Styr på eksekveringen 1.0

Økonomiudvalget præsenteres med denne indstilling for initiativpakken Styr på eksekveringen 1.0, som har til formål at sikre, at der sker en hurtig og effektiv eksekvering af de politiske beslutninger.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at Økonomiudvalget tager initiativerne vedr. Styr på eksekveringen 1.0, som blev besluttet med vedtagelsen af Budget 2012, til efterretning,

2.      at Økonomiudvalget godkender, at Økonomiudvalget kvartalsvist drøfter status på forsinkede anlægsprojekter i forbindelse med behandling af sagen om anlægsoversigter. Første opfølgning er den 6. december 2011,

3.      at Økonomiudvalget godkender, at Økonomiudvalget kvartalsvist forelægges status på udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2012. De udvalgte projekter fremgår af bilag 1. Første opfølgning er den 6. december 2011,

4.      at Økonomiudvalget godkender, at overborgmesteren og borgmestrene kvartalsvist orienterer deres udvalg om fremdriften på anlægsprojekter på deres udvalgsområde. Første orientering sker inden udgangen af 2011 samt

5.      at Økonomiudvalget godkender, at udvalgene forelægger status på implementeringen af alle uafsluttede driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2012 inden for hver deres udvalgsområde. Første status forelægges inden udgangen af 2011.

Ved vedtagelsen af Budget 2012 har Borgerrepræsentationen besluttet en lang række initiativer, som skal sikre, at der sker en hurtig og effektiv eksekvering af de politiske beslutninger i Københavns Kommune. Der er tidligere igangsat initiativer til at sikre dette, bl.a. i Fast Track regi og Styr på Økonomien 1-3, men med beslutningerne i Budget 2012 forstærkes indsatsen. Økonomiudvalget bliver med denne indstilling præsenteret for udmøntningen af den samlede pakke af initiativer i Styr på eksekveringen 1.0.

Der er to hovedspor i Styr på eksekveringen 1.0. Det ene spor handler om at sikre, at alle dele af organisationen har fokus på og bliver stadig bedre til at eksekvere de politiske beslutninger. Det andet spor skal sikre, at der sker retvisende rapportering af data i realtid til det administrative og politiske niveau, så der kan sikres handlekraft i forhold til forsinkede projekter. Hovedformålet med det styrkede fokus på eksekvering er at sikre, at borgerne mærker effekten af de beslutninger, som politikerne træffer.

Den eksekverende organisation

I Budget 2012 har Borgerrepræsentationen besluttet, at kravet om hurtig og effektiv implementering af de politiske beslutninger skal gennemsyre hele Københavns Kommune som organisation. For at nå dette mål, iværksættes nedenstående initiativer. 

Eksekveringskommunikation til hele organisationen

Kommunikationen om øget eksekveringskraft skal nå så dybt og bredt ud i hele organisationen som muligt. Det sker ved at koble eksekveringskommunikation og -resultater med kommunens resultatkommunikation. Kommunikationen vil fokusere på både gode og dårlige resultater i forhold til eksekveringskraft, og der vil blive fokuseret på flere niveauer. Konkret kan kommunikationen eksempelvis være, at Københavns Kommune gennemfører x % af sine projekter til tiden, at byggetiderne for en bestemt type projekter er steget med x %, og at et konkret projekt nu er opført x antal måneder hurtigere end forventet. Når man dykker længere ned i nyhederne, vil der være historier om, hvad kommunen gør ved et dårligt resultat, eller hvordan det gode resultat er opnået.

Den tværforvaltningsbaserede resultatkommunikation er i dag en velfungerende kanal til at understøtte resultatfokus i alle forvaltninger. Kanalen udbygges nu med en højere grad af intern forankring via eksponering af de enkelte nyheder på flere kanaler - blandt andet pc-pauseskærme og kommunens intranet, kknet - og via udbredelse af resultatnyhedsbrevet, KK Brief, til en bredere kreds af modtagere samt udbygning af hjemmesiden www.kk.dk/etbedrekbh. Kommunikationen vil ramme medarbejdere, ledere og direktioner. Det øgede fokus på resultatkommunikation er igangsat.

