Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 - 2005

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 8. august 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 291/2006

 

 

12.                Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 - 2005

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller:

 

- at Økonomiudvalget godkender og indstiller, at Borgerrepræsentationen tager "Københavns Kommunes kommunikation – status 2004 – 2005" til efterretning.

 

- at Økonomiudvalget pålægger Økonomiforvaltningen at igangsætte en revision af Københavns Kommunes Kommunikationspolitik via Københavns Kommunes Kommunikationsudvalg ultimo august 2006 med henblik på forelæggelse for ØU og BR februar 2007.

 

RESUME

Med denne rapport gives der for første gang en status på Københavns Kommunes kommunikationsaktiviteter. Den tager udgangspunkt i vedtagelsen af 2. generation af Københavns Kommunes Kommunikationspolitik i februar 2004.

Rapporten giver et overblik over forvaltningern es kommunikationsaktiviteter siden politikkens vedtagelse, og hvordan der er arbejdet med dem. Den giver input til, hvordan kommunikationsarbejdet kan forbedres. Og ikke mindst danner den grundlag for erfaringsudveksling om kommunikation. Forvaltningerne har dermed mulighed for at blive inspireret af hinandens best practice inden for kommunikation, og de mange forskellige måder at løse kommunikationsproblemer på.

Samtidig vil denne status på kommunens kommunikation bl.a. danne udgangspunkt for en revidering af kommunikationspolitikken.

Rapporten viser, at kommunens kommunikation er omfattende og solidt fagligt funderet. Den viser dog også, at den interne kommunikation bør nå hurtigere ud til medarbejderne især i forandringssituationer. Samtidig bør der være et større fokus på at styrke dialogmulighederne med københavnerne fx på kommunens hjemmeside www.kk.dk. Sidst, men ikke mindst bør der fremover være en intensiveret indsats for at måle og følge op på kommunikationsaktiviteterne.

 

SAGSBESKRIVELSE

I februar 2004 vedtog Borgerrepræsentationen Københavns Kommunes Kommunikationspolitik – 2. generation. Kommunikationspolitikken udstikker rammerne for kommunens omfattende kommunikation, og gælder for alle de forvaltnings- og institutionsområder, der ligger under Borgerrepræsentationens beslutningskompetence.

I kommunikationspolitikken fastslås det, at Økonomiforvaltningen hvert andet år tager initiativ til at udarbejde en rapport, der gør status på kommunikationen i Københavns Kommune.

Formålet med denne rapport er således at give en status på kommunikationsaktiviteterne i kommunen, og hvordan der er arbejdet med dem. Formålet er også at give input til, hvordan kommunikationsarbejdet kan gøres bedre udfra et internt perspektiv og at virke som grundlag for erfaringsudveksling om kommunikation.

Rapportens indhold
Rapporten tager udgangspunkt i de fem strategier fra kommunikationspolitikken:

·        Intern kommunikation

·        Service og dialog

·        Presse

·        Web

·        Design og visuel identitet

Inden for hvert strategiområde gives en status på, hvordan kommunikationsmedarbejderne i kommunen arbejder med kommunikation. Samtidig illustreres eksempler på kommunikationsaktiviteter indenfor strategiområderne gennem en række best practice historier. Antallet af eksempler på kommunikationsaktiviteter i kommunen udvides i en samlet liste sidst i rapporten.

Konklusion og opfølgning

Rapportens overordnede konklusion er, at Københavns Kommunes kommunikation er omfattende og godt fagligt funderet. Analyser af kommunikationsarbejdet viser imidlertid, at der i det kommende arbejde bør være større fokus på, hvordan den interne kommunikation hurtigere når frem til medarbejderne, især når det drejer sig om forandringer. Der bør være en indsats for at styrke dialogmuligheder med københavnerne fx på kommunens hjemmeside www.kk.dk. Sidst, men ikke mindst, bør der fremover være et skarpt fokus på at måle og følge op på kommunikationsaktiviteterne.

Intern kommunikation
Der arbejdes intensivt med den interne kommunikation i Københavns Kommune. Medarbejderne er overordnet set godt tilfredse med den, og de er selv blevet mere aktive i forhold til at opsøge den. Men den interne kommunikation kan blive bedre, når det handler om at få information om forandringer hurtigt ud til medarbejdere og at informere internt om udefrakommende forhold, der har betydning for ens arbejde. Der bliver heller ikke målt og fulgt op på de interne kommunikationsaktiviteter i særlig høj grad.

Service og dialog
Der er mange typer af dialogmuligheder med borgerne i Københavns Kommune. De er især anvendt i planlægningen af byens fysiske udvikling som kommuneplanen, eller ved udviklingen af politikker i kommunen som ældrepolitikken. Det er ofte de faglige medarbejdere og ikke kommunikationsmedarbejdere, der arbejder med dialog. Kommunikation til borgerne om kommunens serviceydelser er opprioriteret – særligt med indførelsen af kommunens fire borgerservicecentre i 2004. Dem er borgerne ganske godt tilfredse med. Men indenfor dette strategiområde bliver der igen ikke målt meget på kommunikationsaktiviteterne.

