Retningslinier for udgifter til repræsentation, gaver m.v.

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 8. januar 2008

 

 

J.nr. ØU 3/2008

 

6. Retningslinier for udgifter til repræsentation, gaver m.v.

Økonomiudvalget skal træffe beslutning om at godkende vedlagte retningslinier for afholdelse af udgifter til repræsentation, gaver m.v.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 1.                  at Økonomiudvalget godkender bilag 1 som de gældende retningslinier for afholdelse af udgifter til repræsentation, gaver m.v. i Københavns Kommune.   Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. januar 2008: Indstillingen blev godkendt.

 

Problemstilling

Jf. Revisionsdirektoratets anbefalinger i Revisionsberetningen for 2005 har Økonomiforvaltningen sammenskrevet retningslinierne af 19. april 2004 "Repræsentationsudgifter i Københavns Kommune" og cirkulæreskrivelsen af 12. april 2002 "Overordnede rammer for repræsentation" med tilføjelse af retningslinier for politikeres afholdelse af gaver.

 

Løsning

Bilag 1 indeholder sammenskrivningen af ovennævnte skrivelser samt retningslinier for politikeres afholdelse af udgifter til gaver.

 

Repræsentation

Retningslinierne understreger, at kun politikere kan afholde repræsentationsudgifter i Københavns Kommune. Repræsentationsudgifter kan både afholdes i form af bespisning og i form af gaver til eksterne parter, herunder tidligere ansatte og politikere.

 

Repræsentation har til formål at øge kendskabet til og velvilligheden over for kommunen, herunder indgå aftaler, knytte forbindelser eller bevare forbindelser, der på kort eller lang sigt er i kommunens interesse.

 

Udgiften skal være omfattet af de givne bevillinger. Borgerrepræsentationen har vedtaget et højt bevillingsniveau for at sikre fleksibilitet og smidighed i forbindelse med tilrettelæggelsen af såvel administrationen af bevillingerne som af tillægsbevillingsproceduren. Borgerrepræsentationen har derfor ikke taget bevillingsmæssig stilling til omfang og indhold af budgetposterne til repræsentation i forhold til den enkelte situation eller begivenhed.

 

Repræsentationsudgifter skal i Københavns Kommune afholdes i overensstemmelse med normerne for hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig administration af offentlige midler.

 

Embedsmænd

Embedsmænd kan afholde repræsentationslignende udgifter. Hermed menes, at embedsmænd fx kan afholde møder med bespisning med eksterne parter, hvor formålet er at varetage kommunens interesser. Betingelserne for at afholde sådanne udgifter svarer til de betingelser, der er gældende for afholdelse af politikeres repræsentationsudgifter.

 

Udgifter til bespisning, gaver m.v. uden repræsentativt formål

Både politikere og embedsmænd kan afholde udgifter til fx gaver uden repræsentativt formål, dvs. til medarbejderes jubilæer, fødselsdage o.l. Der skal ved udgiftens afholdelse udvises den sparsommelighed, som forventes ved anvendelsen af offentlige midler, jf. ovenfor.

 

Retningslinierne beskriver endelig principperne om åbenhed om bl.a. politikernes repræsentationsudgifter. Der henvises i øvrigt til udfaldet af arbejdet vedr. offentliggørelse, som forventes færdiggjort i 2008.

 

Som bilag til retningslinierne indgår en konteringsvejledning.

 

Økonomi

-

 

Videre proces

Efter Økonomiudvalgets godkendelse fremsendes retningslinierne til udvalgenes sekretariater og vedlægges Budget- og Regnskabshåndbogen.

 

 

Bilag

1.      Retningslinier for udgifter til repræsentation, gaver m.v.

 

 

         Claus Juhl                                        /Bjarne Winge