Økonomiudvalgets effektiviseringsstrategi 2017
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at listen med forvaltningsspecifikke effektiviseringsforslag til budget 2017 godkendes, jf. tabel 1.
Problemstilling
Med Indkaldelsescirkulæret for budget 2017 (Økonomiudvalget d. 27. januar 2016 pkt. 5) er Økonomiudvalget blevet pålagt at indmelde effektiviseringer på serviceområdet svarende til 11,8 mio. kr. Både tværgående- og forvaltningsspecifikke effektiviseringer samt effektiviseringer som følge af smarte investeringer i kernevelfærden kan tælle med i opfyldelsen af måltallet. Udover de 11,8 mio. kr. skal Økonomiforvaltningen sikre effektiviseringer for 25 mio. kr. på indkøbsområdet. Effektiviseringerne på indkøbsområdet forelægges ØU i forbindelse med augustindstillingen. Desuden understøtter KS (Koncernservice) og KEjd (Københavns Ejendomme) forvaltningernes effektiviseringer. Blandt andet med forventede besparelser på kontraktstyring af it-kontrakter, ny model for trådløst netværk, besparelsespotentiale på indkøb af Facility Management og energieffektiviseringer.
Løsning
Økonomiudvalget har tidligere vedtaget effektiviseringer med en stigende profil, hvilket betyder, at der allerede er vedtaget effektiviseringer for 5,8 mio kr. (fordelingen af de 5,8 mio. kr. fremgår af bilag 1). Der skal derfor findes nye effektiviseringer, der frigør 6,0 mio. kr. i 2017, så der i alt effektiviseres for de 11,8 mio. kr. som er Økonomiudvalgets måltal. Økonomiforvaltningens liste til forvaltningsspecifikke effektiviseringer i 2017 indstilles til godkendelse af Økonomiudvalget, jf. tabel 1.
Tabel 1: Forvaltningsspecifikke effektiviseringer for 2017
| Overskrift | Kort beskrivelse | Beløb i 2017 (mio. kr.) |
| Sænkning af lønniveauet på Rådhuset |
Nye medarbejdere skal ansættes til en løn, der er lavere, end den løn den ophørte medarbejder havde. Ved en udskiftning på min. 2 medarbejdere om måneden forventes dette tiltag at medføre en besparelse på 250 t.kr. årlig. |
0,250 |
| Ny økonomistyringsmodel for Rådhuset | Ved at ændre styringen af Rådhusets faste bevillinger fra at være rammestyret til at være aktivitetsstyret og ved at indføre fælles standarder for Rådhusenhedernes indkøb forventes der at kunne realiseres en effektivisering på 350 t.kr. |
0,350 |
| Afskaffelse af massageordningen for medarbejdere på Rådhuset | Medarbejderne på Rådhusets mulighed for massage i arbejdstiden afskaffes. |
0,100 |
| Lokaludvalgene - reduktion af centrale midler | Layout/opsætning af bydelsplanen og tryk til brug for høring. Fremadrettet vil bydelsplanerne alene blive publiceret elektronisk. Desuden vil opgaven vedrørende layout blive varetaget hos Koncernkommunikation, og ikke som i dag hvor opgaven løses af Center for Byudvikling. Udgifterne for i alt 12 bydelsplaner beløber sig til ca. 400 t. kr./ år. |
0,400 |
| Lokaludvalgene - reduktion af decentrale midler | Reduktion af de puljemidler lokaludvalgene har til uddeling. |
0,200 |
| Energipakken til opnåelse af effektiviseringer i energiforbruget, bedre indeklima i ejendommene og nedbringelse af CO2-udledningen | Økonomiforvaltningens andel af effektiviseringerne i businesscasen. Forslaget forventes at blive en del af smarte investeringer i kernevelfærden. |
0,169 |
| Optimering af interne processer i KEjd, i forhold til omkostninger ved arrangementer på rådhuset, reduktion i tomgangen af lejemål og investeringer i udvalgte lejemål, så disse kan udlejes. | Gennem en analyse af omkostningerne på arrangementer på rådhuset, og de priser, der opkræves, forventes der at kunne iværksætte tiltag, som kan reducere priserne. Fx løses en stor del af opgaverne ved arrangementer som overarbejde med høje udgifter til følge. Det forventes, at omkostningerne kan reduceres ved hjælp af bedre vagtplanlægning.
