Revisionsrapport vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at forvaltningernes handlingsplaner, jf. bilag 2, tages til efterretning

Problemstilling

Københavns Kommune har i 2017 implementeret det nye økonomisystem Kvantum. Systemimplementeringen har overordnet set fulgt tidsplanen og alle forvaltninger er som planlagt overgået til Kvantum senest pr. 1. januar 2018, ligesom alle væsentlige driftsprocesser for de forvaltninger, der har været på Kvantum i 2017 er gennemført. 

Pr. marts 2018 var der uddannet og oprettet i alt 6.711 aktive brugere af Kvantum, heraf 1.791 daglige brugere og siden ibrugtagningen 1. januar 2017 er der bogført 544.068 fakturaer i Kvantum.

Implementeringen af Kvantum er sket sideløbende med, at Koncernservice (KS) i Økonomiforvaltningen (ØKF) har løst alle driftsprocesser i KØR, som udfases med regnskab 2017. Herudover har KS løbende fået overdraget driftsprocesser i Kvantum fra ERP programmet, hvilket har skabt en række midlertidige udfordringer.

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2017 har revisionen foretaget revision af kommunens forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Revisionen har omfattet følgende hovedområder i Kvantum:

• Design og implementering af forretningsgange for de væsentligste driftsprocesser

• Autorisationer

Herudover har revisionen omfattet:

• Væsentlige forretningsgange vedrørende det ultimo 2017 udfasede økonomisystem KØR

• Gennemgang af regnskabsbilag

• Kommunens interne kontrol af enegodkendte bilag under 10.000 kr.

Det er forvaltningernes ansvar at aflægge et regnskab i overensstemmelse med de gældende regler. I praksis udføres en stor del af arbejdet i Koncernservice (KS), og således er kvaliteten af regnskabet og forvaltningernes løbende økonomistyring i væsentlig grad påvirket af KS’ evne til at løse driftsopgaverne.

Samlet set er det revisionens vurdering, at driftsprocesserne vedrørende Kvantum endnu ikke er tilstrækkeligt organisatorisk forankret i KS, ligesom flere processer og leverancer endnu ikke er kortlagt fuldt ud, og i naturlig forlængelse heraf ikke er implementeret. Ligeledes er flere af de generelle regnskabsprocesser ikke udført eller kun delvist. Dette har løbende i 2017, og i forbindelse med regnskabsafslutningen, givet en del udfordringer.

Revisionen anfører i rapporten, at en vis usikkerhed i processerne ikke er unaturligt i en periode med to regnskabssystemer, og dette sammenholdt med ovenstående har medført, at der har været behov for en stor arbejdsindsats fra alle implicerede aktører i kommunen, for at få løst de udfordringer, der løbende og i forbindelse med regnskabsafslutningen er identificeret.

Revisionen af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller medfører nedenstående fem røde bemærkninger (prioritet 1). Herudover er der givet gule bemærkninger (prioritet 2) til følgende observationer; Interne kontroller KØR, autorisationer, bilagskontrol og bilagsrevision. Disse fremgår af bilag 1. 

Design og implementering af forretningsgange vedrørende Kvantum (rød) ØKF/KS

Det er revisionens vurdering, at driftsoverdragelsen fra ERP Programmet til KS på dele af kreditorprocessen er forløbet hensigtsmæssigt og betryggende, mens dette ikke har været tilfældet på debitorprocessen. Samlet set er det revisionens vurdering, at implementeringen af processerne vedrørende Kvantum endnu ikke er organisatorisk forankret og enhederne i KS endnu ikke har taget det fornødne ejerskab for processerne herunder at udføre de krævede handlinger og interne kontroller. Dette har løbende i 2017 givet visse udfordringer.

Revisionen henstiller, at KS løbende udfører de aftalte regnskabsopgaver i en kvalitet, der sikrer valide regnskabsoplysninger og sikker drift for forvaltningerne, efter overgangen til Kvantum. Det henstilles endvidere, at KS hurtigst muligt får afsluttet den organisatoriske implementering af Kvantum i KS, og får tilpasset arbejdstilrettelæggelsen således, at denne bedst muligt understøtter SAP-standard.

Alle væsentlige driftsprocesser skal identificeres og forretningsgangene designes og implementeret, herunder skal de interne kontroller udføres som en del af de daglige rutiner. Endeligt bør det sikres, at forvaltningerne modtager den nødvendige ledelsesinformation på økonomiområdet.

