Opfølgning på medlemsforslag om sanering i politikker og strategier m.m

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget drøfter og tager stilling til de enkelte punkter i medlemsforslaget, herunder med afsæt i de af Økonomiforvaltningen foreslåede løsninger.

Problemstilling

Socialistisk Folkeparti (SF) har stillet medlemsforslag til Borgerrepræsentationens (BR) møde den 10. oktober 2024 om sanering i politikker og strategier, som indeholder fem konkrete forslag, jf. bilag 1. Af medlemsforsaget fremgår det, at formålet bl.a. er at afbureaukratisere og undgå at øge bureaukratiet ved vedtagelsen af nye politikker, strategier og administrationsgrundlag m.m.

BR vedtog på møde den 10. oktober 2024, at medlemsforslaget skulle udvalgshenvises til Økonomiudvalget (ØU) for at sikre, at der tages højde for, at de initiativer, der eventuelt vedtages på baggrund af forslaget, passer ind i det arbejde med at afbureaukratisere, der allerede pågår i forvaltningerne.

Kredsen af administrerende direktører har drøftet nærværende indstilling med nedenstående løsningsforslag den 27. marts 2025.

Løsning

Økonomiforvaltningen har undersøgt mulighederne for at imødekomme ønskerne i forslaget, og nedenfor er Økonomiforvaltningens anbefalinger til de enkelte punkter i medlemsforslaget.

I forlængelse af Økonomiudvalgets drøftelse og stillingtagen til medlemsforslaget vil Økonomiforvaltningen (ØKF) forelægge en sag til endelig håndtering af medlemsforslaget, hvis der måtte være behov herfor.

Medlemsforslagets 1. at-punkt:

• "at alle fremtidige politikker, strategier og administrationsgrundlag mm. vedtaget af Borgerrepræsentationen eller udvalg, forsynes med en udløbsdato. Udvalget eller Borgerrepræsentationen skal senest et halvt år før udløbsdatoen tage stilling til om den givne politik, strategi, administrationsgrundlag mv. skal fortsætte.

Svar:
ØKF bemærker, at forslaget kan imødekommes således, at politikker, strategier og administrationsgrundlag vedtaget af BR eller udvalg fremover som udgangspunkt tilføjes en udløbsdato, og at det begrundes i de tilfælde, hvor det ikke vurderes relevant eller hensigtsmæssigt at tilføje en udløbsdato.

Eksempler på administrationsgrundlag, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at tilføje en udløbsdato, er fx Kasse- og regnskabsregulativet inkl. cirkulærer udstedt på baggrund heraf, Cirkulære for Indkøb, Cirkulære for informationssikkerhed mv., idet disse er reguleret af lovgivning og løbende vil skulle opdateres ifm. ændringer i lovgivning, nationale regler og fx nye sikkerhedstrusler.

Alternativ
ØKF bemærker, at et alternativt at-punkt kan formuleres således:

• ”At BR pålægger forvaltningerne, at de ifm. udarbejdelsen af nye politikker og strategier, der skal godkendes af et politisk udvalg og/eller BR, som udgangspunkt tilføjer en udløbsdato. Såfremt en udløbsdato ikke vurderes relevant, skal baggrunden herfor fremgå af forslaget. Der skal senest et halvt år før udløbsdatoen tage stilling til om den givne politik eller strategi skal fortsætte, opdateres eller udløbe.”
  

Medlemsforslagets 2. og 3. at-punkt:

• ”at alle forvaltninger gennemgår de eksisterende politikker, strategier og administrationsgrundlag mm. som er politisk vedtagne og ikke følger af lovgivningen for at identificere om de overlapper hinanden, eller er blevet uaktuelle, og på den baggrund udarbejder en indstilling til de relevante udvalg og/eller Borgerrepræsentationen om, hvorvidt bestemte politiker eller strategier kan undværes.”

