Forslag til nye servicemål for den samlede lokalplanproces og forslag til delegation

Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der for de enkle lokalplaner (kategori 1) fastsættes et servicemål på 41 uger, hvoraf der afsættes 10 uger til afklaringsfasen, som beskrevet under Løsning,
2. at der for ukomplekse og komplekse lokalplaner (kategori 2 og 3) fastsættes et servicemål på 64 uger, hvoraf der afsættes 16 uger til afklaringsfasen, som beskrevet under Løsning,
3. at der for meget komplekse lokalplaner (kategori 4) aftales et specifikt servicemål med bygherre, som beskrevet under Løsning,
4. at der i fremtiden arbejdes efter to servicemål – ét servicemål (det sammenlignelige), som er ekskl. afklaringsfase, og ét servicemål (det samlede servicemål), som er inkl. afklaringsfase,
5. at Teknik- og Miljøudvalget bemyndiges til at sende alle lokalplanforslag i offentlig høring, medmindre sagen er principiel eller der er kommuneplantillæg, dvs. også når der er tale om projekter, hvor kommunen er bygherre eller grundejer, som beskrevet under Løsning.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til det planmæssige aspekt af sagen, eller at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, idet det forudsættes, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen (BR)  vedtog med Budget 2017 (BR 6. oktober 2016) enstemmigt, at der skal fastsættes servicemål for hele lokalplanprocessen, inklusive den tidlige dialogfase (afklaringsfasen). Dette ønske blev fastholdt i Budget 2018 (BR 5. oktober 2017) (A, F, O og Ø) og suppleret med et ønske om, at sagsbehandlingstiden for lokalplaner differentieres efter kompleksiteten i sagerne, så lokalplansager uden kommuneplanstillæg gennemføres hurtigere. Borgerrepræsentationen skal tage stilling til forslag til nye servicemål, jf. løsningsafsnittet og bilag 1. Evaluering af omlægning af den interne høring og afklaringsfase er vedlagt til orientering som bilag 5.

Forvaltningen foreslår endvidere, at delegationen til Teknik- og Miljøudvalget til at sende lokalplanforslag i offentlig høring udvides til lokalplaner, hvor kommunen er grundejer eller bygherre, jf. Løsning og bilag 3. Bilag 4 er et notat om muligheder for yderligere delegation.

Løsning

Denne indstilling er den sidste i rækken af indstillinger vedrørende lokalplanprocessen. De øvrige indstillinger har behandlet ”Forenkling og systematisering af lokalplaner”, som vedrører indholdet i lokalplanerne og ”Principper for høringer og retningslinjer for lokalplandispensationer” som bl.a. vedrører implementering af planlovens muligheder for forkortet høringsperiode, begge behandlet i Teknik- og Miljøudvalgets møde den 21. august 2017. Hertil kommer indstillingen vedrørende principper for, hvornår der udarbejdes startredegørelse for lokalplaner og faktaark. Forvaltningen ser de fire indstillinger som en betydelig milepæl i arbejdet med at forenkle lokalplanprocesserne.

Servicemål
Forvaltningen har den 1. februar 2017 indført visitation af alle indkomne lokalplansager. Lokalplansagerne visiteres i fire kategorier baseret på sagernes kompleksitet og forventede ressourcetræk. Forvaltningen foreslår, at servicemålene fremadrettet knyttes til kompleksiteten af den enkelte lokalplan.

Med forvaltningens forslag til servicemål for lokalplansager i kategori 1, 2 og 3 forkortes procestiden i forhold til i dag. Særligt for kategori 1 sager bliver servicemålet markant kortere, idet det sammenlignelige servicemål (ekskl. afklaringsfase) nedsættes fra 52 uger til 31 uger. For kategori 2 og 3 nedsættes servicemålet fra 52 uger til 48 uger (ekskl. afklaringsfase).

