Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Med denne sag forelægges Økonomiudvalget den første revisionsrapport på økonomiområdet i årets løbende revision. Der gives med rapporten en rød bemærkning vedrørende fakturahåndtering. Beløbet for forfaldne fakturaer udgør 50 mio. kr. Der er sket en reduktion i beløbet for de forfaldne fakturaer, som i 2019 udgjorde 91 mio. kr. Der gives endvidere en gul bemærkning for manglende implementering af kontroller i forvaltningerne i forhold til håndtering af indkøbsvogne mv. i kommunens indkøbsløsning. Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner som følge af revisionsbemærkningerne.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport - Revision af Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,
3. at alle øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har kommunens revision vurderet design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Det fremgår af revisionsrapporten (bilag 1), at der er sket en forbedring i forhold til den tilsvarende revision i 2018 og 2019. Revisionen har ved deres gennemgang ikke konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser.

Revisionen har resulteret i to bemærkninger:  Kreditor – fakturahåndtering (prioritet 1 – rød) og Regnskabsføring, økonomistyring og interne kontroller – håndtering af indkøbsvogne (prioritet 2 - gul). Revisionen har desuden gennemgået kommunens håndtering af bank/bankmellemregning, betalingskort, kreditor, intern handel og fejlkonti og har ikke haft bemærkninger hertil.

Kreditor – Rød bemærkning – Alle forvaltninger

Der gives med rapporten en rød revisionsbemærkning for kommunens fakturahåndtering. Ved revisionens gennemgang var der forfaldne fakturaer pr. 15. september 2020, dvs. hvor kommunens betalingsfrist på 30 dage ikke er overholdt, for 50 mio. kr. Revisionen bemærker, at der er sket en positiv udvikling siden 2019, hvor der var forfaldne fakturaer for 91 mio. kr.

Revisionen påpeger desuden, at Økonomiudvalget den 18. marts 2020 besluttede at ændre betalingsprincippet for fakturaer, så betalingen til leverandørerne sker så snart de er godkendt jf. kommunens regler for fakturagodkendelse, mod tidligere 30 dage efter fakturadatoen. Ændringen skete for i en midlertidig periode at bidrage til øget likviditet hos kommunens leverandører. Den fremrykkede betaling gælder indtil 31. december 2020, hvorefter den ophører. Fremrykningen har fremrykket likviditet for kommunens leverandører for ca. 0,6 mia. kr.

Revisionen bemærker i den sammenhæng, at der på revisionstidspunktet samlet set var fakturaer for 235 mio. kr. som ikke var behandlet 12 dage efter modtagelsen. De 12 dage er en administrativ fastsat målsætning, som anvendes i rapporteringen til forvaltningerne. Revisionen påpeger, at hvis alle fakturaer var betalt efter 12 dage, ville dette have bidraget med yderligere fremrykket likviditet hos private leverandører for 186 mio. kr.  Revisionen fremhæver, at særligt Økonomiforvaltningen ikke lever op til den administrative målsætning om håndtering inden 12 dage. Således vedrører 96 mio. kr. ud af de 186 mio. kr. Økonomiforvaltningen.

Regnskabsføring, økonomistyring og interne kontroller - Gul bemærkning – alle forvaltninger

Revisionen peger på, at der i lighed med tidligere år, udestår håndtering af enkelte driftsopgaver, herunder opfølgning på fakturaer uden tydelig agent og håndtering af indkøbsvogne og indkøbsordrer. Dette arbejde skal indgå i den løbende opfølgning i forvaltningerne og der anbefales, at processerne herfor indarbejdes i bilag 1 til forretningscirkulæret for ledelsestilsyn, som beskriver nøglekontrollerne på økonomiområdet.

Alle observationer fremgår af rapporten, som er vedlagt som bilag 1. Der er siden 2019 lukket en gul bemærkning vedrørende intern handel og en grøn (prioritet 3) bemærkning vedrørende kreditor varemodtagelseskontoen.

