Særlig undersøgelse af økonomistyring i Koncern IT

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions undersøgelse af økonomistyring i Koncern IT tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har foretaget en særlig undersøgelse rettet mod økonomistyring i kommunens Koncern IT, jf. bilag 1. Undersøgelsen er gennemført som en opfølgning på revisionsrapporten ”Vurdering af omkostningseffektiviteten i Koncern IT” fra 2019.

Intern Revision vurderer, at der er en væsentlig forbedring i gennemsigtigheden og transparensen i Koncern IT’s økonomistyring, og modenhedsniveauet er øget markant de senere år. Omkostningerne er specificeret på services, og det er muligt at synliggøre hvilke services, der er benchmarket i forhold til markedet eller konkurrenceudsat i form kontrakter/indkøbsaftaler og hvilke services, der ikke er. Koncern IT har til brug for formålet udviklet en Power-BI model, hvor der dog endnu ikke er etableret en automatiseret prisberegning på baggrund af omkostningsfordelinger. En ekstern leverandør, Zangenberg, har af flere omgange benchmarket Koncern IT’s omkostninger til markedssammenlignelige services.

Ud af en samlet omkostningsbase på ca. 644 mio. kr. er omkostninger svarende til ca. 95 mio. kr. ikke konkurrenceudsat eller afprøvet mod markedet via benchmark. De 95 mio. kr. udgøres af væsentligst løn- og overheadomkostninger vedrørende udvikling og vedligehold, applikationsdrift, It-sikkerhed, porteføljestyring & governance, samt strategi, analyse & ledelsesstøtte.

Løsning

Intern Revision anbefaler på baggrund af undersøgelsen:

• at Koncern IT arbejder videre med de resterende ca. 95 mio.kr. som der bruges årligt, i forhold til muligheden for at måle omkostningerne mod markedet eller anden omkostningseffektivitetsmåling.

• Data i Power-BI modellen opdateres oftere, ligesom fordelingsnøgler skal vedligeholdes løbende, hvis Power-BI modellen skal fungere som et aktivt styringsværktøj. Herudover bør modellen implementeres helt ved, at koblingen til prissætning/finansiering færdiggøres.

   

• at Koncern IT arbejder videre med anbefalinger fra den eksterne leverandør Zangenberg, der har foretaget benchmark af 29% af omkostningerne.

Økonomiforvaltningen er enige i Intern Revisions anbefalinger og har til brug for rapporten afgivet uddybende bemærkninger:

• Blandt de 95 mio. kr. indgår områder, der analyseres med henblik på mulighed for bedre ressourceudnyttelse og muligheder for effektivisering. Det gælder for eksempel dokumenthåndtering på tværs af kommunen. Herudover har Koncern IT udarbejdet investeringscases, der indgik i budget 2024, og som også reducerer omkostningerne på området – det gælder i forhold til teleområdet og ledelsesstøtte.

   

• Koncern IT arbejder videre på udvikling af Power-BI modellen med henblik på, at den kan beregne og vise de efterkalkulerede priser pba. årets salg og omkostninger, samt tage højde for ændrede forventninger til aktivitet og udgifter, f.eks. indkøbspriser.

   

• Koncern IT arbejder ligeledes videre med anbefalingerne fra den eksterne leverandør Zangenberg, som særligt vedrører allerede planlagte og igangsatte geninvesteringer i it-infrastrukturen. Udgifterne hertil afholdes inden for Koncern IT’s budget.

Økonomi

Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen arbejder videre med Intern Revisions anbefalinger.