Åben Koordination - 1. års status

Med fokus på løbende tilpasning og harmonisering af forretningsgange, vejledninger og politikker har Økonomiforvaltningen i samarbejde med flere forvaltninger gennem et år nu arbejdet med projektet Åben Koordination. Dette er seneste status.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at seneste status på projekt Åben Koordination til efterretning.

Projekt Åben Koordination har som udgangspunkt, at der på tværs af Københavns Kommunes forvaltninger er stor variation i politikker, forretningsgange, vejledninger og instrukser, uden at det i alle tilfælde bunder i bevidste beslutninger eller reelle forskelle. Dette kan ikke blot være hæmmende for effektiviteten, men kan også skabe en politisk risiko, når samme administrative udfordring håndteres forskelligt internt i kommunen.

Formålet med Åben Koordination er således at skabe en ramme for at dele administrativ viden på tværs af kommunen og derigennem harmonisere indenfor de områder, hvor det giver mening. Projektet bygger på et frivillighedsprincip og udspringer af Økonomiforvaltningens ønske om at skabe samarbejde og koordination på tværs af Københavns Kommune omkring de administrative retningslinjer og forretningsgange, der udføres i flere forvaltninger.

Økonomiudvalget godkendte d. 22. marts 2011 indstilling med principperne for Åben Koordination. Et år senere følger her status på Åben Koordination og de processer, der er igangsat.

Projekt Åben Koordination blev opstartet ultimo 2010 og har medført harmonisering og samarbejde på tværs af forvaltningerne. Det har blandt andet resulteret i, at der er opnået enighed med en eller flere kontraktenheder og/eller forvaltninger omkring syv forretningsgange og vejledninger. Herudover arbejdes der aktuelt med yderligere 14 projekter. I bilag 1 fremgår en liste over de færdige produkter, og i bilag 2 gives status på igangværende projekter.

I løbet af projektet har projektgruppen gjort sig forskellige erfaringer. En af disse er generel imødekommenhed blandt de kollegaer i kommunen, der er taget kontakt til i de øvrige forvaltninger og kontraktenheder. Mange er glade for tilgangen, der bygger på frivillighed og samarbejde, og projektet er blevet modtaget som en positiv og konstruktiv samarbejdsmetode.

Erfaringer fra projektet viser yderligere, at det grundet lokale forhold i nogle tilfælde er nødvendigt fortsat at have forskelle i forretningsgange og retningslinjer. Arbejdet med afklaringen af disse forskelle hjælper dog ofte til en kritisk stillingtagen til egne rutiner, samt at forvaltningerne lærer af hinanden.

Arbejdet med Åben Koordination har gjort det klart, at der også internt i Økonomiforvaltningen er grundlag for et større fokus på harmonisering af forretningsgange mellem Rådhuset og kontraktenhederne. Derfor kører Åben Koordination nu i to spor, således at der sideløbende med de processer, der arbejder med harmonisering på tværs af forvaltninger, kører processer med fokus på intern koordinering i Økonomiforvaltningen.

Åben Koordination eksisterer sideløbende med projektet vedr. fælles forretningsgange, som er forankret i Koncernservice. Hvor Åben Koordination resulterer i, at det ikke skønnes nødvendigt at opretholde lokale forskelle, gives denne viden videre til Fælles Forretningsgange.  

De konkrete projekter

I bilag 1 findes et overblik over de færdige projekter. Et eksempel på dette er retningslinjer for håndtering af vold og trusler om vold på Rådhuset. Med udgangspunkt i Kultur- og Fritidsforvaltningens egne retningslinjer er der nu enighed blandt samtlige forvaltninger om et sæt retningslinjer, der gælder for alle forvaltningernes medarbejdere på Rådhuset.

Et andet projekt vedrører Tidregistreringssystemet Tidreg, der oprindeligt er udviklet af Økonomiforvaltningen, og som nu anvendes i Københavns Borgerservice, Borgerrådgiveren, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt Økonomiforvaltningens Rådhusdel. Herudover undersøges det i øjeblikket i Teknik- og Miljøforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen, hvorvidt systemet med fordel vil kunne anvendes her. Projektet har således været med til at sikre, at der ikke indkøbes flere forskellige tidsregistreringssystemer til at opfylde samme behov.

Herudover er der opnået enighed blandt tre forvaltninger om en fælles forretningsgang for medarbejdernes godkendelse af betalinger. Arbejdet med denne forretningsgang har tydeliggjort store forskelle på tværs af kommunen ifht., hvilke beløbsgrænser, der er gældende for forskellige typer medarbejdere.

Blandt de igangværende projekter kan nævnes arbejdsgang for forvaltningernes interne kvalitetssikring af indstillinger med økonomisk indhold, også kaldet intern §12. Der samarbejdes mellem Økonomiforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen. Status på igangværende projekter fremgår af bilag 2.

Åben Koordination har fået en hjemmeside på intranettet, hvor det er muligt for alle at finde mere viden omkring projektet samt overblik over de færdige produkter og igangværende processer. For at få adgang til hjemmesiden kan følgende link følges: Åben Koordination hjemmeside

I den eksterne revisions rapport til Økonomiforvaltningen ultimo 2011 understregede revisionen, at en forretningsgang var af en sådan karakter, at den kunne anvendes som best practice i kommunen. Økonomiforvaltningen opfordrede i den forbindelse revisionen til fremover at vurdere forvaltningernes forretningsgange i forhold til muligheder for at udbrede best practice. Åben Koordination projektgruppen lægger via ovenstående hjemmeside op til, at de øvrige forvaltninger kontakter projektet med forretningsgange de har, der kan være udtryk for best practice i kommunen og derfor med fordel kan udbredes.

Projektet har ingen økonomiske konsekvenser.

I den videre proces vil der med udgangspunkt i de erfaringer, der er opnået i projektet i løbet af det første år, arbejdes videre på at skabe større inddragelse og samarbejde på tværs af kommunen. Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at ØU modtager status igen om et år.


Claus Juhl                                /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 8. maj 2012

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.