Redegørelse om budgetanalyser

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 8. juni 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 231/2004

 

 

4.                   Redegørelse om budgetanalyser

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget:

 

at Økonomiudvalget tager redegørelsen til efterretning, idet arbejdet med budgetanalyserne genoptages.

 

at Økonomiudvalget frem over hvert halve år forelægges en statusredegørelse over de igangværende tværgående budgetanalyser.

 

 

RESUME

Økonomiudvalget besluttede på mødet den 11. maj 2004 at sætte alle budgetanalyser i bero, såfremt de ikke er vedtaget i Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen.

 

Økonomiforvaltningen har på den baggrund udarbejdet nærværende redegørelse om igangværende budgetanalyser, der dels indeholder en afgrænsning af begrebet budgetanalyser, dels en oversigt over, hvilke budgetanalyser, der er igangsat.

 

Formålet med budgetanalyser er at udpege områder, hvor kommunen kan opnå en bedre ressourceudnyttelse samt at udarbejde forslag til besparelser gennem effektiviseringer.

 

Der er i øjeblikket igangsat 11 tværgående budgetanalyser. Derudover har Økonomiforvaltningens direktion igangsat 4 interne budgetanalyser.

 

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at budgetanalyser er af afgørende betydning for at sikre optimal ressourceudnyttelse, og at de er et vigtigt element i bestræbelserne på fortsat effektivisering.

 

Med udgangspunkt i nærværende redegørelse foreslås det, at arbejdet med budgetanalyserne genoptages, og at Økonomiudvalget frem over hvert halve år forelægges en statusredegørelse over de igangværende tværgående budgetanalyser.

 

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget behandlede på mødet den 11. maj 2004 indstillingen "Redegørelse om initiativer til effektivisering af rengøringen i Københavns Kommune" (ØU 151/2004).

 

Økonomiudvalget vedtog i den forbindelse følgende ændringsforslag: "Alle budgetanalyser, der for nærværende ikke er vedtaget i Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen, sættes i bero, indtil udvalget er blevet præsenteret for en fælles forståelse af, hvad disse skal være og kunne anvendes til".

 

Økonomiforvaltningen har på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning udarbejdet nærværende redegørelse om igangværende budgetanalyser. Redegørelsen tager udgangspunkt i en afgrænsning af begrebet budgetanalyser og giver derefter en oversigt over de igangværende budgetanalyser.

 

Afgrænsning af budgetanalyser

Budgetanalyser er kendetegnet ved, at der fokuseres på ressourceanvendelse inden for et nærmere afgrænset område med henblik på at identificere effektiviseringspotentialer og sikre mere effektiv ressourceudnyttelse.

 

Budgetanalyserne sætter fokus på forholdet mellem aktivitet og ressourceforbrug, idet analyserne hyppigt anvender sammenligninger af nøgletal og benchmark som grundlag for opgørelse af et effektiviseringspotentiale.

 

Formålet med budgetanalyserne er således at udpege områder, hvor kommunen kan opnå en bedre ressourceudnyttelse samt at udarbejde forslag til besparelser gennem effektiviseringer.

 

I nærværende redegørelse sondres der mellem tværgående budgetanalyser og interne budgetanalyser. De tværgående budgetanalyser berører Økonomiforvaltningen samt en eller flere af de øvrige forvaltninger, mens de interne budgetanalyser udelukkende berører Økonomiforv altningen.

 

Denne redegørelse omfatter ikke interne budgetanalyser, som fagforvaltningerne har igangsat på fagudvalgets eller eget initiativ.

 

Igangværende tværgående budgetanalyser

Økonomiforvaltningen har indsamlet oplysninger om igangværende budgetanalyser. Der er i øjeblikket igangsat 11 tværgående budgetanalyser vedrørende:

 

·        Administrationsudgifter (indeholder 8 delanalyser)

·        Opfølgning på vagt- og sikringsanalysen

·        Ældreområdet (6 by samarbejde)

·        Elektronisk selvbetjening

·        Vejvedligeholdelse

·        Brandvæsen

·        Nøgletalsanalyse af dagpasnings-, skole- og ældreområdet

·        Internationale sammenligninger

·        Aktiveringsområdet

·        Etablering af fælles telefoncentral

·        Nyt telefonsystem

 

Bilag 1 viser en række oplysninger om de enkelte budgetanalyser, bl.a. budgetanalysernes formål, beskrivelse af indhold, hvem der har igangsat analysen og hvornår denne forventes afsluttet.