Bilagskontrol (rød) ØKF/KS

Revision har konstateret, at den kontrol, der er designet til i noget omfang at være kompenserende for enegodkendelse af bilag under 10.000 kr., ikke er implementeret i KS for de forvaltninger, der er overgået til Kvantum i løbet af 2017. På tidspunktet for revisionens afslutning var kontrollen ikke udført i overensstemmelse med kommunens regler. KS var enige heri og igangsatte processen med at implementere kontrollen med tilbagevirkende kraft.

Revisionen har i februar måned 2018 modtaget dokumentation for, at kontrollen er foretaget for hele 2017. Revisionen henstiller, at kontrollen udføres løbende som en del af de løbende rutiner i KS og i overensstemmelse med kommunens regler. Bemærkningen er således lukket i 2018 ved at KS har udført kontrollen.

Autorisationer (rød) ØKF/KS

Revisionen har konstateret, at enkelte driftsmedarbejdere har direkte adgang til bogføring af fakturaer til betaling i Kvantum uden om Work flow.

Revisionen henstiller, at der etableres systemunderstøttet funktionsadskillelse alle steder i fakturagodkendelsesprocessen.

Indkøb (rød) ØKF/KS

Ved indkøb foretaget igennem indkøbsløsningen er det konstateret, at mange fakturaer ikke går i ”happy flow”, ligesom som købene ikke registreres korrekt i forhold til compliance på indkøb.

”Happy flow”, betegner den fuldt systemunderstøttede indkøbsproces, hvor en vare bestilles i kommunens indkøbsløsning, hvorefter leverandøren modtager en indkøbsordre indeholdende et ordrenummer. Når leverandøren fremsender fakturaen til kommunen oplyses ordrenummeret, hvorefter der automatisk sker et match mellem faktura og indkøbsordre via ordrenummeret. Når indkøberen har varemodtaget varen, sker der automatisk betaling af fakturaen.

For at sikre korrekt og effektivt bilagsflow samt retvisende rapportering omkring efterlevelsen af kommunens regler for indkøb (compliance) henstiller revisionen, at der designes og implementeres en proces, der effektivt håndterer de fejlkilder, der er identificeret.

Moms (rød) ØKF/KS og BIF

I forbindelse med revision af regnskabsbilag er revisionens blevet bekendt med, at der i visse tilfælde trækkes moms af fakturaer, hvori der IKKE indgår moms, uden at dette er blevet bemærket i den bilagskontrol, som KS udfører på tværs af kommunens forvaltninger. I de konkrete tilfælde vedrørte det tolkeydelser uden moms, der i Beskæftigelses- og Intergrationsforvaltningen er registreret og momsen fratrukket. Revisionen foretog derefter kontrol af andre tilsvarende tolkeydelser og fandt, at der i overvejende grad også fejlagtigt var trukket moms af disse fakturaer.

Revisionen henstiller, at den kontrol af bilagsmaterialet, som udføres i KS, opkvalificeres således, at kontrollen omkring korrekt kontering i forhold til moms er mere effektiv. Endelig henstilles det, at BIF undersøger og eventuelt berigtiger forholdet omkring kontering af tolkebistand.

Løsning

Design og implementering af forretningsgange vedrørende Kvantum (rød) ØKF/KS

Med implementeringen af Kvantum, der erstatter det tidligere KØR system, er kommunens proces- og kontrollandskab betydelig ændret. Fokus har i implementeringsåret været på den basale, daglige drift i form af blandt andet udsendelse af salgsfaktura og betaling af købsfaktura til kommunens leverandører, samtidig med at KØR endvidere er driftet for de forvaltninger, der først overgik til Kvantum den 1. januar 2018. Processer og kontroller i Kvantum er derfor endnu ikke fuldt implementeret.

For at imødegå revisionens overordnede bemærkning om manglende organisatorisk implementering af Kvantum, har KS etableret et projekt i Center for Finans benævnt ’CF 2.0’, hvis hovedformål er at implementere en sikker og effektiv driftssituation efter udrulningen af Kvantum samt sikre det nødvendige ejerskab til finansprocesserne i KS. Projektet er opdelt i otte delspor og omfatter alle dele af Center for Finans i KS.

Projektet omfatter alle finansdriftsprocesser påvirket af SAP implementeringen, ligesom det indbefatter dokumentation af delprocesserne med dertil hørende kontroller og endelig, at processerne efterleves som tiltænkt. Desuden vil de automatiske kontroller beskrevet i forretningsgangene blive testet.

