Cirkulære for budgetopfølgning 2018

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ’Cirkulære for budgetopfølgning 2018’, jf. bilag 1, godkendes,

Problemstilling

Cirkulærets formål er:

• At fastlægge principperne for budgetopfølgningen i 2018 samt indholdet af de enkelte budgetopfølgninger, således at ensartede regler på tværs af forvaltninger sikrer en standardiseret, fyldestgørende og samtidig budgetopfølgning i hele kommunen.

• At sikre en budgetopfølgningsproces, der gør det muligt at reagere hurtigt på eventuelle risikoområder og iværksætte korrigerende handlinger.

Cirkulæret udarbejdes indenfor rammerne af såvel statslige regler, retningslinjer og aftaler, såvel som interne retningslinjer. Cirkulæret skal således understøtte at Københavns Kommune bidrager til overholdelse af aftalen om kommunernes økonomi, budget- og regnskabssystemet regler og afleveringsfrister samt kasse- og regnskabsregulativet.

Overgangen til Københavns Kommunes nye økonomisystem Kvantum betyder, at vejledningerne til den systemtekniske understøttelse af budgetopfølgningen i Kvantum, fortsat er under udarbejdelse. Det gælder både prognose, bevillingsmæssige ændringer, kvartalsregnskab og anlægsopfølgning. Vejledningerne forventes at ligge klar primo 2018, forud for at forvaltningerne skal foretage 1. budgetopfølgning.  

Løsning

Cirkulære for budgetopfølgning har været i høring hos forvaltningerne og Intern Revision, og der har været afholdt et høringsmøde. Bemærkningerne fra forvaltningerne er i videst muligt omfang indarbejdet i cirkulæret. Det opdaterede cirkulære er herefter forelagt Økonomikredsen.

Der er som udgangspunkt kun foretaget én væsentlig ændring til regler og retningslinjer i Cirkulære for budgetopfølgning 2018:

• Med aftalen om kommunernes økonomi 2018 bortfaldt kravet om halvårsregnskab (opfølgning på vedtaget budget), hvorfor dette ikke længere udarbejdes i 2018.

På baggrund af forvaltningernes høringssvar er der desuden foretaget følgende præciseringer til cirkulæret:

• I forbindelse med 2. prognose laves træk vedrørende mindreforbrug på ibrugtagne projekter med henblik på, at midlerne kan tilbageføres til kassen. Det er præciseret, at overskydende midler fra anlægsprojekter i forvaltninger med en overskuds /underskudsmodel håndteres indenfor denne. Der gives status på overskuds/underskudmodellen i forbindelse med anlægsopfølgningen.

• Teksten vedrørende den månedlige opfølgning til Økonomiudvalget (risikolisten) er tilpasset, så den stemmer overens med den nuværende praksis for indmelding af sager på den månedlige opfølgning (risikolisten).

• Der er lavet mindre justeringer og fejlrettelser til tidsplanerne (bilag 1).

Overgangen til Kvantum har givet anledning til at lave en mere klar opdeling mellem overordnede regler/retningslinjer og systemtekniske vejledninger. De tekniske (systemafhængige) beskrivelser vedrørende budgetopfølgningen er i cirkulæret for 2018 blevet lagt som bilag til cirkulæret, og selve cirkulæret indeholder som udgangspunkt Købehavns Kommunes (systemuafhængige) regler og retningslinjer for økonomistyringen generelt. Vedlagt cirkulæret er 2 bilag, som ikke er ændret som følge af overgangen til Kvantum: ’bilag 1 – tidsplaner’ og ’bilag 2 – krav til afvigelsesforklaringer i budgetopfølgningen’.

Følgende 4 bilag til cirkulæret udestår, hvoraf bilag 3, 4 og 6 er nye bilag:

• Bilag 3 – Opdatering af korrigeret budget i Kvantum (herunder igangværende korrektioner og bevillingsmæssige ændringer).

• Bilag 4 – Vejledning til periodisering i kvantum og kvartalsregnskab.

• Bilag 5 - Regnskab i årets løb.

• Bilag 6 – Retningslinjer for anlægsopfølgning i Kvantum.

De udestående systemtekniske bilag udarbejdes, når processerne er blevet endeligt fastlagt i Kvantum. Kultur - og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Teknik - og Miljøforvaltningen og Intern Revision skal lave oktoberprognosen og 3. sag om bevillingsmæssige ændringer i Kvantum, og de udestående bilag vil blive udarbejdet på baggrund af erfaringerne herfra. Bilagene sendes i høring i forvaltningerne primo januar 2018 med henblik på videre godkendelse i Økonomikredsen primo februar 2018, og Økonomiudvalget vil blive orienteret primo 2018. Bilagene vil således foreligge, når forvaltningerne skal bruge dem i forbindelse med 1. budgetopfølgning i 2018.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Cirkulæret udsendes til forvaltningerne og publiceres på Økonomiportalen efter Økonomiudvalgets godkendelse. Herefter er forvaltningerne ansvarlige for implementeringen af cirkulæret i forvaltningernes respektive organisatoriske enheder, således at krav og retningslinjer til budgetopfølgning er kendt på de relevante niveauer i forvaltningerne.

Økonomiudvalget orienteres om de udestående systemtekniske bilag primo 2018.

Peter Stensgaard Mørch               /Mads Grønvall