Budgetanalyse af kommunens administrationsudgifter

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for tirsdag den 7. marts 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 70/2006

 

 

10.                Budgetanalyse af kommunens administrationsudgifter

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

At Økonomiudvalget tager budgetanalysen af kommunens administrationsudgifter til efterretning, herunder tilslutter sig de fremadrettede tiltag.

 

RESUME

Københavns Kommune har som mål at få bedre service pr. skattekrone. Det indebærer, at der løbende skal være fokus på, hvad kommunen anvender pengene til.

 

Det anbefales med denne indstilling, at der igangsættes nye tiltag, der kan medvirke til at forbedre og effektivisere kommunens administration. Det omfatter bl.a.

·        At der foretages en systematisk turnusgennemgang af de forskellige administrationsområder i forvaltningerne.

·        At udvalgene i forbindelse med budgetudarbejdelsen for 2007 redegør for hvor stor en del af omstillingsbidraget, der tilvejebringes på administrationsområdet og opstille nøgletal og måltal for administrationsudgifterne.

·        At Økonomiudvalget tilkendegiver, at der fra budget 2007 og frem afsættes en årlig pulje med det formål at medfinansiere tiltag til administrative effektiviseringer i udvalgene.

·        At der igangsættes et fælles arbejde med at beskrive serviceniveau og priser for de administrative ydelser. Arbejdet skal fungere som grundlag for tværgående nøgletal og sammenligninger i kommunen.

·        At Økonomiforvaltningen fra 1. januar 2007 indfører en standardkontoplan gældende for hele kommunen, for kontering af administrationsudgifter efter samråd med forvaltningerne.

Der nedsættes en fælles arbejdsgruppe med deltagelse fra forvaltningerne, der får til opgave at følge op på initiativerne i budgetanalysen herunder, at de foreslåede undersøgelser som anført i rapporten gennemføres.  Økonomiforvaltningen koordinerer arbejdsgruppens arbejde og forestår evt. fremlæggelse af tværgående initiativer.

 

SAGSBESKRIVELSE

Københavns Kommune har som mål at få bedre service pr. skattekrone. Det indebærer, at der løbende skal være fokus på, hvad kommunen anvender pengene til.

 

Administrationsudgifterne udgjorde 3 mia. kr. i 2004, svarende til 10,7 pct. af kommunens samlede udgifter. Opgørelsen af udgiftsniveauet skal tages med forbehold og mere betragtes som en angivelse af niveau end eksakt størrelse.

Dette skyldes, at der konteres udgifter under administration som ikke er administrationsudgifter i traditionel forstand (f.eks. udgifter til borgerrettet sagsbehandling). Der kan også være administrationsudgifter, der konteres på andre konti end administration eks. udgifter forbundet med administration på den enkelte daginstitution eller fritidshjem. Begge dele er muligt inden for rammerne af Indenrigs- og Sundhedsministeriets konteringsregler.

Denne budgetanalyse viser at de registrerede administrationsudgifterne i København er højere end de gennemsnitlige registrerede administrationsudgifter for kommuner og amter i resten af landet. Man kan ikke heraf udlede, om de faktiske udgifter til administration er større eller mindre end 10,7 pct. af kommunens samlede udgifter.

På baggrund af konstateringen af, at kommunens registrerede administrationsudgifter ligger over gennemsnittet for landet som helhed, er der gennemført en analyse af kommunens administrationsudgifter.

 

Budgetanalysen omfatter en analyse af kommunens administrationsudgifter. Analysen har haft 3 overordnede formål:

1)     Beskrive kommunens administrative udgifter, herunder udviklingen i udgifterne set i relation til resten af landet og kommunens mål.

2)     Beskrive resultaterne af konkrete tidligere igangsatte initiativer og projekter, der har omfattet det administrative område.

3)     Undersøge og fremkomme med anbefalinger til (nye) veje og værktøjer til at nedbringe kommunens administrative udgifter.