   

• ”at alle forvaltninger herefter udarbejder en indstilling til de relevante udvalg og/eller Borgerrepræsentationen med forslag om, at eksisterende politikker, strategier og administrationsgrundlag mm., som er politisk vedtagne og ikke følger af lovgivningen tilføres en udløbsdato. Udvalget eller Borgerrepræsentationen skal senest et halvt år før udløbsdatoen tage stilling til om den givne politik, strategi, administrationsgrundlag mv. skal fortsætte.”

Svar:
ØKF vurderer, at arbejdet med at gennemgå og forelægge alle eksisterende politikker, strategier mv. for relevante udvalg og BR vil medføre et betydeligt administrativt merarbejde og ressourcetræk for alle forvaltninger, idet der på nuværende tidspunkt ikke findes en fuldstændig oversigt eller et opslagsværk over samtlige gældende politikker, strategier og administrationsgrundlag m.m. i Københavns Kommune.

ØKF bemærker, at det i nogle tilfælde kan være hensigtsmæssigt, at politikker, strategier mv. har snitflader og griber ind i hinanden, og som derfor vil kunne opleves som overlappende. Politikkerne kan fx have forskellige formål, berøre forskellige målgrupper og imødekomme forskellige behov inden for samme område. ØKF bemærker derudover, at det kan have politisk værdi at kunne sætte fokus på en given problemstilling også i tilfælde, hvor problemstillingen i et eller andet omfang er berørt af øvrige politikker.

ØKF vurderer samlet set, at indsatsen med at gennemgå og tage stilling til alle eksisterende politikker og strategier mv. ikke vil stå mål med værdien heraf, og at arbejdet ikke vil leve op til hensigten om at sikre mindre bureaukrati.

Medlemsforslagets 4. at-punkt:

• ”at Økonomiforvaltningen med inddragelse af alle øvrige forvaltninger udarbejder et fælles system, hvor alle gældende politiker, strategier og administrationsgrundlag mm., som er politisk vedtagne fremgår samt deres udløbsdato.”

Svar:
ØKF bemærker, at der allerede i dag findes en oversigt over eksisterende politikker og strategier på kommunens hjemmeside kk.dk under emnet politik og under emnet politikker og indsatser. Oversigten er dog ikke i dag udtømmende.

Alternativ
ØKF bemærker, at at-punktet alternativt kan formuleres således:

• ”At BR pålægger alle forvaltninger, at kommunens hjemmeside med oversigt over eksisterende politikker og strategier løbende opdateres således, at nye vedtagne politikker og strategier og administrationsgrundlag m.m. fremover altid føjes til siden.

ØKF anbefaler, at hvis at-punkt 4 eller ovennævnte alternativ vedtages, så skal der udarbejdes en ensrettet proces for opdatering af hjemmesiden eller et alternativt fælles system samt, at de enkelte forvaltninger får ansvar for at opdatere siden med politikker, strategier mm. inden for forvaltningens ressort.

Medlemsforslagets 5. at-punkt:

• ”at Økonomiforvaltningen med inddragelse af alle øvrige forvaltninger udarbejder et udkast til et regelhierarki med en fælles terminologi, der skal sikre en bedre fælles forståelse for, hvilke styringsdokumenter, der ligger hvor i styringshierarkiet”

Svar:
ØKF bemærker, at der på enkelte områder findes regelhierarkier, fx kommunens kasse- og regnskabsregulativ, hvor det er angivet, at love og bekendtgørelser er mere afgørende end Københavns Kommunes (KK) styrelsesvedtægt, og at fælles administrative forretningscirkulærer vægter tungere end forvaltningsspecifikke forretningsgange mv. Herudover er der nogle regler, der følger af national eller international lovgivning, og derfor naturligt står over kommunale beslutninger.

ØKF vurderer, at det kan være vanskeligt og i nogle tilfælde uhensigtsmæssigt at opstille et generelt hierarki i forhold til øvrige politisk besluttede politikker, strategier mv., da deres indhold og den kontekst, de er vedtaget i, ofte vil være styrende for deres indbyrdes afhængighed.

Økonomi

Økonomiforvaltningen vurderer, at forslaget uden ændringer vil medføre en betydelig merudgift i form af administrative udgifter for alle syv forvaltninger.

Videre proces