Fremtidig finansiering af Bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen

Før Borgerrepræsentationen kan tage stilling til en indstilling, skal Økonomiudvalgets erklæring om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, økonomiske forhold eller almindelige administrative forhold, indhentes, jf. Københavns Kommunes styrelsesvedtægt § 12, stk. 5.

I nærværende indstilling, skal Økonomiudvalget således alene tage stilling til den foreslåede erklæring i afsnittet "Indstilling".

Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til iværksættelse af en teknisk genberegning af anlægsbudgetter besluttet i Budget 2022, og om den nye model for finansiering af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen skal anbefales over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Teknik- og Miljøudvalget orienteres desuden om håndtering af 8,1 mio. kr. vedrørende aflønningsmodellen i Regnskab 2021.

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at ny model for finansiering af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen med virkning fra 2022 godkendes.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at indstillingen medfører at der i forbindelse med indkaldelsescirkulæret for 2023 afsættes en bevilling på 9,7 mio. kr. til at dække faste årlige omkostninger fra 2023 og frem til bygherreorganisationen. I 2022 indarbejdes bevillingen ved en omplacering mellem anlæg og service i 1. sag om bevillingsmæssige ændringer. I 2022 vil dette medføre, at der disponeres 9,7 mio. kr. i servicemåltal og frigøres 9,7 mio. kr. i anlægsmåltal. Økonomiforvaltningen vil tage højde herfor i forbindelse med overførselssagen 2021/22. 

Økonomiudvalget noterer sig, at den nye model for finansiering af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen indebærer, at den fremtidige samlede timepris, inklusiv en ny varig bevilling til faste omkostninger, reduceres fra 758 kr. til 746 kr.

Økonomiudvalget bemærker endvidere, at den nye model for finansiering af bygherremodellen i Teknik- og Miljøforvaltningen indebærer, at forvaltningens nye anlægsprojekter vedtaget med budget 2022 skal genberegnes. De eventuelle afledte økonomiske konsekvenser for 2022 vil indgå i overførselssagen for 2021/2022 og de økonomiske konsekvenser for 2023 og frem vil indgå i indkaldelsescirkulæret for Budget 2023.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

I forlængelse af Teknik- og Miljøudvalgets behandling af Intern Revisions særlige undersøgelse af ”Administration af aflønningsmodellen” tiltrådte Teknik- og Miljøudvalget den 21. juni 2021, at ”… der gennemføres en budgetanalyse af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen med henblik på at fastlægge en ny finansieringsmodel for 2022 og frem.”. I den forbindelse besluttede Teknik- og Miljøudvalget en foreløbig bidragssats i budgetnotater for anlægsprojekter i Budget 2022, som gælder indtil der forelægger en ny, godkendt model.

I forbindelse med Teknik- og Miljøudvalgets behandling af Regnskab 2020 og Intern Revisions særlige undersøgelse af ”Administration af aflønningsmodellen”, har Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet et særskilt forslag til håndtering af de 8,1 mio. kr., som kan henføres til en forkert timepris i 2020. Med denne sag orienteres Teknik- og Miljøudvalget om forvaltningens håndtering heraf i Regnskab 2021.

Løsning

Formål med budgetanalysen

Intern Revision har i tæt samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen gennemført en budgetanalyse af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen. Formålet med budgetanalysen er at skabe grundlaget for en øget gennemsigtighed, forbedret styring og omkostningseffektiv opgavevaretagelse i bygherrefunktionen, som samtidigt imødekommer anbefalingerne fra Intern Revisions særlige undersøgelse af ”Administration af aflønningsmodellen” fra 10. marts 2021. Herunder har budgetanalysen haft som underliggende formål at få skabt en klar definition af bygherreorganisationen, og hvilke opgaver denne varetager. Resultater og konklusioner fra budgetanalysen er vedlagt som bilag 2.

Ny model for finansiering af bygherreorganisationen for 2022 og frem

En bygherrefunktion er ikke en entydig størrelse, og der er væsentlige forskelle mellem bygherrefunktionerne på tværs af Københavns Kommune i forhold til projekttyper og bygherrefunktionens opgaver. Dette forhold vanskeliggør intern benchmark mellem funktionerne, og designet af finansierings- og styringsmodellerne bør tilpasses disse indbyrdes, forskellige forhold.

Budgetanalysen er udarbejdet som en analyse af bygherreorganisationen i afdelingen for Mobilitet, Klima og Byvedligehold (MKB), idet afdelingen håndterer langt den største del af forvaltningens anlægsprojekter.

I Teknik- og Miljøforvaltningen er bygherrefunktionen i al væsentlighed defineret som de ressourcer, der anvendes i tilknytning til anlægsprojekter, og som ikke er finansieret af driftsbudgettet. Hovedparten af ressourcerne i bygherrefunktionen er direkte forbundet med udførelse af projekterne i anlægsporteføljen og består hovedsageligt af lønudgifter til projektledere, byggeledere og projektansatte. Den resterende del af ressourcerne har karakter af støttefunktioner, der indirekte understøtter bygherrefunktionen politisk, ledelsesmæssigt, administrativt og systemmæssigt.

