Afsluttende rapportering på handleplan iværksat på baggrund af Intern Revisions røde bemærkninger på rengøringsområdet i 2022

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens afsluttende rapportering på rengøringsområdets handleplan tages til efterretning,
2. at godkende ændringer i rengøringskontrakterne som følge af Københavns Ejendommes gennemgang af rengøringstiden jf. bilag 1.

Problemstilling

Københavns Ejendomme (KEJD) har iværksat en handleplan for tilvejebringelse af økonomisk balance på rengøringsområdet samt for at rette op på de revisionsbemærkninger fra Intern Revision, der blev forelagt Økonomiudvalget (ØU) den 13. december 2022.

Som følge af handleplanen godkendte ØU den 13. juni 2023 en kostægte timepris for standardrengøring. Her blev det også vedtaget, at ØU skulle behandle ændringerne til alle rengøringskontrakter, inden de kunne betragtes som endelig implementeret, og Økonomiforvaltningen (ØKF) skulle vende tilbage med et nyt benchmark af rengøringsudgifterne.

Løsning

Nærværende indstilling fremlægger de afsluttende konklusioner fra KEJDs handleplan som svar på revisionsbemærkningerne (punkt 1-3 i handleplanen). Derudover fremlægges ændringer i rengøringskontrakterne som følge af KEJDs gennemgang af rengøringstiden (punkt 4) og et benchmark af rengøringsudgifterne (punkt 5).

Der er følgende punkter i handleplanen:

1. Rådhusbidraget/det fælleskommunale overhead.
2. Henstilling om ophør af rengøringskontrakten med Hovedstadens Beredskab.
3. Henstilling til at realisere de besluttede effektiviseringer samt at forbedre økonomistyringen på rengøringsområdet.
4. Henstilling til ændringer i rengøringskontrakterne som følge af KEJDs gennemgang af rengøringstiden.
5. Henstilling om opdateret benchmark af rengøringsudgifter.

Ad. 1: Rådhusbidraget/det fælleskommunale overhead

Intern Revisions gennemgang af overhead på rengøringsområdet konstaterede fejl og mangler. Dette har givet anledning til justeringer i, hvilke udgifter der henføres til overhead i rengøringsprisen. Der er nu overensstemmelse mellem praksis på rengøringsområdet og den fælles, administrative forretningsgang for takstberegning i Københavns Kommune (KK).

Ad. 2: Henstilling om ophør af rengøringskontrakten med Hovedstadens Beredskab

Intern Revision påpegede, at KEJD ikke havde hjemmel til at udføre rengøringsopgaver for Hovedstadens Beredskab. Kontrakten mellem KK og Hovedstadens Beredskab fsva. rengøringsydelser blev derfor opsagt af KEJD pr. 7. september 2022. Herefter bistod KEJD Hovedstadens Beredskab med at levere lokale- og rengøringsplaner til udarbejdelse og gennemførelse af et nyt udbud. KEJD har ikke gjort rent for Hovedstadens Beredskab siden den 1. april 2023, hvor en ekstern leverandør overtog rengøringsydelsen. 

Ad. 3: Henstilling til at realisere de besluttede effektiviseringer samt forbedre økonomistyringen på rengøringsområdet

Intern Revision konkluderede, at KEJD ikke havde realiseret de effektiviseringer, der blev besluttet i forbindelse med etablering af et rengøringsfælleskab på tværs af KK. Revisionen henstillede også til, at økonomistyringen i KEJD forbedres, så den nødvendige balance i økonomien på rengøringsområdet blev sikret fremover.

I 2022 iværksatte KEJD et samlet program med det formål at forbedre styringen af rengøringsområdet. Programmet er effektueret, og handleplanen er fuldført med udgangen af 2024. 

KEJD har udarbejdet en ensartet, transparent rengøringsmodel, der skal sikre, at kvalitetsniveauet for rengøring er ensrettet for alle lokaletyper på tværs af forvaltningerne. Hertil er alle administrative forretnings- og arbejdsgange identificeret, tegnet, optimeret efter behov og implementeret fra den første kundehenvendelse til afregning hos forvaltningen.

Ovennævnte rengøringsmodel og administrative processer er ligeledes indarbejdet i et nyindkøbt it-system, der skal sikre, at al relevant data er samlet ét sted, og understøtter styringen af den daglige drift. Hertil understøtter it-systemet den etablerede proces for rettidig ferieafholdelse og fraværsstyring for alle rengøringsassistenter.

KEJD har gennemgået alle ca. 1.000 rengøringskontrakter for at sikre, at kontrakterne er i overensstemmelse med rengøringsmodellen. Alle adresser er blevet besøgt og opmålt, og rengøringstiden genberegnet.

Resultatet af kontraktgennemgangen er drøftet med den relevante enhed i fagforvaltningerne, der har gennemgået og godkendt det endelige resultatet. Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) har ønsket at fortsætte den fælles standard for alle skoler, daginstitutioner, fritidshjem mm. De øvrige forvaltninger har ønsket, at udgangspunktet har været behovet på den enkelte adresse.  