 

Rapporten og denne indstilling lægger op til, at evt. forklaringer på variation i de administrative udgifter kan tages op under de enkelte udvalgsområder fremadrettet. Dog vil forvaltningerne i fællesskab undersøge forskelle i udgifterne til sammenlignelige administrative opgaver (ex. HR, IT, sekretariatsbetjening). I rapporten er det valgt at lægge hovedvægten på at finde tiltag, der fremadrettet kan nedbringe udgifterne uanset udgiftsniveauet på de enkelte områder.

 

Analysen er igangsat, udført og drøftet i et samarbejde mellem kommunens forvaltninger.

 

1. Udgifter til administration

 

I 2004 udgjorde kommunens samlede udgifter til administration 3 mia. kr., svarende til 10,7 pct. af kommunens nettodriftsudgifter. Heraf blev de 2,7 mia. kr. anvendt til administrativ drift (6.51.1). I 2004 var omkring 5.600 medarbejdere beskæftiget med administrative opgaver i kommunen Så snart der foreligger regnskabsoplysninger for 2005 vil tallene blive ajourført..

 

De samlede udgifter til administrativ drift (6.51.1) udgjorde 5.338 kr. pr. indbygger i kommunen i 2004. Det er 571 kr. mere end gennemsnittet for hele landet, hvor der blev anvendt 4.767. kr. pr. indbygger på administration i 2004. Der er i opgørelsen taget hensyn til, at Københavns Kommune er både kommune og amt.

 

I Frederiksberg Kommune, der har amts- og kommuneopgaver som København, blev der anvendt 1.626 kr. mindre pr. indbygger til administration end i København i 2004.

 

I forhold til landet som helhed anvender kommunen således 11,9 pct. mere pr. indbygger til administration. Forskellen til Frederiksberg er på 44 pct.

 

De sidste 5 år er kommunens samlede udgifter til administration vokset med 300 kr. pr. indbygger i faste priser. I landet som helhed har der været en vækst på 400 kr. pr. indbygger. I samme periode er udgifterne i Frederiksberg vokset med 240 pr. indbygger.

 

Da Københavns Kommune både er kommune og amt er det kun muligt at foretage en direkte sammenligning af udgiftsniveauet med Frederiksberg Kommune og med landet som helhed, hvor der både medtages de administrative udgifter i kommuner og amter. Det skal bemærkes, at det fra 2007 vil være muligt direkte at sammenligne kommunens administrationsudgifter med alle andre kommuner, da København fra 2007 udelukkende varetager kommunale opgaver i lighed med andre kommuner.

 

2. Delanalyser, der indgår i den samlede budgetanalyse

Som led i denne budgetanalyse er der gennemført følgende delanalyser:

·        En undersøgelse af udvalgenes administrationsudgifter fordelt på hovedaktiviteter samt udarbejdelse af nøgletal for administration.

·        Opfølgning på erfaringerne fra tidligere gennemførte budgetanalyser.

·        Etablering af grundlaget for en standardkontoplan for administration.

·        Undersøgelse af kommunens udgifter til KL/ARF-opgaver.

·        LEAN-analyse i Byggeri og Bolig (effektivisering af administrative processer).

·        Analyse af implementering af ESDH.

 

Der er herudover som del af budgetanalysen indsamlet viden om andre effektiviseringstiltag i kommunen, der er gennemført inden for de seneste år.

Hovedkonklusionerne fra de forskellige analyser indgår i rapportens afsnit 2 og 3.

Anvendelsen af LEAN på de administrative processer i Byggeri og Bolig viser, at der kan opnås betydelige administrative effektiviseringer på kort tid. Brugen af værktøjet anbefales derfor dels at indgå i serviceeftersynet af kommunens administrative områder, dels at indgå som en central del af forvaltningernes eget arbejde med at effektivisere sagsgangene.

Der er de seneste 4 år gennemført 9 tværgående budgetanalyser rettet mod det administrative område.

Analyserne er:

·        Budgetanalyse af indkøb.

·        Budgetanalyse af rengøring.