Forvaltningen foreslår, at de meget komplekse lokalplaner, kategori 4, fortsat har et konkret aftalt servicemål, idet bygherre som regel oplever det som en kvalitet, at de meget komplekse sager kan tilrettelægges i overensstemmelse med bygherres ønsker og behov, samtidig med at forvaltningen kan tilpasse processen til de politiske forelæggelser, omverdensinddragelse og lovpligtige høringer. Der er nærmere redegjort for servicemålene i bilag 1.

De foreslåede servicemål omfatter hele lokalplanprocessen inklusiv den indledende afklaringsfase. Forvaltningen har vurderet, at afklaringsfasen gennemsnitligt fylder ca. en fjerdedel af den samlede procestid. Bygherre har ofte brug for tid i denne periode til at kvalificere projektet, da projektet ikke er gennemarbejdet, når anmodningsskemaet sendes frem. I afklaringsfasen gennemfører forvaltningen bl.a. egenartsanalyse, volumenstudier og afklaring af, hvordan projektet spiller sammen med kommunens strategier og politikker. Den interne koordinering mellem kommunens forskellige forvaltninger, myndigheder og første dialog med lokaludvalg påbegyndes her.

For at sikre, at bygherre kan levere det nødvendige materiale i afklaringsfasen, vil forvaltningen på det første møde med bygherre være meget tydelige omkring forudsætningerne for de opstillede servicemål. For de øvrige faser i lokalplanprocessen vil der som hidtil blive udarbejdet en samarbejdsaftale, hvor forvaltningen og bygherre lægger en fælles plan for lokalplanprocessen, således at servicemålet kan overholdes.

De foreslåede servicemål baserer sig på en opgørelse over tid anvendt på konkrete lokalplaner i 2015 og 2016 samt en vurdering af, hvor meget tid der medgår til afklaringsfasen. Se bilag 2.

Den offentlige høring er fortsat 8 uger, undtaget særlige sager, hvor høringsfristen kan fastsættes til 2 uger, jf. indstilling om principper for høring og retningslinjer for lokalplandispensationer, som Teknik- og Miljøudvalgets vedtog den 21. august 2017.

Forvaltningen har spurgt andre kommuner, om de arbejder med servicemål, og om de har ventelister for udarbejdelse af lokalplaner. Af de 10 kommuner, der har svaret, har ingen faste servicemål for udarbejdelse af lokalplaner, men har ”tommelfingerregler”, der siger 9-12 måneder. Lidt over halvdelen har venteliste på udarbejdelse af lokalplaner.

Hvis bygherre har behov for at sætte plansagen i bero, er længe om at levere det nødvendige materiale eller materialet ikke har den rette kvalitet, vil sagen overgå til aftalt tid. Forvaltningen vil altid gå i dialog med bygherre, inden sagen overgår til aftalt tid, men det betyder, at nogle kategori 1, 2 eller 3- sager, også kan komme på aftalt tid. Der kan opstå situationer, hvor servicemålet kan overholdes, selvom afklaringsfasen strækker sig over længere tid end forudsat. Omvendt kan det forekomme, at servicemålet i afklaringsfasen overholdes, men at de øvrige faser bliver længere.

I dag tæller servicemålet fra startredegørelsen er vedtaget, eller, hvis der ikke er en startredegørelse, fra samarbejdsaftalen er indgået. Forvaltningen foreslår, at servicemålet fremover beregnes fra forvaltningen har besluttet at igangsætte lokalplanarbejdet. Forinden vil forvaltningen oplyse bygherre om, at der er basis for at udarbejde et nyt plangrundlag, og hvornår bygherre kan forvente lokalplanarbejdet igangsat. Tiden, hvor sagen står på en eventuel venteliste, indgår ikke i servicemålet. Servicemålet beregnes frem til, at Borgerrepræsentationen har vedtaget planforslaget endeligt.