Pressekontakt
Københavns Kommune markerer sig aktivt i medierne og i den offentlige debat. Københavns Kommune nævnes dobbelt så mange gange i medierne som Århus Kommune og fem gange så meget som for eksempel Indenrigsministeriet. Der er i kommunen klare procedurer og ansvarsfordelinger for, hvordan kontakten til pressen håndteres. Det er en forholdsvis lille gruppe blandt kommunikationsmedarbejderne, der har med pressen at gøre og pressekontakten har ledelsens fokus. Her kan målingen også udvikles.

Internet
Kommunens hjemmeside www.kk.dk udvikles, så den kan være med til at skabe åbenhed og gennemsigtighed om kommunens opgaveløsning og servicetilbud. Samtidig fremstår kommunens hjemmeside som en sammenhængende kommunikationskanal med kommunikation tilpasset forskellige målgrupper. Desuden arbejdes der med, at den kommunale service via nettet bliver bedre døgnet rundt med udgangspunkt i brugernes behov. Der kan dog være behov for at højne kendskabet til Elektronisk Selvbetjening (ESB) og forberede brugervenligheden på selvbetjeningsydelserne. Derudover bør der etableres flere dialogmuligheder på www.kk.dk og indsatsen på nettet bør i højere grad måles.

Design og visuel identitet
I Københavns Kommune leves der op til målene for design og visuel identitet i kommunikationspolitikken. Særligt for at styrke kommunens identitet som én virksomhed, og at få medarbejderne til at føle sig som en del af den. Samtidig er principperne i designmanualen med til at fremme, at kommunen udnytter ressourcerne mere effektivt. Lige som ved de andre strategiområder, bør der også her sættes fokus på måling fremover.

Rapportens indhold og konklusioner vil være et godt grundlag for inspiration, når forvaltningerne fremover skal udvikle og planlægge deres kommunikation. Samtidig vil den danne udgangspunkt for en revidering af kommunikationspolitikken.

Københavns Kommunes Kommunikationsudvalg som afsender
Afsender for rapporten er Københavns Kommunes Kommunikationsudvalg. Udvalget består af en repræsentant fra hver forvaltning, der har det overordnede faglige ansvar for kommunikationen i den pågældende forvaltning. De er udpeget af hver forvaltnings direktion.

Udvalgets medlemmer er:
Jan Horskjær, Økonomiforvaltningen (formand)
Carsten Johnsen, Kultur- og Fritidsforvaltningen
Tine Staun Petersen, Børne- og Ungdomsforvaltningen
Mette Clausen, Sundhedsforvaltningen
Lisbeth Armand, Socialforvaltningen
Helle Holsøe, Teknik- og Miljøforvaltningen
Vivian Jordansen og Linda Bang Jessen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Udvalgets formål er at bl.a. at skabe sammenhæng mellem kommunens overordnede udvikling og de kommunikationsinitiativer, der knytter sig til denne. Det er også at skabe grundlag for at videreudvikle, implementere og følge op på Københavns Kommunes Kommunikationspolitik. Desuden er det at give mulighed for faglig udvikling og erfaringsudveksling for kommunikationsmedarbejdere i Københavns Kommune.

Datamateriale
Datamaterialet stammer fortrinsvis fra analysen "Kommunikationsmåling 2005", som kommunikationsudvalget har fået udarbejdet. Formålet med analysen var at undersøge, hvordan der arbejdes med kommunikation i kommunen med udgangspunkt i de fem overnævnte strategier i Københavns Kommunes Kommunikationspolitik. Det har bl.a. været i forhold til antallet af kommunikationsaktiviteter indenfor området, angivelse af hvilke af strategiernes mål der har været udgangspunkt for aktiviteterne, hvilke redskaber der har været anvendt og hvordan de har været prioriteret.

Derudover er der også inddraget relevante analyser og målinger, hvor det har været muligt at finde overordnet data om kommunikation i Københavns Kommune. Det er fx Personalepolitisk Regnskab 2005, Statusrapport for Københavns Borgerservice – fase 2, Forslag til Københavns Kommunes kommuneplan 2005 – den gennemførte kommunikationsstrategi – bilag 2 og Analyse af brugen af elektronisk selvbetjening i Københavns Kommune.

ØKONOMI

De initiativer, en enkelt forvaltning måtte finde nødvendig at igangsætte som opfølgning på denne status på kommunens kommunikation, afholdes indenfor egne budgetrammer.

 

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG (publiceret på nettet)

 1. Københavns Kommunes kommunikation – status 2004 – 2005.

 

 

Claus Juhl 

                                            /                     Bjarne Winge