Københavns Kommunes tilslutning til forpligtende kommunale indkøbsaftaler

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget

1.      at det godkendes, at Københavns Kommune støtter op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler, og tilslutter sig den første aftale, der vedrører kopi og print,

2.      at det godkendes, at Indkøbschefgruppen pålægges at udarbejde forslag til næste bølge af forpligtende kommunale indkøbsaftaler, som fremsendes til SKI.

Af aftalen om kommunernes økonomi for 2012 fremgår, at der frem mod 2015 skal etableres 15-20 koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne. Der er i aftalen fastlagt følgende målsætninger:

• Der etableres senest i første halvår 2012 mindst fire koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler.
• Aftalerne indgås på standardiserbare indkøbsområder, der erfaringsmæssigt har resulteret i store effektiviseringer.
• Inden udgangen af 2012 skal størstedelen af kommunerne have tilsluttet sig de nyetablerede forpligtende indkøbsaftaler.
• Der fastlægges benchmarks i forbindelse med etableringen af de nye koordinerede og forpligtende aftaler med henblik på at dokumentere effektiviseringerne.

De effektiviseringer, som de forpligtende aftaler frigør i kommunerne, skal ikke afleveres til staten, men kan anvendes til velfærd i kommunerne.

SKI har fastlagt, at de første fire indkøbsaftaler (1. bølge) bliver indenfor indkøbsområderne kopi og print, computere, kontormøbler samt forbrugsartikler. Aftalerne vil blive indgået med kontraktstart frem mod 1. juli 2012. Den første aftale der forventes klar vedrører kopi og print.

Økonomiforvaltningen har i det såkaldte City-samarbejde med Odense og Aarhus Kommuner indledt en dialog med SKI om udformning af de første fire forpligtende kommunale indkøbsaftaler. Københavns Kommune er desuden repræsenteret i styregruppen for de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på direktionsniveau.

Der foreligger et udkast til aftaleparadigme for de forpligtende kommunale indkøbsaftaler. Hovedprincipperne er følgende:

• Aftalerne indgås med én leverandør med henblik på at få gode priser
• Kommunerne forpligtiger sig til at indkøbe en bestemt procentsats hos leverandøren. Procentsatsen på aftaleområderne fastsættes under hensyntagen til kommunernes mulighed for at opnå fuld accept af brug af aftalen.
• Kommunerne forpligtes til at udarbejde strategi for at sikre overholdelse af forpligtelse og sikre udbredelse af brug af aftalen hos decentrale og centrale enheder (såkaldt compliance).
• Sikrer kommunerne ikke compliance, skal der først være en dialog mellem leverandøren og den pågældende kommune med henblik på udformning af en handleplan for at opnå compliance. KL vil følge udviklingen i kommunernes compliance og tage en dialog med kommuner, som har vanskeligt ved at opnå compliance. Ændrer dialog, handleplaner og KL’s opfølgning ikke på den manglende compliance kan leverandøren opsige aftalen med de kommuner, som ikke kan sikre compliance.
• Kommunerne skal tilslutte sig inden offentliggørelse af udbuddet. Kommunerne forpligter sig i aftaleperioden, men vælger selv tiltrædelsesdato, så evt. gamle aftaler, kommunen allerede har indgået, kan udfases. Selvejende institutioner kan tilsluttes af kommunen – det vil sige, at kommunerne spørger de selvejende institutioner, om de vil være med på aftalen.

Økonomiforvaltningen vurderer, at Københavns Kommune bør bakke op om aftalerne. Dels forventes aftalerne at give mulighed for at opnå endnu bedre priser sammenlignet med en situation, hvor kun Københavns Kommune køber ind. Dels kan kommunen ved at bakke op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler arbejde for en udvikling, hvor de administrative omkostninger ved at foretage udbud og lave indkøbsaftaler på sigt reduceres, da opgaverne i stedet løftes af SKI.

Det er forvaltningerne, der hver især har ansvaret for, at der ikke købes ind udenfor aftalen i de respektive forvaltninger. Økonomiforvaltningen vil med faste mellemrum, præsentere den tværgående Økonomikreds for en statusoversigt over kommunens egen aftaleoverholdelse.

Med henblik på at få indflydelse på de kommende aftaleområder, foreslås det endvidere, at Indkøbschefgruppen pålægges at udarbejde forslag til yderligere forpligtende kommunale indkøbsaftaler til SKI.

De forpligtende kommunale indkøbsaftaler udbydes og varetages af SKI, der i den forbindelse har en række administrative omkostninger. Disse omkostninger skal dækkes af de kommuner, der har tilsluttet sig aftalen. Det forventes, at Københavns Kommunes bidrag til finansieringen af SKI’s omkostninger opgøres på baggrund af det køb på aftalerne, som Københavns Kommune forventes at stå for. Hvis der opstår et overskud på de enkelte aftaler, set i forhold til de udgifter, som SKI har afholdt, skal overskuddet tilbageføres til de deltagende kommuner.

SKI’s udgifter kan forventes at være højere i forbindelse med de første aftaler grundet ekstraordinære omkostninger til udvikling af administrative og juridiske standarder for området.

Økonomiforvaltningen og SKI har fokus på, at de opnåede besparelser på de enkelte aftaler vil blive dokumenteret.

Tre af de fire indkøbsområder, der indgår i første bølge, er indregnet i effektiviseringsstrategien for 2012. Der er indregnet forholdsvist beskedne effektiviseringsforventninger angående computere samt kopi og print, idet områderne tidligere har været udbudt centralt for hele kommunen, og sortimentet i den forbindelse blev standardiseret:

Tabel 1: Effektiviseringer i budget 2012 på kommende forpligtende aftaler

Det sidste forpligtende indkøbsområde, forbrugsartikler, har også tidligere været i udbud i Københavns Kommune, og indgik i effektiviseringsstrategien for 2011 med en årlig besparelse på ca. 8 mio. kr. På den baggrund indregnes der ikke på nuværende tidspunkt nye effektiviseringer på området.

Såfremt indstillingen tiltrædes vil Økonomiforvaltningen på Københavns Kommunes vegne tiltræde den første aftale, der vedrører kopi og print.

Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med de øvrige forvaltninger i regi af indkøbschefgruppen drøfte strategi for overholdelse af aftalerne (compliance), kommunikation til de decentrale indkøbere, håndtering af de selvejende institutioner samt forslag til nye fælles forpligtende indkøbsområder.

Økonomiudvalget vil på et senere tidspunkt få forelagt en indstilling om tilslutning til de øvrige kommende aftaler i 1. Bølge (computere, kontormøbler samt forbrugsartikler).

Claus Juhl

                                                                  /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 8. november 2011

Indstillingen blev godkendt.

Enhedslisten tog forbehold.