Anlægsbevilling til fælles e-rekruttering

1. at der i 2011 omplaceres et rådighedsbeløb til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på 3.200 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3  (sekretariat og forvaltning)til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning)., og at der tilsvarende i 2012 omplaceres rådighedsbeløb på 1.529 t. kr. (2011 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning) til Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning),

2. at der frigives en anlægsbevilling på 3.200 t kr. (2011 p/l) i 2011 og 1.529 t. kr (2011 p/l) i 2012 til projektet Fælles e-rekrutteringssystem på Økonomiudvalgets bevilling Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3 (sekretariat og forvaltning). 

I Budget 2011 blev implementeringen af et fælles e-rekrutteringssystem besluttet som et tværgående effektiviseringsforslag, der skulle effektivisere og professionalisere rekrutteringen af medarbejdere i Københavns Kommune.

I første halvår 2011 har en projektgruppe under Personalechefkredsen med deltagelse af HR-repræsentanter fra alle forvaltninger og IT i Koncernservice undersøgt markedet for e-rekrutteringssystemer. Sideløbende er Københavns Kommunes krav og ønsker til et kommende e-rekrutteringsssystem blevet defineret. Planen er at gennemføre et udbud af den ønskede løsning i løbet af 2. halvår af 2011 med efterfølgende idriftsættelse i hele kommunen løbende gennem 2012.  

E-rekruttering vil samtidig styrke Københavns Kommunes employer brand som en troværdig og stabil arbejdsgiver, der leverer en professionel behandling af alle ansøgere.

Automatiseringen af de rutineprægede arbejdsopgaver i rekrutteringsprocesserne vil bidrage til at skabe større jobtilfredshed gennem mere meningsfulde og værdiskabende opgaver for medarbejdere involveret i rekrutteringsprocessen.

Endelig hjælper systemets indbyggede arbejdsgange til at sikre, at Københavns Kommune overholder reglerne for medievalg og ansøgningsfrister i henhold til lovgivningen og kommunens egne cirkulærer.

Effektiviseringsgevinster
En analyse udarbejdet af en projektgruppe nedsat af personalechefkredsen i 2009 viste, at digital understøttelse af samtlige rekrutteringsprocesser i Københavns Kommune ville medføre en samlet arbejdstidsbesparelse svarende til ca. 26 årsværk ved implementeringen af et e-rekrutteringsforløb. Beregningen baseret på tal fra 2008 viser, at der er 8.827 rekrutteringsforløb pr. år og tager udgangspunkt i, at der kan spares knap 5 arbejdstimer pr. rekrutteringsforløb. I 2009 var personaleomsætningen faldet til 14,5 %, hvilket giver et samlet antal rekrutteringsforløb på 6.525 svarende til en effektivisering på 19 årsværk eller 7,9 mio. kr. baseret på den gennemsnitlige årsløn for medarbejdere beskæftiget med opgaverne.

Herudover vil følgende to effekter have betydning for effektiviseringsgevinsten.

- Gennem de seneste 2-3 år er antallet af rekrutteringer faldet markant, formodentlig som følge af den generelle økonomiske situation og situationen på arbejdsmarkedet. På samme måde vil antallet af rekrutteringer sandsynligvis stige, når arbejdsmarkedet retter sig. Omvendt er der en risiko for, at antallet af rekrutteringer falder yderligere, hvis den generelle økonomiske situation forværres yderligere.

- Herudover er det forventningen, at der vil komme en væsentlig forøget personaleomsætning og et deraf afledt øget rekrutteringsbehov som følge af alderspension på en række serviceområder. Dette vil dog primært ske efter 2014.

Udgifterne til forslaget er anlægsudgifter til udarbejdelse af nye arbejdsgange, uddannelse af superbrugere og etablering af systemunderstøttelse. Udgifterne er estimeret til 3,2 mio. kr. i 2011 og 1,5 mio. kr. i 2012. Disse priser er baseret på konkrete tilbud. Prisen kan variere i forhold til valg af leverandør, antallet af brugerlicenser og forhandling. Forslaget er baseret på, at alle Københavns Kommunes stillingsopslag er omfattet af e-rekruttering.

Herudover er der løbende driftsudgifter til it-systemet, videreudvikling af arbejdsprocesser samt til ansættelse af 2 årsværk i mediecentret, der varetager en større del af processen ved implementering af e-rekruttering.

Samlet er driftsudgifterne på 2,8 mio. kr. ved fuld implementering i 2013.

Bruttodriftsbesparelserne på 7,9 mio. kr. fordeles på forvaltningerne efter personaletilgangen i 2009.

Da alle led i hele Københavns Kommunes organisationen skal omstille sig til at bruge det nye system, indfases effektiviseringsgevinsten gradvist.