Tilskudsadministration i Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2017

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions vedlagte Revisionsrapport 2017 om Kultur- og Fritidsforvaltningens tilskudsforvaltning med tilhørende anbefalinger (bilag 1) tages til efterretning,
2. at de af Kultur- og Fritidsforvaltningen iværksatte tiltag på baggrund af Intern Revisions anbefalinger til tilskudsforvaltningen (bilag 1), som tiltrådt af Kultur- og Fritidsudvalget, godkendes,
3. at det godkendes, at Økonomiudvalget indskærper over for Kultur- og Fritidsudvalget, at der skal sikres korrekt administration af de tilskuds- og driftsaftaler, der indgås, samt at kommunens regler på området overholdes.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 30. oktober 2014 at yde tilskud til foreningen CPH Lions på 250 tusinde kroner årligt, til etablering af foreningsliv og aktiviteter i Ørestad Skøjtehal. Tilskuddet blev udbetalt i 2015, 2016 og 2017. Foreningen har også modtaget tilskud til driften af Ørestad skøjtehal i 2016 og 2017, hvor der er udbetalt henholdsvis 3,4 mio. kroner og 4,6 mio. kroner.

Folkeoplysningsudvalget besluttede den 7. februar 2017 – på baggrund af en række klager – at sætte CPH Lions under skærpet tilsyn. I denne anledning indhentede Kultur- og Fritidsforvaltningen dokumentation for en række forhold blandt andet budgetter, regnskaber, bestyrelsesreferater og ansættelseskontrakter.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har efter modtagelse af Intern Revisions rapport opsagt aftalen med CPH Lions om brugerdrift af Ørestad Skøjtehal grundet misligholdelse med tre måneders varsel til ophør 31. december 2017. Forvaltningen overtager driften af Ørestad Skøjtehal, når aftalen ophører, eller hvis CPH Lions meddeler, at de ønsker en kortere opsigelsesperiode. I opsigelsesperioden vil Kultur- og Fritidsforvaltningen deltage på bestyrelsesmøder, hvor forvaltningen bl.a. vil bistå foreningen CPH Lions med at de konstaterede forhold bringes i overensstemmelse med gældende regler.

Intern Revision har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2017 igangsat arbejdet med en undersøgelse af tilskudsforvaltningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Kommunens tilskud til CPH Lions er udvalgt til særlig gennemgang. Intern Revision har på den baggrund udarbejdet en revisionsrapport, der gennemgår tilskuddet til CPH Lions.

Revisionsrapporten indeholder to røde markeringer, og konkluderer følgende:

• Kultur- og Fritidsforvaltningen har ikke kunnet dokumentere, at de har implementeret kommunens regelsæt, instrukser om regnskab og revision m.v. fuldt ud i de aftaler, der er indgået med CPH Lions, hvilket kan være en medvirkende årsag til de fejl og mangler, der er konstateret i forbindelse med gennemgangen af regnskabsmateriale m.v. hos CPH Lions.
• De fejl og mangler Intern Revision har konstateret i forbindelse med gennemgangen af regnskabsmateriale m.v. hos CPH Lions viser, at administrationen på flere væsentlige områder har været mangelfuld. Endvidere har den tilrettelagte økonomiopfølgning/økonomistyring ikke været tilstrækkelig.
• Intern Revision vurderer, at det skærpede tilsyn burde have afdækket de konstaterede mangler i CPH Lions i forhold til økonomistyring, som Intern Revision opfatter som en væsentlig risiko, når der er tale om driftstilskud af den type og størrelse, som modtages af CPH Lions. Det skærpende tilsyn har ikke umiddelbart haft en effekt i forhold til at reducere risiciene.
• Intern Revision vurderer, at Kultur- og Fritidsforvaltningens genopretningsplan, hvor det sikres, at kommunens regelsæt vedrørende tilskudsadministration implementeres og fokus på hjemmelsgrundlag samt regnskabsføring, vil medvirke til at sikre en mere betryggende tilskudsadministration i Kultur- og Fritidsforvaltningen fremadrettet.

Til brug for Økonomiudvalgets behandling af de dele af sagen, som ligger inden for Økonomiudvalgets område, herunder den umiddelbare forvaltning af løn – og personaleforhold samt indseende med de økonomiske og administrative forhold indenfor ethvert af kommunens administrationsområder, har Økonomiforvaltningen anmodet Kultur- og Fritidsforvaltningen om en redegørelse for, hvilke tiltag forvaltningen har iværksat eller påtænker at iværksætte for at sikre betryggende og korrekte processer for administration af tilskudsforvaltning. Herunder processer vedrørende opdatering af skabeloner og retningslinjer, udarbejdelse af forretningsgange for skærpet tilsyn, samt for at sikre de fornødne medarbejderkompetencer til at løse opgaven. Endvidere har Økonomiforvaltningen anmodet om oplysninger om kommunen har lidt et økonomisk tab som følge af de forhold, som er påpeget i Intern Revisions rapport, samt om evt. personalemæssige konsekvenser som følge heraf.

Økonomiforvaltningen har herefter fra Kultur og Fritidsforvaltningen modtaget vedlagte redegørelse af 25. oktober 2017 (bilag 2).

Løsning

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde den 28. september 2017 at iværksætte en række tiltag på baggrund af Intern Revisions anbefalinger:

• Revisionsinstruks for Folkeoplysning tilrettes til ”god offentlig revisionsskik”.
• Kommunens regler for tilskud implementeres fuldt ud i Kultur- og Fritidsforvaltningens aftaler.
• Kultur- og Fritidsforvaltningen bistår Copenhagen Lions med implementering af regler, og
• Kultur- og Fritidsforvaltningen præciserer og skærper reglerne for skærpet tilsyn.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet en handleplan til hvert anbefalingspunkt. Handleplanerne blev godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget den 28. september 2017.

• Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang med at tilrette Retningslinjer for Folkeoplysning, således at det indarbejdes, at foreningers revisorer skal påse, at der skabes klar adskillelse mellem foreningers tilskud efter folkeoplysningsloven og tilskud på andre vilkår.
• Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang at opdatere skabeloner og retningslinjer til indgåelse af tilskudsaftaler og til opfølgning på/tilsyn med aftalerne, som vedrører tilskud givet af Kultur- og Fritidsudvalget. Det forventes, at arbejdet med at gennemgå og opdatere aftaler på alle øvrige tilskudsområder er afsluttet med udgangen af 2018.
• Kultur- og Fritidsforvaltningen har efter modtagelse af Intern Revisions  rapport opsagt aftalen om brugerdrift grundet misligholdelse med tre måneders varsel til ophør 31. december 2017, hvorefter forvaltningen overtager driften af Ørestad Skøjtehal, når aftalen ophører, eller hvis CPH Lions meddeler, at de ønsker en kortere opsigelsesperiode. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil fortsat kræve, at foreningen fremlægger et regnskab revideret af en statsautoriseret revisor og vil deltage på bestyrelsesmøder i opsigelsesperioden, hvor forvaltningen bl.a. vil bistå foreningen med at de konstaterede forhold bringes i overensstemmelse med gældende regler.
• Kultur- og Fritidsforvaltningen er i gang med udarbejde en forretningsgang for skærpet tilsyn afhængig af væsentlighed og risiko, hvori der bl.a. indgår at der ved skærpet tilsyn med tilskudsmodtagere vil blive hyret ekstern revisor til at gennemgå den pågældende tilskudsmodtagers økonomi samt eventuelt andre forhold.

Disse indsatser er yderligere beskrevne i redegørelsen fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Økonomiforvaltningen om revisionsrapport om tilskudsforvaltning, jf. bilag 2, og skal sikre en fremadrettet hensigtsmæssig administration af tilskud.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at der skal udarbejdes en detaljeret procesplan, der fremlægges Kultur- og Fritidsudvalget til godkendelse.

Kultur- og Fritidsudvalget anmodede Kultur- og Fritidsforvaltningen om, at undersøge om foreningen fortsat opfylder betingelserne for at få stillet lokaler til rådighed efter folkeoplysningsloven.

Om de økonomiske og personalemæssige forhold har Kultur- og Fritidsforvaltningen i redegørelsen til Økonomiforvaltningen oplyst følgende:

"Det er på nuværende tidspunkt Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering, at kommunen ikke har lidt et økonomisk tab, som følge af de forhold IR’s rapport påpeger. Kultur- og Fritidsforvaltningen følger naturligvis sagen tæt for hele tiden at vurdere om der er yderligere økonomiske risici.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har foretaget en kortlægning af sagsforløbet vedr. CPH Lions’ drift af Ørestad Skøjtehal, og som mundtligt er præsenteret for Kultur- og Fritidsudvalget i forbindelse med behandling af sagen på mødet den 28. september 2017. Sagen har ikke givet anledning til yderligere undersøgelser af personalemæssige forhold mv.”

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen iværksætter og implementerer de ovenfor beskrevne tiltag samt udarbejder en detaljeret procesplan. Tidsfristen for afslutning af implementering er ved udgangen af 2018.

Peter Stensgaard Mørch                                              /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 9: Tilskudsadministration i Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2017 (2017-0342090)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. november 2017

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. og 3. at-punkt blev godkendt uden afstemning.