Status på revisionsbemærkninger - Revisionsberetning 2019

Med denne indstilling fremlægges status på handleplanerne til revisionsberetningen til regnskab 2019. Der gives med indstillingen en særskilt status på arbejdet med afstemningen af kommunens tilgodehavender i debitorsystemet. Det forventes, at den generelle fremhævelse i revisionsberetningen for 2019 vedrørende usikkerhed om kommunens tilgodehavender udgår af revisionsberetning 2020 og erstattes af en revisionsbemærkning vedr. videre konsolidering af debitorområdet.

På nuværende tidspunkt forventes, at syv af de 15 afgivne revisionsbemærkninger lukkes med årsregnskabet. Ved sidste opfølgning var det forventningen, at ni bemærkninger kunne lukkes, siden er handleplanerne til bemærkningerne vedrørende debitor og skatmoms ændret, så de først forventes afsluttet i 2021.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2019, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2020 revisionsberetningen til regnskab 2019, og på denne baggrund udarbejdede alle forvaltninger handleplaner, som blev forelagt Økonomiudvalget 25. august 2020. Økonomiforvaltningen har indkaldt en opdateret status på handleplanerne forud for årsregnskabet. Denne indstilling præsenterer den aktuelle status på handleplanerne, herunder hvor mange revisionsbemærkninger der forventes lukket med årsregnskabet for 2020. Endvidere gives en status på debitorområdet.

Løsning

Status for debitorområdet

Der er i regi af Økonomiforvaltningen nedsat en projektgruppe med deltagelse af KMD, der skal sikre afstemning af tilgodehavender mellem KMD Opus Debitor og Kvantum. Økonomiudvalget fik en status på arbejdet ultimo august 2020, hvor hovedparten af Københavns Kommunes debitorforhold var gennemgået, omfattende 16 konti, og den økonomiske nettoeffekt foreløbigt blev opgjort til 0,1 mio. kr. Der udestod ift. det igangværende projekt en afstemning af konti vedr. tre specifikke fagsystemer, der omfatter bibliotekssystemet (FBS), parkeringssystemet (Pilen) og ejendomsskattesystemet (KMD Structura).

Samlet økonomisk effekt

Afstemningsarbejdet for parkeringssystemet er nu afsluttet og den økonomiske effekt er opgjort. Arbejdet med bibliotekssystemet er ikke endeligt afsluttet, men vil være færdiggjort inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2020. Der udestår afstemning af ejendomsskattesystemet, som færdiggøres i 2021, jf. nedenfor.

Den økonomiske nettoeffekt af oprydningen er 12,5 mio. kr. Den økonomiske effekt påvirker både kommunens egenkapital og driftsregnskab, de økonomiske konsekvenser gennemgås herunder.

Forhold som nedskriver kommunens egenkapital med netto 21,8 mio. kr.:

Forhold med påvirkning af kommunens driftsregnskab på i alt 9,3 mio. kr.:

Den samlede effekt er dermed yderligere indtægter på 9,3 mio. kr. På baggrund af tilbageførslen af indtægter, vil der være merudgifter i de berørte udvalg. Påvirkningen af det enkelte udvalg opgøres dog netto, idet identificerede indtægter modregnes, dermed bliver merudgifterne mindre og udgør 2,5 mio. kr. Nettoindtægter herudover på samlet 11,8 mio. kr. tilgår kassen.

Den praktiske gennemførelse af de samlede bevillingsmæssige tilpasninger i regnskab 2020 håndteres i 4. sag om bevillingsmæssige ændringer, som forelægges Økonomiudvalget 8. december 2020. De relevante forvaltninger er orienteret og indforstået med korrektionerne.

Arbejdet med bibliotekssystemet er ikke endeligt afsluttet, men vil være færdiggjort inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2020. Den økonomiske effekt vil være en afskrivning på maksimalt 2,5 mio. kr.

Nye forhold siden sidste status

Ved den senest fremlagte status til Økonomiudvalget fremgik en samlet økonomisk effekt på 0,1 mio. kr. Der er siden identificeret en række forhold, hvormed den økonomiske effekt steget til 12,5 mio. kr. Det drejer sig om følgende:

Debitorsystemet indeholder enkeltstående rykkergebyrer (sologebyrer) uden hovedkrav, der vedrører årene 2015-2019, for 9,6 mio. kr. Sologebyrer er rykkergebyrer, der står alene, hvilket skyldes, at hovedkravet tidligere er indbetalt eller afskrevet. Dette skyldes dels opsætningen i debitorsystemet, hvor enkeltstående gebyrer ikke medtages på eventuelle senere opkrævninger, og dels at Gældsstyrelsen ikke modtager sagerne til inddrivelse i det nuværende inddrivelsessystem. Som følge af, at det ikke vurderes muligt at inddrive disse gebyrer, afskrives disse med modpost på kommunens egenkapital. Rykkergebyrerne vedrørende 2020 på p.t. 2,7 mio. kr.  afskrives over driftsregnskabet i 2020. Afskrivningen belaster Økonomiudvalgets bevilling til rykkergebyrer. Fra 2021 og frem ændres systemopsætningen således, at det fremover bliver muligt at rykke for sologebyrer og på sigt sende dem til inddrivelse i statens nye inddrivelsessystem PSRM.