For at sikre transparent opfølgning på økonomien på rengøringsområdet har KEJD etableret en økonomiopfølgningsmodel med tilhørende prognoseværktøjer. Økonomimodellen understøttes ligeledes af det nyindkøbte it-system. ØU godkendte den 13. juni 2023 en ny kostægte timepris for rengøringsområdet. Økonomiopfølgningsmodellen bevirker, at prisen årligt bliver justeret i Indkaldelsescirkulæret for at sikre, at den lever op til Intern Revisions principper for kostægte priser.

Pr. 2024 er økonomien på rengøringsområdet i balance.

Ovenstående arbejde har medvirket til, at KEJD har fået det nødvendige overblik over kontrakter og medarbejdertimer, hvormed KEJD har indfriet de resterende 3,5 mio. kr. i effektiviseringer, som Intern Revision påpegede manglede i indfrielse fra business casen om samling af rengøringsområdet i KEJD. Resteffektiviseringen er indfriet ved implementering af anvendelse af mikrofiberklude til rengøring af gulve på fritidshjem samt ved nedbringelse af sygefraværet for rengøringsmedarbejderne.

Ad. 4: Henstilling til ændringer i rengøringskontrakterne som følge af KEJDs gennemgang af rengøringstiden

KEJD har genbesøgt og genberegnet rengøringstiden på alle adresser, hvor KEJD har ansvaret for at levere rengøringsydelser. I dialog med forvaltningerne er der skabt enighed om rengøringsbehovet på hver enkelt adresse.

ØU bad den 13. juni 2023 om at få samtlige ændringer, som gennemgangen af rengøringskontrakterne måtte give anledning til, til endelig godkendelse. På den baggrund indstilles det, at ØU godkender, at ændringerne implementeres endeligt på hver adresse.

Ændringerne til hver af de gennemgåede adresser fremgår af bilag 1. Ændringen til Rådhuset fremgår af bilag 3. Indstillingen til ØU samt bilag har været til kommentering hos forvaltningernes medlemmer af Koordinationsgruppen for Ejendomsdrift. Alle forvaltninger har løbende godkendt alle ændringer og dertilhørende økonomiske konsekvenser. 

Ændringerne finansieres inden for forvaltningernes eksisterende rammer, og de økonomiske konsekvenser opsummeres nedenfor i tabel 1.

Tabel 1: Økonomisk effekt for alle gennemgåede rengøringskontrakter, t. kr. (2025  p/l)

Forvaltning	Ændring i årlige rengøringstimer	Årlig økonomisk effekt
BIF	3.830	1.233.619 kr.
BUF	22.981	7.401.142 kr.
KFF	218	70.048 kr.
SOF	-4.339	-1.397.560 kr.
SUF	-1.967	-633.366 kr.
TMF	-329	-105.831 kr.
ØKF	76	24.348 kr.
I alt	20.470	6.592.400 kr.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(BIF=Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, KFF=Kultur- og Fritidsforvaltningen, SOF=Socialforvaltningen, SUF=Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, TMF= Teknik- og Miljøforvaltningen)

Som det fremgår af tabel 1, har BUF i alt en merudgift på 7,4 mio. kr. som følge af kontraktgennemgangen. For at imødekomme den forventede økonomiske effekt af gennemgangen af rengøringskontrakterne, har BUF og KEJD samarbejdet om en reduktion af rengøringsudgifterne i BUF. Den besparelse blev vedtaget på Børne- og Ungdomsudvalgsmødet den 15. november 2023.

Ad 5: Henstilling om opdateret benchmark af rengøringsudgifter

Ved behandling af ØU-sagen ’Initiativer til at sikre en bæredygtig økonomi på rengøringsområdet’ i 2023 var der efterspørgsel på et nyt benchmark af rengøringsområdet.

Benchmarking af rengøringsprisen er udført på baggrund af en sammenligning med Molios kvadratmeterpriser. Molio repræsenterer et samlet videnscenter for den danske bygge- og anlægsbranche.

Denne sammenligning viser, at KEJDs rengøringspris er konkurrencedygtig på nogle typer af bygninger, men ikke i samme grad på andre.

Benchmarket fremgår af bilag 2.

KEJD har desuden startet et samarbejde med Malmø, Odense, Aarhus og Høje-Taastrup Kommune. Odense, Malmø og Høje-Taastrup Kommune har egen rengøring, hvor Aarhus Kommune ligesom Kultur- og Fritidsforvaltningen i København har udbudt rengøringsopgaven til private leverandører. Igennem samarbejdet opnår KEJD inspiration til optimeringer af rengøringsydelsen og mulige effektiviseringstiltag.

Økonomi

Den økonomiske konsekvens af en godkendelse af de opdaterede kontrakter fremgår af tabel 1.

Forvaltningernes samlede rengøringstimer vil stige med 20.470 timer, hvilket medfører en samlet merudgift på 6.592.400 kr. fra 2025 og frem.

Videre proces

Hvis ØU godkender de ændringer, som gennemgangen af rengøringskontrakterne har givet anledning til, vil afregningen mellem forvaltningerne og KEJD afspejle den tilpassede rengøringstid, som er aftalt med forvaltningerne, jf. bilag 1.

 

Søren Hartmann Hede     /Nicolai Kragh Petersen