I MKB styres de enkelte anlægsprojekter på baggrund af en projektmodel, hvor aktivitets- og ressourcestyring, som er baseret på tidsregistrering, er en uundværlig del af planlægningen, gennemførelsen og opfølgningen på de enkelte anlægsprojekter.

På den baggrund vurderes tidsregistrering og udkontering af omkostningen til det enkelte anlægsprojekt fortsat at være den mest hensigtsmæssige måde at tilvejebringe grundlaget for hovedparten af anlægsfinansieringen til bygherrefunktionen.

Etablering af bevillinger og ny timetakst for bygherrefunktionen

For at sikre en transparent og betryggende fremadrettet styring anbefales det, at der etableres to overordnede bevillinger for bygherrefunktionen:

• En netto ”0” bevilling, hvor det variable ressourceforbrug, der knytter sig til gennemførelsen af anlægsprojekterne, kan registreres og modsvares af en udkonteret timetakst på de enkelte projekter. Bevillingen til at afholde de variable udgifter er fortsat placeret i de enkelte anlægsprojekter.

• En bevilling til at dække de faste omkostninger, som udgøres af den del af ressourceforbruget, der knytter sig til understøttelsen af den samlede bygherrefunktion. Størrelsen på bevillingen er foreløbigt opgjort til 9,7 mio. kr. og foreslås placeret på service.

Bevillingsgørelse af de faste omkostninger medfører, at timetaksten for 2022 vil falde, da timetaksten udelukkende skal finansiere det variable ressourceforbrug til projekternes gennemførelse fremover. Den foreløbige opgørelse viser, at timetaksten falder fra 758 kr. til 674 kr. som følge heraf.

Tilvejebringelse af en ny bevilling til at dække de faste omkostninger vil i en årrække kunne finansieres af de allerede besluttede anlægsprojekter, da udgifterne hertil allerede er indarbejdet i de tildelte anlægsbevillinger. En foreløbig, overordnet beregning heraf viser, at der kan tilvejebringes finansiering til den faste bevilling fra de allerede besluttede anlægsprojekter frem til minimum 2025. Herefter vil afsættelsen af en fast bevilling medføre at fremtidige projekter bliver billigere, som følge af en tilsvarende lavere timepris på nye projekter der besluttes.

Økonomistyringsprincipper for bygherrefunktionen

Ud over etablering af en korrekt og nødvendig finansiering jf. ovenstående, vil en transparent og betryggende styring af den nye model hvile på følgende principper/forudsætninger:

• at der løbende foretages afstemning af tidsregistreringsprojektmodul samt økonomisystemet baseret på relevant ledelsesinformation.
• at ledelsen løbende følger op på, at alle timetakstfinansierede medarbejdere har tidsregistreret, og at der er det nødvendige antal produktive timer.  
• at de projektansvarlige løbende følger op på de enkelte projekter, herunder at de registrerede timer svarer til producerede og budgetterede timer.
• at den ansvarlige for bygherrefunktionen løbende følger op i Kvantum på, om der er balance på hhv. den variable bevilling og den faste bevilling.
• at der årligt aflægges regnskab for bygherrefunktionen for begge bevillinger, hvor mer-/mindreforbrug på den variable bevilling foreslås placeret i O/U-modellen og overføres til det efterfølgende år, mens den faste bevilling ikke har overførselsadgang jf. de nuværende regler. Den nærmere udformning af overførselsreglerne for bygherrefunktionen vil dog blive fastsat i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2022 i samarbejde med Økonomiforvaltningen.

Derudover anbefales det i budgetanalysen, at der besluttes en incitamentsmodel, der til stadighed har fokus på omkostningseffektivitet. Udvikling og design af incitamentsmodel afklares af Teknik- og Miljøforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen.

2021 som overgangsår

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 21. juni 2021 en budgetmæssig omplacering, svarende til 119,2 mio. kr., til dækning af de forventede omkostninger til den interne bygherrefunktion i 2021. Endvidere godkendte Teknik- og Miljøudvalget en foreløbig bidragssats på 12 pct. til brug for budgetnotater til Budget 2022. Med afsæt i anbefalingerne i budgetanalysen og under forudsætning af, at den nye model godkendes jf. ovenfor, medfører det, at beregning af fremtidige budgetnotater er en fagfaglig vurdering, der tager afsæt i et timebudget fremfor en fast bidragssats.

Det vil dog være nødvendigt med en teknisk genberegning af budgetnotaterne, som er besluttet med Budget 2022 for at sikre, at budgetnotaterne er retvisende og styringsrelevante i henhold til principperne i den nye model. Der blev i Budget 2022 besluttet i alt 49 anlægsprojekter med en samlet anlægsbevilling på 625 mio. kr., hvoraf bygherrebidraget udgør 70,8 mio. kr.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil i samarbejde med Økonomiforvaltningen foretage denne genberegning. De eventuelle afledte økonomiske konsekvenser af genberegningen for 2022 vil indgå i Overførselssagen 2021/2022, mens de afledte konsekvenser for 2023 og frem vil indgå i indkaldelsescirkulæret for Budget 2023.

