Vedrørende proceduren ved besættelse af stillinger som administrerende direktør

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 8. oktober 2002

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget beslutter, hvilken procedure Økonomiforvaltningen skal arbejde videre med ved besættelse af stillinger som administrerende direktør i Kommunen.

Økonomiudvalget besluttede i sit møde den 15. august 2000 en procedure til anvendelse ved besættelse af stillinger som administrerende direktør.

Denne procedure har nu været anvendt i en række tilfælde. Der er på dette grundlag – og i overensstemmelse med enigheden herom på Økonomiudvalgets møde den 11. juni 2002 – foretaget en evaluering.

Der er behov for, at Økonomiudvalget på grundlag af en evalueringsdrøftelse tager stilling til valg af en evt. ny model.

Det foreslås derfor Økonomiudvalget, at der træffes beslutning om den model, der fremover skal anvendes, blandt følgende muligheder:

• et rent politisk sammensat ansættelsesudvalg bestående af 5 medlemmer af Økonomiudvalget. Overborgmesteren (formand) og den relevante borgmester er "fødte" medlemmer af udvalget.
• et blandet politisk/administrativt sammensat ansættelsesudvalg udpeget af Økonomiudvalget på følgende måde:

• 3 medlemmer udpeget blandt medlemmerne af Økonomiudvalget, herunder

altid overborgmesteren (formand) og den for den foreliggende ansættelse re-

levante borgmester,

• 1 medlem efter indstilling af Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation, og

• 1 medlem efter indstilling af Kommunens administrerende direktører blandt de administrerende direktører.

• den hidtidige model, hvor Økonomiudvalget udpeger et rent politisk sammensat ansættelsesudvalg, og en administrativt sammensat høringsgruppe nedsættes til støtte herfor.

• en tillempning af den hidtidige model med færre interviews og fortsat lokal medarbejderindflydelse.

Det er endvidere forudsat, at der fortsat tilknyttes en konsulent som bistand, og at Økonomiforvaltningen fortsat varetager sekretariatsfunktionen.

Økonomiforvaltningen vil på grundlag af Økonomiudvalgets beslutning om model udarbejde forslag til den nærmere procedure og fremlægge dette for udvalget med henblik på anvendelse første gang ved besættelse af stillingen som administrerende direktør under Bygge- og Teknikudvalget.

Det følger af tjenestemandsvedtægtens § 3, stk. 1, at medlemmer af enhedsforvaltningernes direktioner vælges af Borgerrepræsentationen efter indstilling af Økonomiudvalget. Hvis Borgerrepræsentationen ikke ønsker at vælge den, der er indstillet af Økonomiudvalget, gør Økonomiudvalget indstilling om valg af en anden. Dette gentages om fornødent, indtil valg har fundet sted. Samtidig skal Borgerrepræsentationen gøres bekendt med alle ansøgninger om den pågældende tjenestemandsstilling.

Reglerne om varetagelse af medarbejderinteresser i forbindelse med ansættelser/forfremmelser er fastsat i "Rammebestemmelser om medarbejdernes medvirken ved ansættelse/forfremmelse i Københavns Kommune". Efter rammebestemmelserne sker medarbejderrepræsentanternes medvirken – efter en procedure fastlagt af samarbejdsudvalget – i et hensigtsmæssigt samarbejde med ledelsen, normalt i et ansættelsesudvalg. Disse regler tager ikke sigte på besættelse af stillinger som administrerende direktør.

Det var derfor naturligt at anvende en form, der passer til denne særlige situation. Dette blev imødekommet ved følgende procedure, der er anvendt siden august 2000:

• Økonomiudvalget nedsætter blandt Økonomiudvalgets medlemmer et ansættelsesudvalg og fastsætter i det konkrete tilfælde antallet af medlemmer (hidtil 5). Overborgmesteren (formand) og den relevante borgmester er "fødte" medlemmer af udvalget.
• til støtte for ansættelsesudvalget nedsættes en høringsgruppe bestående af

• en ledelsesrepræsentant for Kommunen udpeget af og blandt de administrerende direktører,
• en medarbejderrepræsentant blandt Kommunens medarbejdere udpeget af Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation,
• en ledelsesrepræsentant udpeget af den relevante borgmester blandt lederne i den pågældende forvaltning, og
• en medarbejderrepræsentant udpeget af og blandt medarbejderne i den pågældende forvaltnings hovedsamarbejdsudvalg.

• ligestillingsperspektivet tilgodeses ved udpegning af såvel en mand som en kvinde til hvert af hvervene som repræsentant i høringsgruppen. Ansættelsesudvalget foretager – under respekt af ligestillingshensynet – den endelige sammensætning af gruppen.
• Økonomiforvaltningen varetager sekretariatsfunktionen for såvel ansættelsesudvalg som høringsgruppe.
• et konsulentfirma bistår i processen. Konsulentfirmaet vælges af ansættelsesudvalget.

• ansættelsesudvalget godkender – på baggrund af oplæg fra konsulentfirmaet – stillings- og kravsprofil samt annoncetekst.

Det er af topkandidater til de seneste ledige stillinger påpeget, at der for ansøgerne er tale om en lang og tung proces:

Et første interview med høringsgruppen, dialogtest hos konsulenten (der ligeledes indhenter referencer), anden interviewrunde med høringsgruppen, samtale med borgmesteren og samtale med ansættelsesudvalget.

Endvidere har den politiske interesse – som det fremgår af følgende eksempler – været stigende:

På baggrund af evalueringen foreslås det, at Økonomiudvalget træffer beslutning om den model, der fremover skal anvendes, blandt følgende muligheder:

• et rent politisk sammensat ansættelsesudvalg bestående af 5 medlemmer af Økonomiudvalget. Overborgmesteren (formand) og den relevante borgmester er "fødte" medlemmer af udvalget.
• et blandet politisk/administrativt sammensat ansættelsesudvalg udpeget af Økonomiudvalget på følgende måde:

• 3 medlemmer udpeget blandt medlemmerne af Økonomiudvalget, herunder altid overborgmesteren (formand) og den for den foreliggende ansættelse relevante borgmester,

• 1 medlem efter indstilling af Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation, og

• 1 medlem efter indstilling af Kommunens administrerende direktører blandt de administrerende direktører.

• den hidtidige model, hvor Økonomiudvalget udpeger et rent politisk sammensat ansættelsesudvalg, og en administrativt sammensat høringsgruppe nedsættes til støtte herfor.
• en blandingsmodel, hvor der fortsat udpeges både et politisk sammensat ansættelsesudvalg og en administrativt sammensat høringsgruppe. Begge udvalg foretager i fællesskab udvælgelsen af kandidater med henblik på 1. interview med høringsgruppen. Høringsgruppen indstiller mindst tre kandidater til 2. interview med ansættelsesudvalget. Inden 2. interview gennemføres test hos konsulenten og ressortborgmesteren kan gennemføre en uformel samtale med de indstillede kandidater.

Det er forudsat, at der fortsat tilknyttes en konsulent som bistand, og at Økonomiforvaltningen fortsat varetager sekretariatsfunktionen.

Økonomiforvaltningen vil på grundlag af Økonomiudvalgets beslutning om model udarbejde forslag til den nærmere procedure og fremlægge denne for udvalget med henblik på anvendelse første gang ved besættelse af stillingen som administrerende direktør under Bygge- og Teknikudvalget.

Udgiften ved ansættelse af en administrerende direktør afholdes inden for den enkelte forvaltnings budget.

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

Økonomiudvalgets beslutning af 15. august 2000 incl. indstilling.

Erik Jacobsen

/Hans Simmelkjær