Kompetenceudvikling med fokus på eksekvering

Eksekvering vil blive en integreret del af den kompetenceudvikling, der tilbydes på tværs af forvaltningerne, både i lederudviklingsinitiativerne og den løbende kompetenceudvikling for medarbejdere. I LUP-forløbene vil eksekvering indgå i flere moduler og fungere som et analyseparameter i opgaveskrivning. Eksekvering skal ligeledes være et fast element i overleveringen af opgaverne til repræsentanterne fra kredsen af administrerende direktører. Disse elementer vil være indarbejdet i LUP-programmet fra efteråret 2011 og frem. I regi af den tværgående økonomiuddannelse vil der fra primo 2012 være moduler om eksekvering og hvordan budgettering og kontering kan hjælpe til at reducere afstanden fra beslutning til gennemførelse. Tilsvarende vil undervisningen i de tværgående administrative uddannelser fra primo 2012 indeholde et særligt fokus på hastighed i sagsbehandlingen, og de enkelte moduler vil have et særligt fokus på betydningen af korrekt sagsbehandling for implementering af de vedtagne beslutninger.

Målformulering i forvaltningerne

De fleste enheder i Københavns Kommune fastsætter mål for deres arbejde. Forvaltningerne opfordres til at sikre, at eksekveringsfokus i 2012 og frem indgår som et centralt element i målsætningerne på alle niveauer i organisationen fra ledelsesniveau til det udførende led. Tilsvarende bør eksekvering indgå som et centralt element i ledernes resultatkontrakter for 2012 og frem.

Forankring på ledelsesniveau

Topledelse og chefer i Københavns Kommune har en central rolle i forhold til at sikre fokus på eksekvering i hele organisationen. Kredsen af administrerende direktører vil løbende med start i efteråret 2011 foretage opfølgning på initiativerne i Styr på eksekveringen 1.0, herunder have ansvar for at eksekveringsrapporteringen er retvisende. Derudover har Fast Track Forum et særskilt fokus på eksekvering af anlægsprojekter. Endelig vil Direktørforum, som er et samarbejdsforum med deltagelse af medlemmer af de syv forvaltningers direktioner, have eksekvering som centralt tema, og eksekvering vil endvidere være et centralt emne i kommunens mentorordninger.

Retvisende rapportering af realtids-data

Det andet spor i eksekveringspakken er den politiske opfølgning på, om de politiske beslutninger føres ud i livet som forudsat. Det er afgørende for opfølgningernes værdi, at rapporteringen er præcis, og at der sikres stor grad af realtid i de data, som præsenteres. Kun derved kan der fra politisk og administrativt hold reageres i tide på manglende eksekvering. Det primære formål med opfølgningerne er at sikre, at der iværksættes løsninger, som får forsinkede projekter tilbage på sporet. Et sekundært formål er at kunne foretage omprioriteringer.

Rapportering til udvalgene

I Københavns Kommunes styreform har overborgmesteren og borgmestrene ansvaret for, at forvaltningerne implementerer de politiske beslutninger som forudsat. Dette ansvar har de primært overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Udvalgene har en pligt til at følge udviklingen indenfor hver deres område, herunder også til at følge op på effekterne og dermed også på eksekveringen af de politiske beslutninger.

Som en del af Styr på eksekveringen 1.0 indgår derfor, at overborgmesteren og borgmestrene skal redegøre for projekter med manglende eksekveringskraft over for både deres udvalg og Økonomiudvalget. På hhv. anlægs- og driftsområdet igangsættes følgende rapportering:

Anlægsrapportering:

·         Økonomiudvalget følger kvartalsvist op på alle anlægsprojekter med budget ved behandlingen af de allerede kendte anlægsoversigter. Som noget nyt markeres projekterne med rød-gul-grøn angivelse af, om de overholder de oprindeligt besluttede tidsplaner, og en liste med alle ”røde” projekter vedlægges sagen med angivelse af forklaring på den manglende eksekvering. Ved behandlingen af sagen drøfter Økonomiudvalget status på de sager, som i indstillingen fremhæves som særlige fokusområder, og overborgmesteren og borgmestrene forventes at kunne redegøre for de fremhævede sager på hver deres udvalgsområde. Såfremt sagen kan henføres til flere udvalgsområder, vil det være den borgmester, hvis udvalg har bevillingen til sagen, som redegør for sagen.

