Fælles Borgerservice i Valby lokalisering og økonomi
Fælles Borgerservice i Valby lokalisering og økonomi
Økonomiudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde tirsdag den 8. maj 2007
J.nr. ØU 145/2007
2. Fælles Borgerservice i Valby lokalisering og økonomi
I forlængelse af Økonomiudvalgets tidligere principgodkendelse om Fælles
Borgerservice i Valby (ØU 23/2007), forelægges ØU forslag til revideret budget
for Fælles Borgerservice i Valby samt forslag til lokalisering i Valby.
indstilling og Beslutning
|
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler, 1. at godkende det reviderede budget for Fælles Borgerservice i Valby som åbner april 2008, herunder at der oprettes en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby 2. at godkende lejevilkårene med ATP ejendomme om indgåelse af lejemål i stueetagen på Toftegårds Plads 3. at sende denne indstilling i høring i kommunens udvalg med høringsfrist den 20. maj 2007 Økonomiudvalgets
beslutning i mødet den 8. maj 2007: Indstillingens 3. at-punkt blev godkendt med bemærkning om, at høringsfristen ændres til fredag den 8. juni 2007. Økonomiudvalget besluttede endvidere, at indstillingen sendes i høring sammen med følgende forslag fremsat af Mikkel Warning (Ø):" Det foreslås, at budgettet for fælles Borgerservice i Valby og planen for samlokalisering med Socialcenter, Pensions- og Omsorgskontoret samt Ældrekontoret i Valby i første omgang godkendes dog undtaget de forventede besparelser vedrørende en fælles administrationsenhed. Dertil foreslås det, at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at søge en konkret aftale med Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen om en fælles administrationsenhed. Aftales skal baseres på en fælles vurdering fra de tre forvaltninger af effektiviseringspotentialet." |
Problemstilling
I forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2007 blev det besluttet at samle den lokale borgerbetjening mhp. at skabe én indgang, optimere driften og tilvejebringe et økonomisk råderum til finansiering af fremtidige borgerservicecentre.
For at kunne tilvejebringe et beløb, der kan finansiere den fremtidige drift af borgerservicecentrene, er det nødvendigt at se nærmere på de områder, hvor driften kan optimeres i de enheder, der samlokaliseres. Fokus i budgetanalysen er dels på lejevilkår, dels på effektiviseringsgevinster på det administrative område.
Denne indstilling behandler det reviderede budget samt placering og lejevilkår for Fælles Borgerservice i Valby.
Løsning
Københavnerne skal fremover møde kommunen i deres lokalområde på en enkel og overskuelig måde. Borgerrepræsentationen har derfor besluttet at samle borgerbetjeningen i lokalområdet på én adresse. Det nye koncept for Fælles Borgerservice blev drøftet og principgodkendt i Borgerrepræsentationen den 8. februar 2007 (BR 57/07).
En tværgående projektgruppe fik bl.a. til opgave at undersøge gevinsterne ved samlokalisering og på den baggrund revurdere budgettet i Fælles Borgerservice Valby og belyse hvordan Fælles Borgerservice kan finansieres fremover. Projektgruppen fik også til opgave at finde en egnet lokalitet til placering af Fælles Borgerservice i Valby, der kan åbne og gå i drift april 2008.
Lokalitet i Valby –
Toftegårds Plads
Det første fælles borgerservicecenter etableres på Toftegårds Plads i Valby.
Københavns Borgerservice etableres i stueetagen, hvor Pensions- og Omsorgskontoret og Socialcentret allerede er placeret på hhv. 3. og 4. sal, jf. bilag 1. Endvidere flytter Ældrekontoret i Valby fra Ottiliavej til Toftegårds Plads og samlokaliseres med Pensions- og Omsorgskontoret.
Model for finansiering
af fælles borgerservice i Valby
Budgetanalysen viser, at der i Valby på kort sigt kan hentes en besparelse på ca. 1,9 årligt mio. kr. De umiddelbare gevinster hentes dels ved gunstige forhandlingsvilkår på huslejen svarende til 0,8 mio. kr., dels flytning af Ældrekontoret til Toftegårds Plads, hvorved der spares husleje svarende til 0,5 mio. kr., dels at lederfunktionen i borgerservice overtages af en af de eksisterende servicecenterchefer eller af en leder fra en af de eksisterende enheder i Fælles Borgerservice svarende til 0,6 mio. kr.
På lang sigt, dvs. over en 3-årig periode, vurderes der at kunne hentes en yderli gere besparelse på ca. 1,5 mio. kr. årligt. Samlokaliseringen i Valby muliggør etableringen af fælles administrative funktioner. Hensigten med en fælles administrativ enhed er, at det via integration af administrative arbejdsopgaver er muligt at fjerne unødvendige dobbeltfunktioner, samt at standardisere procedurerne, således at der frigøres midler fra administrationen. Det er heri, at effektiviseringspotentialet ligger.