Endeligt er der en række ældre indbetalinger uden kommunalt krav på samlet -1,8 mio. kr., hvor kommunen uden held har gennemført alle i forretningsgangen oplistede skridt for at tilbageføre betalingen. Disse overføres til en særlig konto under kommunens egenkapital, hvor det vil være muligt at foretage udbetaling fra, hvis indbetaler retter henvendelse til kommunen. 

For en uddybende gennemgang af afskrivningerne og de økonomiske konsekvenser henvises til bilag 2.

Fremadrettet proces

Størstedelen af afstemningsarbejdet på debitorområdet vil være afsluttet pr. 31. december 2020, herunder udeståender i forhold til Bibliotekssystemet.

Der udestår en afstemning af ejendomsskatteområdet med tilhørende konti. Derudover udestår en afstemning mellem kommunen og Gældsstyrelsen. Dette videreføres som et enkeltstående projekt i 2021 og der gives en status på projektet i forbindelse med regnskabet for 2020.

Projektet vil omfatte en gennemgang og dokumentation af processerne på debitorområdet. Dette indebærer en ensretning af intern ansvarsfordeling og dokumentationskrav, blandt andet i lyset den trinvise ibrugtagning af det nye fællesoffentlige inddrivelsessystem PSRM, hvor der skal ske afstemning af beholdningen af fordringer mellem kommunen og Gældsstyrelsen.

På baggrund af ovenstående forventes det efter dialog med kommunens revision, at den generelle fremhævelse i revisionsberetningen for 2019 vedrørende usikkerhed om kommunens tilgodehavender udgår af revisionsberetning 2020 og erstattes af en revisionsbemærkning vedr. videre konsolidering af debitorområdet.

Status på revisionsbemærkninger

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår det pr. december 2020 forventes, at forvaltningerne har berigtiget forholdene, så bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er foretaget ud fra status på de udarbejdede handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Den samlede status for handleplanerne gennemgås i bilag 1, hvor også status for eventuelle delbemærkninger gennemgås. Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Tabel 1 - Oversigt over revisionsbemærkninger for 2019

Det forventes på nuværende tidspunkt, at syv ud af de 15 revisionsbemærkninger vil blive lukket i forbindelse med regnskab 2020. For de resterende bemærkninger forventes handleplanerne at blive afsluttet i 2021.

I det nedenstående gennemgås status på revisionsbemærkningen vedrørende skatmoms, hvor det forventede afslutningstidspunkt ændres med denne indstilling.

Revisionsbemærkning nr. 7 – Skatmoms – Økonomiforvaltningen
Revisionen peger i bemærkningen på to forhold: Hjemtagelse af et momstilgodehavende vedrørende lukkede enhedsnumre og refusion af energiafgifter for 2015-2018. Kommunen har været i dialog med Skattestyrelsen og har på den baggrund modtaget det momstilgodehavende man havde for 2018, hvorfor denne del af bemærkningen er afsluttet.

Der udestår forsat en endelig afklaring vedrørende energiafgifter. Koncernservice afventer tilbagemelding fra Skattestyrelsen, som skal træffe en principbeslutning omkring beregningsmetode før refusionen udbetales. Det er en principbeslutning som også har konsekvens for andre af landets kommuner. Skattestyrelsen rykkes løbende for et svar så det sikres, at tilgodehavendet ikke forældes.

For 2018 og 2019 er anmodning ikke sendt til Skattestyrelsen. Den manglende oversendelse for 2018 og 2019 skyldes usikkerhed om energidata. Det er forventningen, at anmodning for 2018 fremsendes i december 2020. Usikkerheden om energidata har ikke betydning for allerede fremsendte anmodninger vedrørende 2014-2017. Det er muligt at anmode 5 år tilbage, så kommunen mister ikke eventuelle indtægter som følge af den manglende oversendelse vedrørende 2018 og 2019. Fremadrettet er processen, at der anmodes om refusion for energiafgifter med et års forsinkelse.

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomiudvalget forelægges en status på afstemningen af ejendomsskatteområdet i forbindelse med årsregnskabet for 2020. Endvidere orienteres her om resultatet af afstemningen af Bibliotekssystemet.

Økonomiudvalget forelægges en ny status på revisionsbemærkningerne i april 2021.

I forlængelse af revidering af årsregnskabet for 2020 udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der er håndteret. Revisionsberetningen for regnskab 2020 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2021.

Dagsordenspunkt 3: Status på revisionsbemærkninger - Revisionsberetning 2019 (2020-0862114)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. december 2020

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.