Ved at sikre en bedre planlægning for samlokalisering er det muligt for KEjd at reducere mængden af lejemål, der er i tomgang (ikke er lejet ud). Ved at investere i udvalgte lejemål, vil det være muligt at kunne udleje disse og dermed øge indtægterne. |
1,231 |
| Optimering og kvalitetsudvikling af kommunens administrative processer ved at tænke "end to end" | Forbedringer af kommunens personaleadministrative processer ved anskaffelse af et nyt e-rekrutteringssystem.
Forbedring af kommunens økonomiske processer ved indførelse af mobilepay, lempelser af kontroller vedrørende kasseeftersyn og lempelse af godkendelseskrav. Forslaget forventes at blive en del af smarte investeringer i kernevelfærd. |
3,00 |
| Et nyt service management system i KS | Et optimeret sagsstyringssystem i KS som erstatning for det nuværende system Remedy. Forslaget er godkendt af ØU og BR i forbindelse med smarte investeringer i kernevelfærden. | 0,370 |
| I alt | 6,0 |
Lokaludvalgene indgår med et effektiviseringsforslag på 600 t. kr., hvilket svarer til deres andel af det samlede effektiviseringskrav på 11,8 mio. kr.
Det forventes også, at Økonomiforvaltningen vil indgå i en række yderligere tværgående effektiviseringsforslag. Dette inkluderer yderligere forslag i forbindelse med smarte investeringer i kernevelfærden udover de ovenfor nævnte. Da disse endnu ikke kendes, er de ikke medtaget i opfyldelsen af måltalet på 11,8 mio. kr.
I forhold til smarte investeringer i kernevelfærden har Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen på nuværende tidspunkt godkendt forslag vedrørende nyt service management system i Koncernservice. Der arbejdes med en række yderligere forslag vedrørende smarte investeringer. Disse forslag fremgår af tabel 2. Forslagene er dog fortsat meget foreløbige. De forventes løbende at blive forelagt Økonomiudvalget frem mod budgetforhandlingerne.
Tabel 2: Opgørelse over smarte investeringer i kernevelfærden
|
Fremsætter af forslaget |
Forslag |
Forventede investering(mio. kr.) |
Forventede effektivisering i hele Københavns Kommune ved fuld indfasning(mio. kr.) |
|
KEjd |
Belysningspakken – LED-belysning i Københavns Kommune |
634,2 |
106,1 |
|
KS |
Compliance på indkøbsområdet |
- |
- |
|
KS |
Styrkelse af it-sikkerheden gennem automatisering af Brugeradministrationen |
- |
- |
|
KS |
Øget robot-proces-automatisering i KK |
0,8 |
0,7 |
|
KS |
Porteføljegennemgang og afdækning af billigere eller gratis alternativer til licensbelagt standardsoftware |
- |
- |
|
KS |
Udbredelse af videomøder og videokommunikation i KK |
0,3 |
- |
|
KS |
Mobility-initiativer |
- |
- |
|
Rådhuset |
Optimering af kommunens samlede ejendomsportefølje |
1,5 |
- |
KEjd = Københavns Ejendomme, KS = Koncernservice.
Tværgående effektiviseringsforslag vil blive forelagt Økonomiudvalget til godkendelse i forbindelse med Juniindstillingen den 14. juni 2016 og Augustindstillingen d. 24 august 2016.
Videre proces
Økonomiudvalgets samlede budget for 2017, herunder forvaltningsspecifikke effektiviseringer, behandles på udvalgsmødet d. 12. april 2016.
Beslutning
Dagsordenspunkt 4: Økonomiudvalgets effektiviseringsstrategi 2017 (2016-0032755)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. marts 2016
Økonomiudvalget fremsatte følgende ændringsforslag som nyt 2. at-punkt:
”At Økonomiforvaltningen fremlægger forslag til forvaltningsspecifikke effektiviseringer på 8 mio. kr. frem mod udvalgets anden behandling.”
Det af Økonomiudvalget fremsatte ændringsforslag blev vedtaget uden afstemning.
Den herefter ændrede indstilling blev godkendt uden afstemning.