Da den nye model først træder i kraft i 2022, vil beslutningen om omplacering af de 119,2 mio. kr. vedrørende 2021 ikke blive håndteret på bevillingssiden, men via en regnskabsmæssig udkontering til de enkelte anlægsprojekter i forbindelse med regnskabet for 2021 svarende til de faktisk afholdte løn- og overheadomkostninger. Dette med henblik på at følge beslutningen om finansieringssikkerhed i 2021.

Bevillingsmæssig håndtering af de 8,1 mio. kr. vedrørende aflønningsmodellen i Regnskab 2021

I sagen om Regnskab 2020 (TMU 26. marts 2021) blev størstedelen af det akkumulerede underskud på aflønningsmodellen håndteret. Som det blev oplyst i sagen, udestod der dog særskilt stillingtagen til en korrektion af timeprisen for 2020, som indeholdt 83 kr., som var indregnet til at indhente tidligere års underskud på modellen.

Den anvendte timepris i 2020 indeholdt derfor udgifter, der ikke direkte kan henføres til de enkelte anlægsprojekter i 2020. Dette betyder, at årets anlægsprojekter i 2020 blev belastet med ca. 8,1 mio. kr., som vedrørte underskud for tidligere år.

Hvis timeprisen havde været korrigeret med 83 kr. pr. time, havde underskuddet i aflønningsmodellen i Regnskab 2020 været øget med ca. 8,1 mio. kr. i alt. Dette ville således have påvirket merforbruget, der blev bogført til driften i Regnskab 2020, og som medførte en større budgetudfordring i forvaltningens driftsresultat i Regnskab 2020.

Teknik- og Miljøforvaltningen har, efter drøftelse med Økonomiforvaltningen og Intern Revision, afdækket den bevillings- og regnskabsmæssige håndtering, som indebærer at der foretages korrektion af Regnskab 2020 på driften i 2021 svarende til 8,1 mio. kr. Med denne løsning vil udgiften på de 83 kr. pr. time omposteres væk fra anlægsprojekterne. Konkret vil det medføre, at alle projekter, der blev faktureret med for høj timepris i 2020, får reduceret forbruget i 2021, svarende til antal fakturerede timer i 2020 gange med 83 kr.

I overensstemmelse med Regnskab 2020 vil dette merforbrug blive bogført til driften i 2021 og vil dermed medføre en budgetudfordring i forvaltningens driftsbudget for 2021. Den budgetmæssige håndtering og konsekvenserne heraf er indarbejdet i forvaltningens forventede regnskab pr. oktober 2021, som fremlægges i særskilt sag til Teknik- og Miljøudvalget 22. november.

Økonomi

Der indarbejdes i indkaldelsescirkulæret for 2023 en bevilling på service til at dække de faste, årlige omkostninger for 2023 og frem. Denne er foreløbigt opgjort til 9,7 mio. kr. og tilvejebringes via de allerede afsatte anlægsbevillinger til og med 2025. I 2022 indarbejdes bevillingen ved en omplacering mellem anlæg og service i 1. sag om bevillingsmæssige ændringer.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil foretage en teknisk genberegning af besluttede anlægsbudgetnotater til Budget 2022, og i samarbejde med Økonomiforvaltningen indarbejde de eventuelle afledte økonomiske konsekvenser i Overførselssagen 2021/22 og Indkaldelsescirkulæret for Budget 2023.

I forbindelse med regnskabet for 2021 håndteres 8,1 mio. kr., som følge af en bagudrettet korrektion af timeprisen i aflønningsmodellen i 2020. Denne korrektion er indarbejdet i oktober-prognosen for 2021.

Videre proces

Indstillingen med ny model for finansiering af bygherreorganisationen i Teknik- og Miljøforvaltningen forelægges til behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

De bevillingsmæssige konsekvenser indarbejdes i 1. sag om bevillingsmæssige ændringer i 2022 og i Overførselssagen for 2021/22 og i Indkaldelsescirkulæret for 2023.

Søren Wille                /Thomas Højlt

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller over for Teknik- og Miljøudvalget,

1. at den bevillings- og regnskabsmæssige håndtering af 8,1 mio. kr. vedrørende aflønningsmodellen i Regnskab 2021 tages til efterretning,
2. at der iværksættes en teknisk genberegning af anlægsbudgetter besluttet i Budget 2022 efter principperne i den nye finansieringsmodel, hvorefter de eventuelle afledte økonomiske konsekvenser for 2022 vil indgå i Overførselssagen for 2021/2022 og de økonomiske konsekvenser for 2023 og frem vil indgå i indkaldelsescirkulæret for Budget 2023.
   
   Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
   
   
3. at ny model for finansiering af bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen med virkning fra 2022 godkendes.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2021

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Indstillingens 3. at-punkt blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Dagsordenspunkt 14: Fremtidig finansiering af Bygherrefunktionen i Teknik- og Miljøforvaltningen (2021-0348239)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. december 2021

Økonomiudvalget besluttede at oversende indstillingen med udvalgets erklæring til behandling i Borgerrepræsentationen uden afstemning.