelse § 40 om delegation, skal Borgerrepræsentationen fastsætte klare rammer for, hvad bemyndigelsen omfatter, herunder hvorvidt bemyndigelsen er begrænset, f.eks til bestemte beløbsstørrelser, udvalgsområder eller bevillingsområder eller således, at overførsel af beløb fra et udvalgs bevilling til et andet udvalgs bevill ing kræver samtykke fra begge udvalg

Således kan Økonomiudvalgets bemyndigelse begrænses i forhold til beløbsstørrelsen, udvalg og/eller bevillingsområde.

Det bør derfor klart fremgå af enhver bemyndigelsesbeslutning, om og hvordan bemyndigelsen er begrænset i forhold til ovennævnte områder.

Delegation af bevillingsmyndigheden vil være hensigtsmæssig i flere af ovennævnte situationer indenfor de rammebelagte eller lovbundne områder, hvor der flyttes penge fra en drifts- eller anlægsbevilling til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Dette berører således flere af de indstillinger, der i dag forelægges Borgerrepræsentationen.

Delegation af bevillingsmyndigheden gælder alene for sager, som er finansieret indenfor budgettet og i det pågældende budgetår. Delegationen gælder således ikke bevillinger, som finansieres af kassetræk, låneoptagelser o. lign.

 

Områder i Københavns Kommune

Nedenfor oplistes forskellige typer af sager, hvor det foreslås at delegere Økonomiudvalget bevillingskompetencen.

Omflytninger internt i et udvalg

Delegationen af bevillingskompetencen gælder for alle sager, der omhandler omplaceringer af tillægsbevillinger inden for udvalgene i forhold til udvalgenes egne rammebevillinger.

Omplacering inden for et udvalgs egne rammer sker ofte af hensyn til den løbende styring i forvaltningen.

Omflytninger mellem udvalgene

Delegationen gælder også for alle sager, der omhandler omplaceringer af bevillinger/beløb mellem udvalgene, som samlet set er udgiftsneutrale for Københavns Kommune.

Et eksempel på en omplacering mellem to udvalg, Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget er, at der som følge af en lovændring vedrørende amtstandplejen har medført en række ændringer vedrørende tandplejen til personer, som ikke kan udnytte de eksisterende tandplejetilbud. Lovændringen har betydet, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens samlede målgruppe inden for dette område er overflyttet til Sundhedsforvaltningen, hvilket har betydet en budgetmæssig opplacering fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget til Sundheds- og Omsorgsudvalget (BR319/03).

Denne form for omplaceringer, der sker som følge af en flytning af en opgave, skal sikre overholdelsen af udvalgenes enkelte bevillinger på det rammebelagte område, samt at sikre så korrekt og aktuelt styringsgrundlag som muligt. I dag opsamles disse omplaceringer ofte i en af tre årlige bevillingsindstillinger til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Udmøntning af formålsbestemte puljer

Delegation af bevillingsmyndigheden vil ligeledes være hensigtsmæssig i forhold til udmøntning af formålsbestemte puljer inden for udvalgene. Som eksempel herpå kan nævnes puljen på 4,6 mill. kr. til særlige målgrupper under Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, eller Energipuljen under Miljø- og Forsyningsudvalget. I bilag 1 er puljer i budget 2004 specificeret.

Et eksempel på en formålsbestemt pulje, hvor bevillingskompetencen i budgettet i dag allerede er delegeret til Økonomiudvalget, er Energipuljen under Miljø- og Forsyningsudvalget. Dette er teknisk gjort ved, at det eksplicit fremgår af budgetbemærkningerne, at puljen udmøntes af Økonomiudvalget efter indstilling fra Miljø- og Forsyningsudvalget.

Som et andet eksempel foreslås Økonomiudvalget at kunne udmønte anlægsbevillinger på indtil 20 mill. kr. på områder, hvor der i budgettet er givet en rådighedsbevilling. I budget 2004 har Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget en rådighedsbevilling til daginstitutionsområdet på 479 mill. kr. Ønsker udvalget at bygge en daginstitution for under 20 mill. kr., skal Økonomiudvalget alene godkende sagen med de foreslåede regler. Ønsker udvalget at bygge en institution, der koster mere end 20 mill. kr., skal sagen desuden godkendes af Borgerrepræsentationen.  