 

De opgjorte udgifter til budgetanalyserne er eksklusiv en opgørelse af de anvendte interne ressourcer. Frem over vil det blive tilstræbt, at de anvendte interne ressourcer indgår i forbindelse med opgørelse af udgifterne til budgetanalyserne.

 

De budgetanalyser, som ikke er igangsat af Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen, er på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning den 11. maj 2004 sat i bero.

 

Igangværende interne budgetanalyser i Økonomiforvaltningen

Ud over de tværgående budgetanalyser har Økonomiforvaltningens direktion igangsat 4 interne budgetanalyser, som alle har til formål at opnå en bedre ressourceudnyttelse i forhold til de anvendte midler inden for området. Områderne omfatter publikationer, decentrale projekter, konsulentydelser og personaleressourcer. Mere detaljerede oplysninger om de interne budgetanalyser i Økonomiforvaltningen fremgår af oversigten i bilag 2. Også her er de opgjorte udgifter til bu dgetanalyserne eksklusiv opgørelse af de anvendte interne ressourcer.

 

De interne budgetanalyser i Økonomiforvaltningen er ligeledes sat i bero på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning.

 

Processen for gennemførelse af budgetanalyser

Det er som hovedregel Økonomiudvalget eller kredsen af administrerende direktører, der igangsætter tværgående budgetanalyser. For at sikre den politiske forankring af budgetanalyserne vil disse blive forelagt Økonomiudvalget, så udvalget kan tage stilling til budgetanalysens formål og anvendelse, inden arbejdet sættes i gang.

 

Økonomiudvalget vil gennem halvårlige statusredegørelser blive holdt orienteret om arbejdet med de igangsatte tværgående budgetanalyser.

 

Når arbejdet med en tværgående budgetanalyse er afsluttet, vil Økonomiudvalget og de relevante udvalg få forelagt analysen med henblik på at tage stilling til budgetanalysen og de heraf afledte anbefalinger.

 

Det er hensigten, at den effektivisering, som gennemføres på baggrund af budgetanalyserne, fortsat skal understøtte tilvejebringelse af omstillingsbidraget samt de i projektbeskrivelsen anførte formål.

 

For så vidt angår de interne budgetanalyser i Økonomiforvaltningen, vil disse fortsat blive igangsat af Økonomiforvaltningens direktion. Økonomiudvalget modtager en redegørelse vedrørende anvendelsen af de interne budgetanalyser i forbindelse med analysens afslutning eller som en del af Økonomiforvaltningens budgetbidrag, herunder udmøntning af omstillingsbidraget.

 

Det fremadrettede arbejde med budgetanalyser

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at gennemførelse af budgetanalyser fortsat er af afgørende betydning for at sikre optimal ressourceudnyttelse, og at de er et vigtigt element i bestræbelserne på fortsat effektivisering samt frigørelse af ressourcer til omstilling og prioritering af nye initiativer.

 

Med udgangspunkt i nærværende redegørelse om igangværende budgetanalyser foreslår Økonomiforvaltningen derfor, at arbejdet med de budgetanalyser, som er sat i bero på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning, genoptages.

 

For at synliggøre det fremadrettede arbejde med budgetanalyserne foreslår Økonomiforvaltningen, at Økonomiudvalget frem over hvert halve år forelægges en statusredegørelse over de igangværende tværgående budgetanalyser.

 

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

1. Oversigt over igangværende tværgående budgetanalyser.

2. Oversigt over interne budgetanalyser i Økonomiforvaltningen.

 

 

Erik Jacobsen

 

/ Bjarne Winge