Delegation
Borgerrepræsentationen besluttede den 12. november 2015, at Teknik- og Miljøudvalget bemyndiges til at sende forslag til lokalplaner i offentlig høring. Kompetencen til at sende i offentlig høring omfatter alle forslag på nær forslag som enten kræver kommuneplantillæg, er af principiel karakter eller omfatter byggeri, hvor kommunen er bygherre/grundejer.

Planlovens muligheder for delegation

Borgerrepræsentationen kan delegere vedtagelse af planforslag og endelig vedtagelse af planer til et udvalg eller til forvaltningen. Når kommunen selv er grundejer eller bygherre, kan der også delegeres, men hensynet til at sikre en tilstrækkelig offentlighed og politisk behandling kan i særlig grad være relevant for sager, hvor kommunen er ejer eller bygherre. Dette kan føre til, at de sager i højere grad vil blive vurderet som principielle.

Forslag til delegation

Forvaltningen foreslår en begrænset udvidelse af den eksisterende delegationsordning, så Borgerrepræsentationen også bemyndiger Teknik- og Miljøudvalget til at sende lokalplanforslag, hvor kommunen er bygherre eller grundejer, i offentlig høring, medmindre der er kommuneplantillæg, eller sagen er principiel. Herefter vil alle lokalplansager, der ikke er principielle eller indeholder kommuneplantillæg, blive delegeret, sådan at det er Teknik- og Miljøudvalget, der beslutter at sende lokalplanforslag i offentlig høring. Det vil fortsat være Borgerrepræsentationen, der vedtager alle lokalplaner endeligt. Det bemærkes, at forvaltningen vil være særlig opmærksom på, hvornår en lokalplansag er principiel, således at det sikres, at det kun er sager, som reelt er principielle, der forelægges politisk. Der ændres ikke på, at forvaltningen orienterer om sager, der delegeres, via et notat til Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen.

Der er i bilag 4 redegjort for mulighederne for yderligere delegation, som kan understøtte de nye servicemål ud over den delegation, der er foreslået.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune

Videre proces

Når Borgerrepræsentationen har godkendt forslag til servicemål, vil forvaltningen forberede implementeringen, herunder en kommunikation til bygherrer, grundejere og andre interessenter, således at de nye servicemål gælder for lokalplaner igangsat efter den 1. januar 2018. Forvaltningen vil ved udgangen af 2018 gøre status på de nye servicemål og orientere udvalget. Når Borgerrepræsentationen har godkendt forslag til delegation i situationer, hvor kommunen er bygherre eller grundejer, vil forvaltningen implementere dette straks.

Pernille Andersen                       /Jakob Møller Nielsen

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der for de enkle lokalplaner (kategori 1) fastsættes et servicemål på 41 uger, hvoraf der afsættes 10 uger til afklaringsfasen, som beskrevet under Løsning.
2. at der for ukomplekse og komplekse lokalplaner (kategori 2 og 3) fastsættes et servicemål på 64 uger, hvoraf der afsættes 16 uger til afklaringsfasen, som beskrevet under Løsning.
3. at der for meget komplekse lokalplaner (kategori 4) aftales et specifikt servicemål med bygherre, som beskrevet under Løsning.
4. at Teknik- og Miljøudvalget bemyndiges til at sende alle lokalplanforslag i offentlig høring, medmindre sagen er principiel eller der er kommuneplantillæg, dvs. også når der er tale om projekter, hvor kommunen er bygherre eller grundejer, som beskrevet under Løsning.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 9. oktober 2017

Et samlet udvalg fremsatte følgende ændringsforslag til nyt 4. at-punkt:
”At der i fremtiden arbejdes efter to servicemål – ét servicemål (det sammenlignelige), som er ekskl. afklaringsfase, og ét servicemål (det samlede servicemål), som er inkl. afklaringsfase.”

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Det oprindelige 4. at-punkt bliver herefter til 5. at-punkt.

Den således ændrede indstilling blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Dagsordenspunkt 30: Forslag til nye servicemål for den samlede lokalplanproces og forslag til delegation (2017-0196393)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 7. november 2017

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.