For ovennævnte puljer gælder det, at Borgerrepræsentationen i budgettet under en drifts- eller anlægsbevilling har vedtaget formålet med de enkelte puljer samt det økonomiske beløb afsat i puljen til formålet. I budgettet fremgår det således i overordnede linier, hvad pengene i hver pulje skal anvendes til. Det bør derfor ikke være nødvendigt at forelægge hver enkelt udmøntning af puljerne for Borgerrepræsentationen, da Borgerrepræsentationen allerede principielt har taget stilling hertil.

I 2002 og 2003 var der mellem 125-150 sager af bevillingsteknisk karakter, som Borgerrepræsentationen skulle tage stilling til. Hvis reglerne anført i denne indstilling bliver vedtaget, betyder det, at sagsmængden kan reduceres med 40-60 sager samtidig med, at forvaltningerne hurtigere sikres et korrekt grundlag for den løbende styring.

 

Forslag til regler i Københavns Kommune

Økonomiforvaltningen foreslår følgende regler for Økonomiudvalgets bevillingskompetence:

·        Reglerne skal vedtages hvert år i forbindelse med eller umiddelbart efter vedtagelse af budgettet i Borgerrepræsentationen evt. som bemærkninger til budgetvedtagelsen.

·        Borgerrepræsentationen delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget på drifts- og anlægsområderne på tillægsbevillinger på indtil 20 mill. kr. pr. bevilling og på det lovbundne område på tillægsbevillinger indtil 50 mill. kr. pr. bevilling i forhold til alle bevillingsmæssige ændringer indenfor udvalgenes drifts- og anlægsbevillinger, forudsat det ikke påvirker kommunens kasse.

·        Borgerrepræsentationen delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget på det rammebelagte område i forhold til omplaceringer mellem udvalgene indtil 20 mill. kr. pr. bevilling på anlægsområdet og højest 20 mill. kr. pr. bevilling p å driftsområdet.

·        Overførsler af beløb fra et udvalgs bevilling til et andet udvalgs bevilling kræver samtykke fra begge udvalg, inden sagen kan behandles af Økonomiudvalget.

·        Borgerrepræsentationen delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget i forhold til udmøntninger af alle formålsbestemte puljer i budgettet uanset beløbsstørrelse med mindre andet fremgår af budgettet. Formålsbestemte puljer til anlæg kan fortsat kun udmøntes til drift og omvendt ved forelæggelse for Borgerrepræsentationen.

·        Borgerrepræsentationen delegerer bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget i de tilfælde, hvor der nedsættes adhoc udvalg, som i budgettet får en pulje penge til et konkret formål. Som eksempel herpå kan nævnes § 17. stk. 4. udvalget i forbindelse med EU-formandskabet.

Med driftsbevillinger menes de i budgettet fastlagte rammestyrede bevillinger, som omfatter driftsudgifter og -indtægter indenfor serviceydelser som eksempelvis pasning og undervisning af børn, pleje af ældre, miljøopgaver, vejvæsen, administration og lignende. Desuden omfatter driftsbevillinger lovstyrede bevillinger, der  er fastlagt i budgettet som driftsudgifter og -indtægter indenfor områder, som er afhængige af konjunkturerne (eksempelvis kontanthjælp), og hvor kommunen kun har begrænset mulighed for at påvirke udgifterne f.eks. til sygesikring, boligstøtte eller pensioner.

Med rådighedsbevillinger menes de bevillinger, der er afsat i budgettet til finansiering af anlægsarbejde. Rådighedsbeløb kan først anvendes efter, at Borgerrepræsentationen via en anlægsbevilling har godkendt, at et anlægsarbejde påbegyndes. Det er dog tilladt at påbegynde projekteringsarbejdet, inden Borgerrepræsentationen har givet sin godkendelse. Borgerrepræsentationen kan desuden i forbindelse med vedtagelsen af budgettet godkende bevillinger til særlige anlægsarbejder. Disse bevillinger er i budgettet markeret med *.

Delegation af bevillingsmyndigheden til Økonomiudvalget vil lette sagsgangen for ovennævnte sager og afkorte sagstiden, hvilket vurderes at bidrage til en bedre økonomistyring.