·        Budgetanalyse af vagt og sikring.

·        Budgetanalyse af kørselsudgifter.

·        Etablering af ejendomsenhed.

·        Udlicitering af lønadministration.

·        Benchmarking af administrative støttefunktioner.

·        Elektroniske selvbetjeningsydelser.

·        Organisering af personaleadministration og økonomistyring.

 

Gennemgangen af de tidligere gennemførte budgetanalyser viser, at det kun i begrænset omfang er lykkedes at nedbringe udgifterne til administration i flere af de konkrete projekter, der er gennemført de seneste år.

 

Der er forskellige forklaringer på dette, herunder:

·        Projekterne er endnu ikke fuldt ud implementeret, dvs. er stadig i gang.

·        Effektiviseringer har givet større kvalitet eksempelvis i sagsbehandling og i form af bedre styring frem for direkte besparelser.

·        I de gennemførte projekter har det ofte vist sig vanskeligere end forventet at ændre ved de bagvedliggende administrative procedurer, arbejdsgange mv. samt at ændre afgørende på den administrative adfærd.

·        For flere projekter har den tekniske understøttelse enten været forsinket eller teknisk af lavere kvalitet end forudsat oprindeligt i projekterne.

·        Der har i flertallet af projekter ikke været defineret konkrete måltal for administrative effektiviseringer.

 

Som hovedregel har de administrative effektiviseringer kunnet anvendes af udvalgene til f.eks. at tilvejebringe det årlige omstillingsbidrag.

Sammenfattende viser gennemgangen, at der er behov for mere eksplicit stillingtagen til, om der forventes administrative besparelser og i så fald at fastsætte konkrete måltal for besparelserne samt hvornår og hvordan der følges op herpå.

 

3. Anbefalinger til opfølgning på analysen

Med henblik på at nå målet om at nedbringe kommunens administrationsudgifter anbefales følgende initiativer:

1)     At der foretages en systematisk turnusgennemgang af de forskellige administrationsområder i forvaltningerne (hvad koster det at løse opgaven, hvordan er det organiseret, hvilke IT-værktøjer bruger man, hvordan kan området effektiviseres etc.). Den første runde påbegyndes i foråret 2006 som led i udvalgenes budgetudarbejdelse. 

 

2)     At udvalgene i forbindelse med budgetudarbejdelsen for 2007 redegør for, hvor stor en del af omstillingsbidraget, der tilvejebringes på administrationsområdet og opstille nøgletal og måltal for administrationsudgifterne. Som nøgletal indgår både administrationsandele og udgifter pr. indbygger. Nøgletallene vil indgå i forbindelse med den efterfølgende budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse. Med ændringen af kommunens struktur vil opfølgningen på udviklingen i de enkeltes udvalgs administrationsudgifter blive baseret på den nye udvalgsstruktur.

 

3)     Som led i opstillingen af nøgletal igangsættes et fælles arbejde med at beskrive serviceniveau og priser for de administrative ydelser. Arbejdet skal fungere som grundlag for tværgående nøgletal og sammenligninger i kommunen. Arbejdet skal afsluttes senest i 2007. Økonomiforvaltningen leder arbejdet

 

4)     At Økonomiudvalget tilkendegiver, at der fra budget 2007 og frem afsættes en årlig pulje med det formål at medfinansiere tiltag til administrative effektiviseringer i udvalgene. Udvalgene skal i deres ansøgning til puljen redegøre for, hvilke administrative tiltag, der ønskes gennemført, og for den forventede effekt af tiltagene i de følgende budgetår. Etablering af puljen indgår som en de af budgetforhandlingerne om budgettet for 2007.

 

5)     At forvaltningerne som led i udarbejdelsen af budgetforslaget en gang årligt i perioden 2006-10 skal afgive en administrativ effektiviseringsredegørelse til udvalget. Redegørelsen skal som minimum indeholde en status for udvalgets administrationsnøgletal, hvad der er igangsat for at effektivisere administrationen og hvilke initiativer, der fremadrettet forventes igangsat i forvaltningen samt særlige fokusområder i kommunen.