·         Borgmestrene orienterer kvartalsvist deres udvalg om den generelle fremdrift på anlægsprojekterne på udvalgets område. Orienteringen sker i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af anlægsoversigterne.

Driftsrapportering:

·         Økonomiudvalget forelægges kvartalsvist status på udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2012. Denne opfølgning indeholder ikke anlægsprojekter, da de indgår i anlægsoversigterne. Oversigten over udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fremgår af bilag 1. Projekterne bliver markeret med rød-gul-grøn angivelse af, om de overholder de besluttede tidsplaner og budgetter. Rød-gul-grøn angivelsen sker ud fra samme kriterier, som der har været anvendt ved opfølgning på initiativlisten for budget 2011. En liste med alle ”røde” projekter vedlægges status med angivelse af forklaring på den manglende eksekvering. I forbindelse med fremlæggelsen af sagen vil overborgmesteren og borgmestrene redegøre for de problematiske sager på hver deres udvalgsområde.

·         Borgmestrene står for den primære opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2012 ved at borgmestrene skriftligt orienterer egne udvalg om status på alle uafsluttede driftsprojekter og hensigtserklæringer inden for udvalgets område. Efterhånden som de enkelte projekter og hensigtserklæringer eksekveres, skal der ikke længere ske opfølgning på disse.

Administrativ forankring og proces

Rapporteringerne vil være administrativt forankret i kredsen af administrerende direktører. Derudover drøftes anlægsrapporteringen  i regi af Fast Track Forum. Kredsen af administrerende direktører vil drøfte projekter med manglende eksekvering på samme vis, som kredsen i dag følger op på den månedlige oversigt med økonomiske problemområder i kommunen. Det betyder samtidig, at de administrerende direktører har ansvaret for, at rapporteringen om projekterne er retvisende.

Rapporteringerne på hhv. anlægs- og driftsområdet til Økonomiudvalget vil køre parallelt, således at data er opdateret på samme tidspunkt. Første forelæggelse for Økonomiudvalget er d. 6. december 2011. Tidsplanerne for rapporteringerne er beskrevet i Cirkulære for budgetopfølgning, som forelægges Økonomiudvalget d. 22. november 2011.

Inddragelse af Intern Revision

Intern Revision inddrages i kvalitetssikringen af rapporteringen på anlægsområdet. Dette sker særligt i forbindelse med overførselssagen for 2011 og anlægsoversigten, som indgår i forhandlingerne om budget 2013, men herudover vil Intern Revision også kvalitetssikre oversigterne i årets løb. De nærmere frister herfor vil fremgå af kommende sag til Økonomiudvalget om overførsler fra 2011-2012.

Offentliggørelse

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Økonomiudvalget præsenteres første gang for rapporteringerne den 6. december 2011. Udvalgene skal forelægges anlægsopfølgningen og driftsopfølgningen første gang inden udgangen af 2011. Herefter skal opfølgningen ske inden udgangen af hvert kvartal i 2012.

Claus Juhl                    Anne Skovbro

Økonomiudvalgets beslutning den 8. november 2011

Ninna Thomsen (F) fremsatte følgende ændringsforslag til 3. at-punkt: ”Socialistisk Folkeparti foreslår, at Økonomiudvalget tager initiativ til, at der gennemføres en evaluering af ”Styr på eksekveringen”, så det sikres, at de administrative ressourcer bruges på områder med størst mulig effekt og i overensstemmelse med de politiske prioriteringer. Der igangsættes en evaluering senest et år efter at initiativet er påbegyndt.” 

1.      at-punkt blev taget til efterretning og 2. – 5.  at-punkt blev godkendt med det stillede ændringsforslag til 3. at-punkt.

Et enigt Økonomiudvalg afgav følgende protokolbemærkning: ”Udvalget forudsætter, at det er de respektive forvaltninger, der udpeger hvilke farvemarkeringer de enkelte sager skal have (jf. Økonomiopfølgningslisterne), og at det er den forvaltning, der har bevillingen, der skal rapportere både på anlægsoversigten og i henhold til Økonomiudvalgets opfølgning.”

Pia Allerslev (V) afgav følgende protokolbemærkning: ”Venstre er bekymret for det øgede bureaukrati denne sag kan afføde.”

Enhedslisten tilsluttede sig protokolbemærkningen.