 

Borgerrepræsentationens sikkerhed

Borgerrepræsentationen kan til en hver tid kræve, at en sag bliver fremlagt for Borgerrepræsentationen, også selv om bevillingskompetence er delegeret til Økonomiudvalget. Ethvert medlem af et udvalg kan via standsningsretten bringe sagen for Borgerrepræsentationen, idet lov om kommunernes styrelse § 23 forskriver, at: "ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at han ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen". Et hvert medlem af Økonomiudvalget kan således bringe beslutninger vedrørende omplaceringer af tillægsbevillinger og udmøntning af tillægsbevillinger m.v. for Borgerrepræsentationen, hvis det ønskes, ligesom et medlem af et fagudvalg har denne mulighed.

Retten til at standse udførelsen af Økonomiudvalgets beslutning og forlange sagen indbragt til afgørelse af Borgerrepræsentationen indebærer alene, at Borgerrepræsentationen i givet fald har pligt til at træffe beslutning om, hvorvidt den standsede beslutning skal udføres.

Det er imidlertid ikke en betingelse for udnyttelsen af standsningsretten, at vedkommende udvalgsmedlem har en berettiget interesse i at standse udførelsen af en beslutning, hvis indhold i øvrigt kan tilsluttes af medlemmet.

I henhold til ovenstående bevillingsregler vil delegation af bevillingsmyndigheden ikke gælde for følgende former af sager:

·        Nye aktiviteter, som har principiel karakter, eller som har væsentlige konsekvenser ud over budgetåret.

·        Disponeringer, der ændrer de af Borgerrepræsentationen fastsatte forudsætninger for en bevilling – uanset om der sker ændringer i beløbsmæssige forhold.

·        Overførsel af midler eller bevillingsmæssige ændringer i øvrigt mellem budgetår, dvs. hvor et mindreforbrug i et regnskabsår kan søges overført til det følgende år.

·        Optagelse af et internt lån, f. eks. optagelse af et internt lån til en større investering og hvor lånet afdrages i de følgende budgetår.

·         Omkostninger forbundet med salg af aktiver, dvs. tilfælde hvor der er udgifter til konsulentbistand eller juridisk bistand ved salg aktier, udskillelse af virksomheder o.lign.

·        Alle tillægsbevillinger mellem udvalgene på over 20 mill. kr. på anlægsområdet og over 20 mill. kr. på driftsområdet.

·        Alle tillægsbevillinger indenfor udvalgenes egne rammer på over 20 mill. kr. på det rammebelagte område og over 50 mill. kr. på det lovbundne område.

·        Alle bevillingsændringer, hvor der flyttes midler mellem lovbundne og rammebelagte bevillinger.

·        Alle uspecificerede puljer o.lign. herunder puljen til uforudsete udgifter samt puljer i øvrigt hvor formålet eller beløbsstørrelsen ikke er tilstrækkeligt angivet i budgettet.

·        Alle bevillingsændringer som vedrører kommunens finansielle poster, herunder ændringer i kassen.

·        Øvrige forhold, hvor der i særlige tilfælde efter en konkret, faglig økonomisk afvejning vurderes at være behov for, at Borgerrepræsentationen tager stilling til sagen.

Disse sager skal også fremover forelægges for Borgerrepræsentationen. 

 

Fremgangsmåde for anmodning om bevillingsmæssige ændringer

Anmodninger om bevillingsmæssige ændringer skal forlægges og vedtages i de enkelte fagudvalg med angivelse af, om sagen søges behandlet både af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Udvalgets tiltrædelse af forslaget om bevillingsmæssige ændringer skal meddeles Økonomiforvaltningen 14 dage inden behandlingen i Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen vurderer herefter om sagen alene kan forlægges Økonomiudvalget efter kriterierne anført i denne indstilling

For at effektivisere arbejdsgangen og lette sagsmængden i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil Økonomiforvaltningen fortsat samle op på bevillingsmæssige ændringer i forbindelse med regnskabsprognoserne til Økonomiudvalget i april, juli og oktober kvartaler.

ØKONOMI

-

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

Principperne i nærværende indstilling har været vendt med Indenrigs- og Sundhedsministeriet, ligesom indstillingen har været drøftet med Revisionsdirektoratet og forvaltningerne.

 

BILAG

1. Puljer i 2004

 

 

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge