Intern revisionsrapport - Lejeindtægter og momsrefusion

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport om lejeindtægter og momsrefusion i Økonomiforvaltningen tages til efterretning,
2. at de i afsnittet "Løsning" beskrevne tiltag godkendes.

Problemstilling

I forbindelse med Intern Revisions (IR) introduktion af momsrefusionsordningen for kommunens ”moms Compliance konsulent” blev IR opmærksom på, at der under Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) er indikationer på momsrefusionsmæssige fejlkonteringer af lejeindtægter.

En detaljeret gennemgang af områderne og berigtigelse af konteringsfejlene, samt en fremtidig ændring af konteringspraksis vil potentielt kunne medføre:

• at Økonomiforvaltningen (ØKF) skønsmæssigt opnå en ekstraordinær indtægt i 2017 på op til 14,3 mio.kr., fra berigtigelsen af årene 2012-2016,
• at ØKF skønsmæssigt for 2017 og fremadrettet sparer op til 3,8 mio. kroner pr. år.    

Følgende observation er markeret med prioritet 2:

Momsrefusionsopgørelsen (Gul)

En stikprøve viser, at art 7.1 fejlagtigt anvendes til registrering af:

• lejeindtægter fra udlejning af arealer under funktion ”00.22.05 Jordforsyning, ubestemte formål”,

• lejeindtægter fra fremleje til eksterne lejere af 3. mandslejemål under funktion ”06.45.50 Administrationsbygninger” og ”06.45.51 Sekretariat og forvaltninger”.

Registreringspraksis bevirker, at der tilbagebetales 7,5 % af indtægten til momsrefusionsordningen. KEID’s bevilling påvirkes ikke af tilbagebetalingen, som sker under ØKFs bevilling på funktion ”07.65.87 Refusion af købsmoms”.

Løsning

KEID har ikke tidligere været opmærksomme på, at areallejekontrakter til private ikke skal registreres på art 7.1, ligesom at videreudlejning til private lejere heller ikke må registreres på art 7.1.

Af handleplanen i revisionsrapporten fremgår, at KEID senest pr. 13. oktober 2017 vil gennemgå alle de relevante lejemål med henblik på præcist at opgøre omfanget samt tilrette relevante systemer således, at lejeindtægterne for 2017 konteres korrekt. Endvidere, at KEID herefter og senest 1. december 2017 vil anmode om refusion vedr. årene 2012-2016.

KEID har inden for fristen gennemgået alle de relevante lejemål og tvivlsspørgsmål er blevet afklaret med IR. Tilretningen af systemer/kontoplan er igangsat, men kan først endelig afsluttes efter næste månedsskift (af systemmæssige grunde).

Konklusionen på gennemgangen er, at der for årene 2012-2016 vil blive anmodet om refusion for 13 mio. kroner, mens der i 2017 og frem vil være en årlig gevinst på ca. 3,5 mio. kr. Alle midlerne tilfalder kommunekassen. En nærmere gennemgang af tallene fremgår af vedhæftede notat.

Anmodningen om refusion vil blive indsendt umiddelbart efter uge 42 2017 og dermed i god tid inden 1. december 2017.

Økonomiforvaltningen sørger for at de udarbejdede tiltag implementeres.

Økonomi

En berigtigelse af konteringsfejlene og en fremtidig ændring af konteringspraksis medfører:

• at ØKF opnår en ekstraordinær indtægt på 13,0 mio. kroner fra berigtigelsen af årene 2012-2016,

   

• at ØKF for 2017 og fremadrettet sparer mellem 3,5 mio. kroner pr. år.

Indtægterne vedrørende 2012-2016 forventes at blive indhentet i 2017, hvilket vil forøge reelkassen med 13,0 mio. kr. i oktoberprognosen.

Videre proces

Dagsordenspunkt 8: Intern revisionsrapport - Lejeindtægter og momsrefusion (2017-0343292)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. november 2017

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.