Godkendelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af arbejdsskader
Godkendelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af arbejdsskader
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 8. marts 2005
J.nr. ØU 96/2005
2. Godkendelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med administration af arbejdsskader
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller:
At Økonomiudvalget godkender, at der hos Datatilsynet søges om systemgodkendelse og at Økonomiforvaltningen kan behandle personoplysninger i forbindelse med administration af opståede arbejdsskader.
RESUME
I henhold til § 6 stk. 2 i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune" skal beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, træffes af Økonomiudvalget. Behandling af personoplysninger i administrationen af arbejdsskader foretages i Økonomiforvaltningens 3. kontor.
Til denne ansøgning vedlægges kopi af udkast til elektronisk ansøgning til Datatilsynet.
SAGSBESKRIVELSE
Ved beslutning af den 7. december 2004 (ØU 417/2004) traf Økonomiudvalget beslutning om hjemtagelse af administrationen af opståede arbejdsskader fra forsikringsselskabet Kommunernes Arbejdsskadeselskab.
Beslutningen indebærer blandt andet, at arbejdsgangen med indberetning og anmeldelse af arbejdsskader omlægges til digital arbejdsgang, ligesom der skal være muligheder for bedre statistikker, hvor både skadestyper, fravær og lønomkostninger indgår. Der er således behov for at anskaffe et system, der kan imødekomme disse behov.
Da Økonomiudvalget i henhold til "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune" skal træffe beslutning om behandling af personoplysninger, der vedrører flere forvaltninger, søger Økonomiforvaltningen hermed om tilladelse hertil inden ansøgningen sendes til Datatilsynet.
Digitaliseringen af området indebærer, at der skal ske en samkøring af oplysninger fra 2 forskellige systemer og til modersystemet ("front Avenue"):
1 CVR-registret – der er Københavns Kommunes myndighedsnr. - der automatisk vil påføre skadesanmeldelsen P-nummer (Produktionsadressen) og adresse på skadestedet.
2 Lønsystemet der automatisk vil påføre navn, adresse, ansættelsesdato og lønoplysninger – alle oplysninger, arbejdsgiveren skal oplyses i forbindelse med anmeldelse af skader.
Økonomiforvaltningen har truffet aftale med "front Avenue A/S" om levering af et administrationssystem, der kan foretage:
· Indberetning af arbejdsskaden fra decentralt led (f.eks. daginstitution) til fagforvaltning.
· Videreformidling fra fagforvaltningen til Økonomiforvaltningen.
· Godkendelse/afslutning af 90% af alle arbejdsskader.
· Videreformidling af ca 10% af alle arbejdsskader til Arbejdsskadestyrelsen i henhold til lovgivningen
· Videreformidling af arbejdsskader til Arbejdstilsynet af arbejdsskader der har haft 1 dags fravær udover skadedagen
Datatilsynet har den 16. december 2004 godkendt IT-systemet ("front Avenue") til at arbejde med arbejdsskadeoplysninger, samt godkendt krypteringen af linien, der formidler selve arbejdsskades fra "front Avenue" til Arbejdsskadestyrelsens indberetningssystem EASY.
Når systemet har fungeret i en periode, vil det være muligt at udtrække bedre statistisk materiale end hidtil, særlig til brug for:
- den forebyggende indsats som arbejdsmiljølovgivningen foreskriver
- økonomisk styring, idet det vil være muligt at udregne de fulde omkostninger på arbejdsskader
På baggrund af ovenstående indstiller Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalget, at der hos Datatilsynet søges om systemgodkendelse (jfr. Bilag 1) og at Økonomiudvalget kan behandle personoplysninger i forbindelse med administration af opståede arbejdsskader.
ØKONOMI
ANDRE KONSEKVENSER
HØRING
BILAG
1. Udkast til elektronisk ansøgning til Datatilsynet omhandlende godkendelse af samkøring af person- og lønoplysninger til brug for anmeldelse og sagsbehandlingen af arbejdsskader. Den elektroniske ansøgning sendes efter Økonomiudvalgets godkendelse af denne indstilling.
Bjarne Winge /
Karen Hansen