Ledelsesinformation på økonomiområdet indgår i ERP fase 2, hvor der vil ske en fortsættelse af arbejdet med rapporteringsmiljøet, herunder supplere de eksisterende standardrapporter og udbygge grundlaget for dækkende ledelsesrapportering i Københavns Kommune.

De nævnte handlinger i projekt CF 2.0 vil være gennemført den 30. juni 2018.

Det beskrevne projekt ”CF 2.0”, som er igangsat i KS for at færdiggøre driftsimplementeringen, har stor ledelsesmæssig bevågenhed i Økonomiforvaltningen og projektet vil blive fulgt tæt i samarbejde med Intern Revision og Deloitte.

Bilagskontrol (rød) ØKF/KS

Kontrollen der skal kompensere for enegodkendelse af bilag under 10.000 kr. er sat i drift, og bemærkningen er lukket.

Autorisationer (rød) ØKF/KS

Handlingsplanen er under udarbejdelse og omfatter en analyse, som skal vise, hvorvidt adgangen kan lukkes via ændring i organisering af opgaverne i KS og lukning af relevante autorisationer.

Såfremt adgangen mod forventning ikke kan lukkes via omorganisering, vil KS designe og implementere en kontrol, der mitigerer risici. Handlingsplanen vil være gennemført den 1. maj 2018.

Indkøb (rød) ØKF/KS

Den detaljerede handlingsplan er under udarbejdelse og vil medføre, at der udarbejdes governance med en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem Center for Indkøb, forvaltningerne og KS for fakturabehandling.

Årsager til manglende ”happy flow” kan blandt andet findes i, at leverandørerne ikke oplyser ordrenummeret korrekt, når fakturaen fremsendes til kommunen, at den angivne mængdeenhed på fakturaen afviger fra ordren, eller at indkøberen i kommunen ikke har varemodtaget korrekt. Endvidere at smådifferencer overstiger den systemindbyggede tolerancegrænse for afvigelser.

KS og Center for Indkøb (CFI) vil etablere en indkøbscompliance funktion, som har til formål at sikre happy flow i indkøbsprocessen. Dette vil blandt andet indebære, at der tages kontakt til leverandører for at sikre, at ordrenummeret anføres korrekt i fakturaer til kommunen.

Udkast til handlingsplan forventes at foreligge medio uge 17 i 2018 til drøftelse med Intern Revision. Handlingsplanen vil være gennemført den 30. juni 2018.

Moms (rød) ØKF/KS og BIF

KS vil designe en mere effektiv kontrol, som har til formål at sikre, at der sker en korrekt håndtering af moms. Dette vil ske ved kompetenceløft af de medarbejdere, som foretager kontrollen samt tilførsel af flere ressourcer til momsområdet i KS. Kontrollen vil blive drøftet med Intern Revision og justeret om nødvendigt. Kontrollen vil være designet og implementeret pr. den 30. juni 2018.

For at kunne sikre, at der ikke sker fejlkontering, hvilket er tilfældet for den nævnte observation, vil der blive gennemført undervisning på baggrund af stikprøver på udgiftsområdet. Undervisning påbegyndes i august 2018. Ved intern omprioritering af opgaver og ressourcer i KS, Center for Finans, vil der blive allokeret yderligere et årsværk til momsområdet pr. den 15. august 2018.

I forhold til det konkrete forhold i BIF vedrører fejlen tidligere år og er rettet fra den 1. januar 2018. Fejlen skal berigtiges for perioden 2013-2017. BIF har foretaget en opgørelse af fejlens omfang i disse år. Økonomiforvaltningen skal berigtige momsopgørelse, så der tilbagebetales 25,9 mio. kr. til staten. BIF skal berigtige statsrefusion, så der modtages 8,5 mio. kr. fra staten. BIF vil i næste sag om bevillingsmæssige ændringer indstille, at der udover de 8,5 mio. kr. i merrefusion overføres differencen på 17,4 mio. kr. fra Beskæftigelses- og integrationsudvalgets ramme til Økonomiudvalgets ramme.

Handleplaner for de fire gule bemærkninger vedrørende Interne kontroller KØR, autorisationer, bilagskontrol og bilagsrevision fremgår af bilag 2.

Ovenstående handlingsplaner er drøftet med Deloitte og Intern Revision. Det er revisionens vurdering, at de beskrevne handlingsplaner umiddelbart virker fornuftige og relevante i forhold til at håndtere de anførte punkter.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres.

Revisionsberetningen for regnskab 2017 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2018 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 12. juni 2018. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2017 på deres mødet den 14. august 2018.