Økonomiudvalgets mødeplan for 2018
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at Økonomiudvalget godkender forslag til mødeplan for Økonomiudvalgets ordinære møder i 2018, som beskrevet i afsnittet "Løsning" nedenfor.
Problemstilling
Det følger af § 20, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (lovbekendtgørelse nr. 318 af 28. marts 2017), at Økonomiudvalget for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.
Der blev i forbindelse med behandlingen af Økonomiudvalgets mødeplan for 2017 (den 27. september 2016), Teknik- og Miljøudvalgets mødeplan for 2017 (den 3. oktober 2016) og Borgerrepræsentationens mødeplan for 2017 (den 13. oktober 2016) afgivet følgende enslydende protokolbemærkning:
”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.”
Som følge af protokolbemærkningen drøftede gruppeformandskredsen på sit møde den 18. november 2016 præmisserne for mødeplanlægning i relation til Borgerrepræsentationen, jf. bilag 1. Gruppeformandskredsen afgav i den forbindelse følgende protokolbemærkning, hvor de pålagde Økonomiforvaltningen:
"at udarbejde udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget samt i den forbindelse angive mulige placeringer af fagudvalgsmøder.
I arbejdet skal der tages højde for de i indstillingen skitserede præmisser dog således, at sekretariatet kan fravige præmisserne i det omfang, det ikke er muligt at indfri servicemåltallet på 4 uger fra behandling i fagudvalget til behandling i Borgerrepræsentationen ved plan- og bevillingssager.
Gruppeformandskredsen vil få forelagt udkastet på dets møde i gruppeformandskredsen den 28. april 2017. Det skal af udkastet fremgå, hvis det har været nødvendigt at fravige de i indstillingen skitserede præmisser."
På denne baggrund har Økonomiforvaltningen udarbejdet et forslag til mødeplan for 2018, som har været i høring i forvaltningerne.
Teknik- og Miljøforvaltningen havde som eneste forvaltning specifikke ønsker til ændringer til mødeplanen. Disse ønsker og Økonomiforvaltningens bemærkninger hertil fremgår af indstillingen om "Drøftelse af mødeplan 2018 for Borgerrepræsentationens ordinære møder", som gruppeformandskredsen drøftede på sit møde den 5. maj 2017, jf. bilag 2. Gruppeformandskredsen havde ingen bemærkninger hertil.
I forhold til den mødeplan, som gruppeformandskredsen blev forelagt, er der af hensyn til budget- og regnskabsprocessen i nærværende mødeplan tilføjet nogle ekstra Økonomiudvalgsmøder.
Til brug for Økonomiudvalgets stillingtagen hertil fremgår forslag til mødedatoer for Økonomiudvalgets ordinære møder i 2018 i afsnittet "Løsning" nedenfor.
Som bilag 3 vedlægges til Økonomiudvalgets orientering mødekalenderen for 2018 for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget, der - med forbehold for endelig godkendelse på Borgerrepræsentationens møde den 18. januar 2018 - blev godkendt af Borgerrepræsentationen på sit møde den 22. juni 2017.
Møderne i Økonomiudvalget finder sted tirsdage i tidsrummet kl. 15.00-18.00 og afholdes i udvalgsværelse F på 2. sal på Københavns Rådhus.
I forbindelse med afholdelse af f.eks. budgetseminar afholdes Økonomiudvalgets møde et andet sted end på Københavns Rådhus. Dette bliver oplyst særskilt.
Løsning
Det foreslås, at Økonomiudvalget for kalenderåret 2018 træffer beslutning om følgende ordinære mødedatoer, som blev godkendt af Økonomiudvalget den 13. juni 2017:
|
1. halvår 2018 |
2. halvår 2018 |
|||||
|
Dato |
Uge nr. |
Bemærkning |
Dato |
Uge nr. |
Bemærkning |
|
|
9. januar |
2 |
|
14. august |
33 |
CSO |
|
|
23.-24. januar |
4 |
Budgetseminar |
21.-22. august |
34 |
Budgetseminar |
|
|
20. februar |
8 |
|
28. august |
35 |
Handicaprådet |
|
|
13. marts |
11 |
|
11. september |
37 |
|
|
|
10. april |
15 |
|
25. september |
39 |
|
|
|
24. april |
17 |
2. oktober |
40 |
|
||
|
8. maj |
19 |
|
23. oktober |
43 |
|
|
|
22. maj |
21 |
|
13. november |
46 |
|
|
|
12. juni |
24 |
|
20. november |
47 |
|
|
|
|
|
|
4. december |
49 |
|
|
|
|
|
|
11. december |
50 |
|
|
Bilag 3 skitserer processen for møderne i fagudvalgene, Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen samt foreslår placering af fagudvalgenes møder i de hvide blokke.
Øvrige møder med faste samarbejdspartnere:
Under forudsætning af Økonomiudvalgets godkendelse af ovenstående forslag til ordinære mødeplan i 2018, vil der endvidere blive aftalt følgende fællesmøder:
14. august 2018, kl. 15.00 - 16.00: Fællesmøde mellem Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) og Økonomiudvalget.
28. august 2018, kl. 15.00 - 16.00: Fællesmøde mellem Handicaprådet og Økonomiudvalget.
I øvrigt bemærkes følgende datoer:
Kommunaløkonomisk Forum (KØF) 11.-12. januar 2018.
KL Topmøde 8.-9. marts 2018.
Folkemødet 14.-17. juni 2018.
Økonomi
Udgifter til afholdelse af møder og budgetseminarer afholdes inden for Økonomiudvalgets egen budgetramme. Afholdelse af udgifterne til budgetseminarer godkendes endelig af Borgerrepræsentationen halvårligt for henholdsvis 1. og 2. kvartal og 3. og 4. kvartal.
Videre proces
Forslag til Borgerrepræsentationens mødeplan for 2018 forventes behandlet på mødet i Borgerrepræsentationen den 18. januar 2018.
Flemming Dubgaard Hansen
Beslutning
Dagsordenspunkt 5: Økonomiudvalgets mødeplan for 2018 (2017-0208303)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. januar 2018
Indstillingen blev godkendt uden afstemning. Økonomiudvalget besluttede, at Økonomiudvalgets ordinære møder i 2018 skal begynde kl. 15.30.