 

6)     At Økonomiforvaltningen fra 1. januar 2007 indfører en standardkontoplan gældende for hele kommunen, for kontering af administrationsudgifter efter samråd med forvaltningerne.

 

Der nedsættes en fælles arbejdsgruppe med deltagelse fra forvaltningerne som får følgende opgaver:

-        Levere beskrivelser af "best practice" for organisering, arbejdsgange, IT understøttelse mv. af administrationsområderne som forberedelse til den årlige turnusgennemgang af udvalgte administrationsområder. Beskrivelser af "best practice" kan bl.a. ske ved at indhente erfaringer fra andre kommuner bl.a. Frederiksberg og de større byer i 6-by samarbejdet, herunder deres erfaringer med at sænke administrationsudgifter bl.a. ved øget konkurrenceudsættelse af opgaver, målrettet effektiviseringer af arbejdsgange ved digitalisering og ændret organisering af opgaveløsningen.

 

-        Opfølgning på initiativerne i denne rapport herunder, at de foreslåede undersøgelser som anført i rapporten gennemføres.

 

Økonomiforvaltningen koordinerer arbejdsgruppens arbejde og forestår evt. fremlæggelse af tværgående initiativer. Gruppen vil bl.a. drøfte hvilke områder, der med fordel kan analyseres som fælles projekter og hvilke nøgletal der er hensigtsmæssige at anvende.

 

Der indgår herudover følgende anbefalinger i rapporten i hovedoverskriftsform:

·        At potentialet ved yderligere digitalisering undersøges bl.a. elektronisk arkivering og yderligere udrulning af eDoc i kommunen.

·        At der løbende i effektiviseringsredegørelserne følges op på, hvad forvaltningerne har gjort for at indhente besparelserne som følge af Lov om offentlige betalinger.

·        At mulighederne for en yderligere digitalisering og effektivisering af kommunens økonomistyringsprocesser undersøges.

·        At der følges op på, hvad der er igangsat for at hente besparelserne som følge af afskaffelsen af den papirbårne post.

·        At forvaltningerne udarbejder en arbejdsplan for hvordan alle områder med et stort LEAN-potentiale gennemføre metoden i perioden 2006 til 2008, og at områder med mellempotentiale gennemføre metoden inden 2010.

 

En gennemførsel af ovennævnte anbefalinger ventes at kunne nedbringe kommunens administrative udgifter pr. indbygger, så de nærmer sig landsgennemsnittet inden for en årrække på 5 til 8 år.

 

Opstart af nye analyser, herunder fastlæggelse af årets turnusgennemgang

Økonomiudvalget vil få fremlagt forslag til, hvilke administrative områder, der skal udvælges til at gennemgår en turnusgennemgang.

Økonomiudvalget vil herudover løbende blive orienteret om status for analyserne i forbindelse med den halvårlige statusredegørelse for budgetanalyser.

I bilag 3 findes en foreløbig tids- og aktivitetsplan for perioden 2006 til 2010.

 

ØKONOMI

Det anbefales, at der fra budget 2007 og frem afsættes en årlig pulje med det formål at medfinansiere tiltag til administrative effektiviseringer i udvalgene.

Udvalgene skal i deres ansøgning til puljen redegøre for, hvilke administrative tiltag, der ønskes gennemført, og for den forventede effekt af tiltagene i de følgende budgetår. Etablering af puljen vil indgå som en de af budgetforhandlingerne om budgettet for 2007.

 

MILJØVURDERING

 

ANDRE KONSEKVENSER

 

HØRING

Rapporten har været drøftet i kredsen af økonomichefer og administrerende direktører.

 

BILAG

1.      Budgetanalyse af kommunens administrationsudgifter.

2.      Analysens bilag er publiceret på nettet.

3.      Oversigt over foreløbig tids- og aktivitetsplan for 2006-2010.

 

 

Bjarne Winge

/ Henrik Plougmann Olsen