Udgangspunktet er, at administrationsomkostninger er sammenlignelige på tværs af forvaltningsskel og at en større og mere specialiseret enhed vil kunne løse de administrative opgaver mere effektivt. De ansvarlige medarbejdere oparbejder en større rutine og opgaverne samles på færre hænder.
Eb fælles administrativ enhed indebærer, at der foretages en samling af de administrative opgaveområder i borgerservice, Pensions- og Omsorgskontoret og Socialcenter Valby. Det drejer sig om arbejdsfunktioner vedr. personale- og lønadministration, sekretærbistand, bygnings- og lokaleadministration, økonomi og bogholderi m.v. Der vurderes, at være væsentlige kvalitative og økonomiske fordele ved at samle de administrative funktioner, som eksisterer decentralt i de enkelte enheder.
Effektiviseringerne indhentet i Valby bygger på en række forudsætninger omkring sammensætning og lokalisering, som ikke kan forudsættes at være gældende i alle bydele. Analysen peger derfor alene på et generelt effektiviseringspotentiale i de øvrige bydele, som konkretiseres nærmere i løbet af 2007.
Økonomi
Tabel 1 viser de samlede udgifter til etablering og drift samt finansiering af borgerservice i Valby.
Tabel 1. Samlede udgifter til etablering og drift af
borgerservice i Valby
|
Mio. kr. 2007 p/l |
2007 |
2008 |
2009 |
|
Etablering* |
5,0 |
1,0 |
|
|
Drift** |
|
4,7 |
6,3 |
|
I alt |
5,0 |
5,7 |
6,3 |
* Midler til etablering er
bevilget, jf. BR 57/7
** Samlede
bruttodriftsudgifter inkl. løn og overhead overført fra forvaltningerne
Tabel 2 viser, at Borgerservice i Valby dels finansieres ved overførsel af løn og overhead til 8 medarbejdere fra forvaltningerne svarende til ca. 2,9 mio. kr., en besparelse på lokaler og borgerservice drift svarende til ca. 1,9 mio. kr. og en besparelse ved etablering af fælles administration på ca. 1,5 mio. kr. realiseret over 3 år. Fordelingen af besparelserne tager udgangspunkt i enhedernes andel af lokaleareal samt antal medarbejdere. Fordelingen på forvaltninger fremgår af bilag 2, tabel 4.
De midlertidige driftsudgifter til borgerservice i den mellemliggende periode, hvor gevinsterne ved fælles administration endnu ikke er fuldt ud realiseret, dækkes af midler afsat i budget 2007 til Fælles Borgerservice Valby og udmøntet i forbindelse med BR's principgodkendelse om at samle borgerbetjeningen i lokalområdet på én adresse (BR 57/07 ).
Tabel 2. Finansieringsoversigt for driftsbudget til
Fælles Borgerservice i Valby (inkl. løn og overhead overført fra
forvaltningerne)
|
Mio. kr. 2007 p/l |
2008 |
2009 |
2010 |
2011 |
|
Overførsel af løn og overheadmidler
fra forvaltninger |
2,2 |
2,9 |
2,9 |
2,9 |
|
Mulig besparelse –
realiseret på kort sigt |
1,4 |
1,9 |
1,9 |
1,9 |
|
Mulig besparelse –
realiseret på lang sigt |
|
0,5 |
1,0 |
1,5 |
|
Budget 2007* |
1,1 |
1,0 |
0,5 |
0 |
|
I alt |
4,7 |
6,3 |
6,3 |
6,3 |
Det indstilles, at det reviderede budget for fælles borgerservice i Valby godkendes, herunder at der oprettes en fælles administrativ enhed i Fælles Borgerservice Valby
De konkrete besparelsesmuligheder ved etablering af Fælles Borgerservice i de 5 øvrige bydele undersøges nærmere i løbet af forår og sommer 2007, og der fremlægges en samlet plan for økonomi og udrulning af Fælles Borgerservice i de resterende bydele i forbindelse med budgetforhandlingerne for budget 2008.
Som forventet etableres Fælles Borgerservice i Valby i 3. mands lejemål, hvilket betyder, at der er forbundet deponeringsudgifter med initiativet. I overensstemmelse med budgetaftalen for 2007 modregnes det deponeringspligtige beløb på 5,6 mill. kr. på kommunens låneramme i 2007.
Videre proces
Den videre proces fremgår af bilag 3
Bilag
Bilag 1: Lejevilkår for lejemål på Toftegårds Plads
Bilag 2: Budgetanalyse for Fælles Borgerservice i Valby
Bilag 3: Videre proces
Bilag 4: ØKF's svar på administrative høringssvar