Løsning

Forvaltningerne arbejder løbende på at sikre rettidig håndtering af fakturaer. Der er således løbende opfølgning med alle forvaltninger på baggrund af administrativt fastsatte milepæle, samt målrettet opfølgning på håndtering af fakturaer, der ligger hos medarbejdere uden adgang til Kvantum.

Revisionen har gennemgået kommunens forfaldne fakturaer i rapporterne siden 2018, udviklingen i antallet og summen af forfaldne fakturaer ses i tabel 1.

Tabel 1 – Antal og forfaldne fakturaer ved revisionens gennemgang 2018-2020

Set over de seneste 12 mdr. er der håndteret 885.326 fakturaer til et samlet beløb på 19,1 mia. kr. Heraf er 96,5 procent, 849.326 fakturaer til et samlet beløb på 18,2 mia. kr., betalt rettidigt inden for 30 dage. Økonomiudvalget vedtog i 2010 en målsætning om, at 98 pct. af betalingerne betales senest 30 dage efter modtagelsesdatoen.

I bestræbelserne på at betale fakturaerne rettidigt og få dem registreret så tidligt som muligt i kommunens regnskab er der opsat en intern administrativ målsætning om at bogføre en faktura senest 12 dage efter kommunen har modtaget den.

Det bemærkes, at Økonomiforvaltningens tværgående byggeenhed, Byggeri København, gør brug af et ekstra godkendelsesled, da byggeprojekter gennemføres med ekstern rådgivning. For at sikre, at kommunen kun udbetaler penge for leverancer, som er modtaget, foretager den eksterne rådgiver og kommunens projektleder, i forbindelse med fakturagodkendelse, en stadeopgørelse for det konkrete byggeri set i forhold til fakturaens indhold. Der er en lignende sagsgang i Københavns Ejendomme og Indkøb, som håndterer kommunens vedligeholdelsesopgaver, hvor der også skal afstemmes med entreprenører, håndværkere mv. inden betalingen kan foretages. Denne proces betyder, at fakturahåndtering ofte ikke kan ske inden for 12 dage, uden at det vil medføre uhensigtsmæssige risici. Samlet set udgør fakturaer, som ved revisionens gennemgang, var mere end 12 dage gamle i Byggeri København og Københavns Ejendomme og Indkøb i alt 75 mio. kr.

Handleplan vedrørende kreditor (rød bemærkning)

Økonomiforvaltningen har iværksat en række tværgående indsatser for at understøtte fakturahåndteringen og har blandt andet udarbejdet opfølgningsrapporter, gennemgået kommunens regler og været i dialog med leverandører for at sikre, at fakturaer fremsendes korrekt. Efter at have sikret, at de systemmæssige ting er på plads, er der administrativt blevet fastsat måltal for alle forvaltningers fakturabehandling, som der løbende afrapporteres til forvaltningernes økonomichefer. Målet med dette arbejde er at reducere forfaldne fakturaer i Københavns Kommune til et minimum.

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal sikre, at fakturaer håndteres rettidigt og at der løbende kan ske udbetaling til kommunens leverandører. Disse fremgår af bilag 2.

Handleplan vedr. regnskabsføring, økonomistyring og interne kontroller (gul bemærkning)

Center for Indkøb opdaterer bilag 1 til cirkulæret for ledelsestilsyn, som beskriver nøglekontrollerne på økonomiområdet, så bilaget er handlingsanvisende i forhold til de ledelsesrapporter, Koncernservice sender ud om status for indkøbsvognene. Opdateringen indarbejdes i løbet af november 2020.

Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der skal sikre løbende opfølgning og kontrol af indkøbsordrer og indkøbsvogne i indkøbssystemet. Disse fremgår af bilag 2, handleplanerne fremlægges med forbehold for behandlingen i de enkelte udvalg.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.

Revisionsberetningen for regnskab 2020 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2021 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 15. juni 2021. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2020 i august 2021.

Dagsordenspunkt 2: Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020 (2020-0856283)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. december 2020

Chef for Intern Revision, Jesper Andersen, og revisor fra Deloitte, Lars Kronow deltog under sagens behandling af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1. og 3. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.